De Amstelveense menukaart voor inhuur: “Waarmee kan ik u van dienst zijn?”

Van decentraal inhuren van externen naar een centrale inhuurdesk en een dynamisch aankoopsysteem. Het verhaal dat Welmoed Jongkind, coördinator inhuur, recruitment en mobiliteit van de Gemeente Amstelveen, vertelt op de ‘Dag van de Inhuur’ van Driessen HRM zal veel collega’s bij andere gemeenten bekend voorkomen. Afdelingsmanagers die elk zo hun eigen manier van inhuren hebben. Een gemeenteraad die zich daar tegenaan bemoeit en vindt dat het slimmer, beter en goedkoper kan. En een gemeentesecretaris die ook wil inzetten op duurzame inzetbaarheid.

De menukaart

Jongkind startte met haar team een traject waarin ze intern de samenwerking zocht met inkoop, finance, control, juridische zaken en ICT. Met een regie vanuit HR. Vervolgens een roadshow om alle afdelingsmanagers mee te krijgen in de voordelen van een centraal geleid inhuurproces.

Zo ontstond Amstelveenhuurtin.nl, een portal met interim opdrachten openbaar voor zowel leveranciers als zelfstandigen. In heel 2017 werden er ruim 100 opdrachten op de marktplaats gepubliceerd. Daarvan ging  ongeveer 10 procent naar een zzp’er en een deel ging naar lokale leveranciers, een expliciete wens van de gemeenteraad. Over de eerste 2,5 maand van dit jaar waren het er alweer 36. “Inhurende managers weten ons steeds beter te vinden, dat is leuk om te merken. Men is tevreden en dat toont ons succes aan.”

“Inhurende managers weten ons steeds beter te vinden, dat is leuk om te merken”

Het is niet de eerste marktplaats van een gemeente. En vast ook niet de laatste. Maar voor Amstelveen was het eerder een beginpunt van een traject dan een doel op zich. Een dynamisch aankoopsysteem is een prima oplossing voor vrij reguliere opdrachten. Maar andere smaken op het inhuurpalet vragen om een andere oplossing.

Dus bedacht Welmoed met haar team een menukaart met inhuurvariaties. Redelijk eenvoudige voorafjes zijn geschikt voor reguliere vacatures en payroll. Het dynamisch aankoopsysteem is het hoofdgerecht. Raamovereenkomsten met preferred suppliers en uitzendbureaus gelden als de ‘specialties’. En als bijgerecht expertise en uitleg over onder andere de Wet DBA, door een intern juridisch adviseur. Voor elke behoefte dus een eigen antwoord. Waarmee de gemeente Amstelveen beter in staat is om op een kwalitatieve manier grip op alle inhuur te krijgen.

Next Step: ook recruitment en duurzame inzetbaarheid

‘The proof of the eating is in the pudding’, om maar bij de terminologie van de menukaart te blijven. Een strategie en leuke ideeën zijn prachtig, afdelingsmanagers laten zich alleen maar overtuigen door resultaat en kwaliteit. Na een eerste fase zijn daar bemoedigende resultaten in behaald, vertelt Jongkind. Succesvolle werving, prima cijfers qua invulling en bovendien een besparing van ongeveer 6 procent op de totale kosten van ingehuurde externen.

“We worden nu echt als arbeidsmarktexperts gezien”

De inhuurdesk van Amstelveen staat niet los in de organisaties maar is onderdeel van Next Step: een eigentijds ‘full service’ mobiliteitscentrum, met de focus op duurzame inzetbaarheid en strategische personeelsplanning.  ‘We worden nu echt als arbeidsmarktexperts gezien. Ook de reguliere werving  komt meer en meer bij ons te liggen. Dit allemaal vanuit de visie dat de optimale inzet van ‘Human Capital’ de werkgever en werknemer samenbrengt en versterkt’, zo zegt een trotse Welmoed Jongkind.

Deze visie is bij Amstelveen vertaald in drie labels: Talent Step, dat zich richt op talentontwikkeling, Match Step, voor inhuur en matching en Fit Step voor integratie en duurzame inzetbaarheid. Next Step is overkoepelend en zoekt de verbinding als het gaat om mobiliteit in elk mogelijk opzicht. Met de specialistische kennis van de arbeidsmarkt zijn de teamleden van Next Step een belangrijke aanvulling op de bestaande HR-structuur.

Een mooi voorbeeld van een stap-voor-stap-aanpak. Stap voor stap de interne dienstverlening uitbreiden en verrijken. En stap voor stap richting een integrale benadering van mobiliteit.

• Lees ook dit interview dat Maud van Boxtel had met Welmoed Jongkind