Vijf trends rond inhuur; drie praktijkcases.

200 stoelen, en al weken stijf ‘uitverkocht’. De interesse voor het inhuurseminar van Harvey Nash was groot. Een mix van het grootbedrijf en overheden. En een bont gezelschap van inkopers, HR- en recruitmentmanagers. Luisterend naar vier wisselende verhalen uit de praktijk. Vier verhalen die ook een mooie afspiegeling geven van de voornaamste trends in de wereld van inhuur :  de stap naar Total Talent Acquisition, de schaarste aan talent, robotisering in inhuur en recruitment, strategisch kiezen voor de juiste leveranciers en voldoen aan wetgeving.

Essent: Professioneel inhuren start met professioneel aanbesteden

Het kennisniveau bij organisaties rond de inhuur van zelfstandige professionals is de afgelopen 10 jaar flink toegenomen. Daarmee is het kennisgat tussen leveranciers en opdrachtgevers kleiner geworden. Schaarste aan kandidaten, toegenomen wetgeving, en de impact van technologie zorgen daarnaast ook voor dynamiek bij die leveranciers. Kortom: de wereld van leveranciers is niet meer zo overzichtelijk als hij ooit was.

Ervaringen van collega’s in de praktijk gaven ons veel waardevolle informatie

Het leidt er onder meer toe dat de wensen richting die leveranciers omhooggaan. Er komen wensen en eisen die zich doorvertalen in stevige RFP’s (requests for proposal). Maar die leveranciers zijn ook steeds professioneler in het invullen van de RFP’s. Papier is echter geduldig. Hoe prik je dan door die verhalen op papier heen?

Patrick Hendriks liet zien hoe Essent een verificatieproces onderdeel maakte van de aanbesteding voor inhuurdiensten. “Een belangrijke manier om door de verhalen op papier heen te kijken, was om gesprekken aan te gaan met de partijen die door de eerste schifting heen waren. En dan niet met de commerciële mensen, maar met de mensen die het echte werk doen. We hebben ook referenties nagetrokken. Ervaringen van collega’s in de praktijk gaven ons veel waardevolle informatie.”

De laatste stap in dat proces was een praktijkcase. “De leveranciers kregen een best lastige, maar echte opdracht om hun aanpak te laten zien. De output uit die casus liet grote verschillen zien. Het gaf ook de nodige aanleiding om in gesprek te gaan met de mogelijke leveranciers . Daarmee snap je ook beter wat de verschillen in marges betekenen en kun je die verschillen in het juiste perspectief zetten.”

(Zie meer over dit traject in dit webinar dat Patrick samen met Thijs Maters gaf tijdens onze webinarweek).

De AVG: nog een reden om strategisch met je leveranciers samen te werken

Bij Essent zochten ze leveranciers met wie ze goed samen konden werken. Dat hoefde niet per se de goedkoopste te zijn.

De aankomende nieuwe privacyregels, de AVG, is ook een aanleiding om die samenwerking in de keten van inhuur als opdrachtgever goed te organiseren.

“Een aantal verantwoordelijkheden liggen duidelijk bij de ‘verantwoordelijke’ – vaak de opdrachtgevers – of bij de ‘verwerkers’ – vaak de bemiddelaar of contractbeheerder. Maar er zijn ook tal van thema’s waar de wetgever – heel bewust – een gedeelde verantwoordelijkheid heeft bepaald. Denk bij inhuur van externen aan contractering, rapportages, facturatie. Daar ligt een gedeelde verantwoordelijkheid en dan vergt dus veel overleg en afstemming tussen opdrachtgever en bemiddelaar”, zo legde Sander Koolen van Harvey Nash uit in zijn presentatie die de AVG als centrale thema had.

BAM: Coördineren  van inhuur in tijden van schaars talent

Alle inhuur van externen centraliseren in één loket, zoals BAM sinds ruim een jaar doet, is geen heel nieuw fenomeen. Met 100 miljoen euro en 2 miljoen uur aan inhuur per jaar (en daarbij gaat het nog alleen om ‘zuivere’ inhuur, oftewel het uurtje-factuurtjewerk), gaat het bij BAM wel om nogal forse aantallen.

Maar wat deze casus nog eens extra interessant maakt, is dat BAM de inhuur centraliseert in een tijd van schaarste aan talent, terwijl heel veel andere organisaties die centralisatieslag gemaakt hebben in tijden van een relatief overschot aan zelfstandigen. En dat maakt de benadering toch net even anders.

Het gaan ons niet om minder leveranciers, het gaat ons erom of we de juiste kandidaten krijgen.

De centralisering van inhuur werd op directieniveau geïnitieerd, met een stuurgroep met directeuren vanuit de business, HR en inkoop. Uitgangspunt: hoe houden we toegang tot het schaarse talent?

