Digitale HR-Transformatie op grote schaal; zo doe je dat

Als je de leveranciers mag geloven, kan HR-technologie álles. Maar hoe werkt dat uit in de praktijk? Een kijkje in de keuken van enkele (héél) grote bedrijven.

Bij #UNLEASH18 in Londen waren naast technische hoogstandjes ook succesverhalen uit de praktijk over de inzet van HR-technologie te horen. Een aantal grote, wereldwijde, klanten van de hoofdsponsors vertellen hoe zij de digitalisering binnen hun HR-aanpak hebben vormgegeven. En hoewel je af en toe best een kritische noot hoort, waren die projecten altijd een succes, onafhankelijk van welke softwareleverancier erbij betrokken was.

Zelf doen of uitbesteden?

Bij een transformatie gaat het natuurlijk niet alleen om software. In de presentatie van Rio Tinto, een wereldwijd mijnbouwbedrijf met 47.000 medewerkers, noemt Rémi Leveque als belangrijkste kritische succesfactor de drie-eenheid ‘people, process, technology’. Zij hebben er daarbij voor gekozen om alle transactionele HR-processen uit te besteden. Een andere wereldwijde speler als Hewlett Packard Enterprise (HPE) koos juist ervoor om die processen intern te houden. Zij kunnen die operatie in lagelonenlanden plaatsen waar ze zelf al met een dochteronderneming aanwezig zijn. Een standaard antwoord op de uitbestedingsvraag is er dus niet.

Nieuwe digitale HR rollen nodig

Net als bij Rio Tinto zag Catherine Leaver bij Telefonica, met 127.000 medewerkers in Europa en Zuid-Amerika, de noodzaak voor nieuwe rollen binnen HR. Om optimaal gebruik te maken van SaaS-software moet je kunnen omgaan met continue technologische aanpassingen. ‘SaaS alleen brengt geen begin-tot-eind digitalisering’ is een van de geleerde lessen. Digitale vaardigheden en nieuwe functies binnen de HR-organisatie zijn nodig om die transformatie te ondersteunen. Eenmalig met wat consultants een nieuw systeem uitrollen brengt geen digitale transformatie. Bij Telefonica noemen ze dat ‘from Programme to In-Life’, dus niet: één veranderprogramma, maar een dagelijkse routine aanleren.

Een centraal platform biedt voordelen voor wereldspelers

Dat de sprekers allemaal pleiten voor een ‘suite’ wereldspeler is niet geheel representatief, aangezien juist de leveranciers van zulke systemen de sprekers op het podium zetten. Een ‘best of breed’-aanpak met losse deeloplossingen per HR-proces is voor een mondiale organisatie lastiger te handhaven. Zij kunnen door standaardisering meer profiteren van efficiëntie naar kosten per gebruiker. Zo ging Rio Tinto terug naar slechts 3 wereldwijde platformen met SAP voor de payroll, Cornerstone als talentplatform, gekoppeld aan een intranetomgeving en ServiceNow voor de HR servicedesk.

Drie succesverhalen, drie verschillende spelers

Het bewijs dat een digitale HR-transformatie nooit alleen draait om technologie geven deze partijen door hun succesverhalen zelf. Bij HPE gebruiken ze al 8 jaar Workday, bij Rio Tinto is Cornerstone het centrale platform en bij Telefonica draait alles wereldwijd op SAP Succesfactors. Staar je dus niet blind op de technologie, maar wees bereid om te investeren in verandering bij mensen en processen. Daar wordt immers het echte succes gemaakt.