Rittenregistratie: zo doe je dat handig

Stel je bent tot de conclusie gekomen dat je zakelijke ritten moet bijhouden. Bijvoorbeeld omdat je wilt aantonen dat je minder dan 500 privé-kilometers maakt, of omdat je de zakelijke kilometers wilt kunnen aftrekken. Maar hoe ga je die ritten precies bijhouden?

Het kan heel simpel handmatig onder elkaar in een tekst- of Excel-bestand. Maar dit is niet voor iedereen de meest praktische oplossing. Gelukkig zijn er verschillende rittenregistratie-methoden beschikbaar. De meest voorkomende varianten op een rijtje.

In Excel

We willen hier zeker niet Excel (of het vergelijkbare Numbers voor Mac) afkraken of voor iedereen afraden. Het kan prima werken en een geschikte keuze zijn, bijvoorbeeld voor wie niet zo veel ritten maakt om te registreren, of bij wie het om ritten gaat die feitelijk allemaal hetzelfde zijn. Daarmee is de foutmarge minimaal en de arbeidsintensiviteit ook. Excel kan voldoende overzichtelijk zijn en voor wie er al mee bekend is: er is geen nieuw leerproces of installatie van nieuwe software nodig.

Met software of een app

Verschillen de details van de ritten veel van elkaar, en heb je veel om bij te houden, dan kan het raadzaam zijn om je registratie via software of een app te laten verlopen. Voer de vereiste gegevens in en de software – of de app– ordent en presenteert ze op een overzichtelijke manier. Je moet nog steeds de data zelf invoeren, maar dit gebeurt op een heel gebruiksvriendelijke manier, zonder zelf formules toe te passen en nauwgezet naar de structuur van het document te kijken.

Wel is het vaak zo dat de data van de kilometerregistratie-software in de cloud wordt opgeslagen en verbinding met internet noodzakelijk is om de rittenadministratie te kunnen doen of inzien. Hoewel er nog maar weinig plekken in Nederland zijn zonder internet, kan dit goed zijn om te weten.

Automatische rittenregistratie, via GPS-kastje

Voor wie zelfs de rittenregistratie-software te veel gedoe is, bestaan er ook speciale GPS-kastjes voor in de auto, die de details van ritten live en automatisch bijhouden. Geen gehannes meer met een notitieblokje in de auto, maar het kastje aanzetten, en misschien even een knop indrukken om aan te geven of het een zakelijke of privé rit betreft, en je kunt gaan! Bij thuiskomst hoeven gebruikers alleen nog de data uit te lezen op de computer, te exporteren naar Excel en kunnen zich vervolgens weer bezighouden met nuttiger dingen.

Overigens zijn die kastjes niet gratis en kosten meestal een kleine 200 euro, maar deze kleine investering scheelt werk.

Registreer automatisch met smartphone app

In smartphones zit toch ook (vaak) GPS? Klopt! En als een smartphone nauwkeurig kan navigeren, zou deze ook ritten kunnen registeren. Sinds enige tijd kan dit ook in de praktijk. Er zijn verschillende aanbieders van apps die -net als met zo’n GPS-kastje- op de smartphone ritten bijhouden. Ook dit is niet gratis (er zijn abonnementskosten). Bovendien staat dit systeem nog in de kinderschoenen, maar zou wel eens de ultieme rittenregistratie-oplossing kunnen zijn. Goed om te overwegen wat de voor- en nadelen zijn.