BAM ging dit verandertraject in door niet meteen op zoek te gaan naar de quick wins, maar door eerst een duidelijke aanpak en strategie te kiezen. Zo koos BAM ervoor om ‘zelf in controle te zijn’ en dus beperkt taken uit te besteden. Daarbij werd ook niet ingezet op reductie van leveranciers. Met de grote leveranciers zijn raamcontracten afgesloten. De contractafhandeling van kleine leveranciers en zzp’ers loopt via een broker.

“Het gaan ons niet om minder leveranciers, het gaat ons erom of we de juiste kandidaten krijgen”, aldus Rutger Burger, directeur Inkoop van BAM.

“We moeten eerst in controle komen. Weten wat en waar er wordt ingehuurd binnen BAM”, zo vulde  hem aan. “Later gaan we – samen met de inleen leveranciers – de performance meten van de mensen die ingehuurd worden. Dan kunnen we doorgroeien van de Jupiler League naar de Eredivisie.”

Alliander: De reis naar ‘vast en flex’ in één hand

Energienetwerkbedrijf Alliander maakte de stap naar centralisering van inhuur al in 2012. In andere tijden, al speelde ook toen al de schaarste aan zzp’ers. Die noodzaak om toegang tot het juiste talent te hebben is er niet minder op geworden.  “De arbeidsmarkt in technische functies is niet aan het aantrekken, hij is aan het opdrogen. Het is een kandidaatgedreven arbeidsmarkt. Dat stelt hele nieuw eisen aan inhuur- en recruitmentprocessen” zo stelde Roeland van Laer, Head Of Talent Acquisition bij Alliander en – inderdaad –  verantwoordelijk voor zowel de inhuur van tijdelijk als de werving van vast personeel.

Het zijn twee disciplines die bij Alliander ondertussen geïntegreerd zijn. “Onze boodschap naar managers is om na te denken over het capaciteitsvraagstuk en niet in termen van vast of flex. Je kunt wel denken dat je iemand voor vast wil, maar misschien weten wij uit onze data al bijna zeker dat zo’n profiel niet snel te vinden is”, legt Maurice Cloosterman van Alliander uit.

De kruisbestuiving van twee vakgebieden die weliswaar veel gemeen hebben, maar toch ook duidelijk verschillen

Recruiters bij Alliander ‘doen’ tegenwoordig zowel vaste functies als inhuur. Sinds enkele jaren werken ze niet meer per bedrijfsonderdeel, maar zijn ze expert op een bepaald functiegebied. Alliander werkt ook met ‘sourcers’ om kandidaten te benaderen. Alliander is zo de afgelopen jaren meer taken rond inhuur zelf gaan doen. “We blijven werken met een MSP, maar dit heeft wel een wat andere rol gekregen en draait nu meer om het contractbeheer.”

‘Vast’ en ‘flex’ bij elkaar brengen zorgt ook voor een kruisbestuiving van twee vakgebieden die weliswaar veel gemeen hebben, maar toch ook duidelijk verschillen. Van Laer: “Bij externen leg je in een opdrachtovereenkomst heel nadrukkelijk vast wat van iemand verwacht wordt. Best nuttig om dat ook bij medewerkers te doen die in loondienst komen.”

Ook bij gesprekken valt er van elkaar te leren. “Bij inhuurkrachten komt het soms voor dat iemand op vrijdag een kop koffie komt drinken, maandag aan de slag gaat en dan een project van een paar jaar doet. Terwijl bij vaste mensen er vele gesprekken zijn en iemand soms juist kort blijft”, zo vult Cloosterman aan. “Aan alle twee de kanten valt daar wat van elkaar te leren.”

Van Laer kijkt ondertussen ook vooruit. “We willen nog meer vanuit een strategische personeelsplanning werken. De interne kwantitatieve behoefte koppelen aan externe cijfers over de arbeidsmarkt. Het arbeidsmarkt-denken, met oog voor generaties, gender, schaarste, dat kun je ook allemaal doorvertalen naar je visie op flex. Waar kun je de zelfstandigen vinden, welke wervingskanalen moet je inzetten, welk type contract past het beste? Dat geldt ook voor de ‘pre-werving’. Een netwerk in de zzp-wereld opbouwen. Samenwerken in de keten met leveranciers, maar ook in de branche. In een krappe arbeidsmarkt kun je het niet meer alleen. We wisselen kennis en ervaringen dan ook graag uit met andere organisaties”.

Voordat Alliander de stap naar een volwassen ‘Total Talent Acquisition’ model maakt zet Van Laer eerst in op verdere optimalisatie van de werkprocessen van zijn recruiters. Met automatisering en robotisering kan volgens hem nog een flink deel van de administratieve processen bij die recruiters weg.

Met robotisering van het inhuur- en recruitmentproces stipt Van Laer nog even een van de trends in inhuurland aan. Naast de genoemde trends die in alle casussen terugkwamen: schaarste, strategische keuzes in partners/leveranciers en het voldoen aan de groeiende wet- en regelgeving rond inhuur.

(foto’s: Mirjam Akkerhuis)