Master Vendor worden? Zo manage je je leveranciers

Menig uitzendbureau dat verder wil, streeft er tegenwoordig naar om een zogeheten ‘Master Vendor’ te worden: een spin-in-het-web van de klant, een soort hoofdaannemer die een volledige capaciteitsvraag van een organisatie uit handen neemt en die invult. Handig voor de klant, die dan nog maar één aanspreekpunt heeft en van veel administratieve rompslomp af is. En ook fijn voor het geselecteerde uitzendbureau zelf, dat op die manier een sterke positie bij een klant kan opbouwen zonder elke vraag zélf te hoeven afhandelen.

Een nieuwe relatie te managen

Maar de stap naar een Master Vendor-schap betekent natuurlijk ook wel wat voor het klassieke uitzendbureau. Want zulke bureaus zijn van huis uit gewend om slechts naar twee kanten relaties te managen: enerzijds naar de klant, anderzijds naar de kandidaat. Maar wie de stap wil zetten om Master Vendor te worden, krijgt ineens nog een derde groep te managen, namelijk: leveranciers. Oftewel: de concullega’s in de branche.

Hoe doe je dat in de praktijk? Daar zitten allerlei haken en ogen aan. Je moet als samenwerkende bedrijven namelijk afspraken zien te maken en daardoor naar elkaar in elk geval een beetje openheid van zaken geven. Hoe werken jullie zelf? Hoe werkt de concullega? Vanuit klanten is er vaak de eis om met een onafhankelijk VMS te werken. Dit is voor de concullega juist ook prettig, omdat die liever niet werkt met de tooling van de concurrent.

Belangrijke vraag in zo’n proces is hoe je de administratie regelt. Een Master Vendor krijgt niet alleen te maken met de cv’s en werkbriefjes van de eigen kandidaten, maar ook die van kandidaten van andere organisaties. Die werken vaak weer op een nét even andere manier.

Ook de planning is voor een Master Vendor een intensiever proces: wie kan precies wanneer welke uitzendkrachten leveren? Een Master Vendor is niet voor niets in de eerste plaats vaak meer projectmanager dan leverancier.

Het aanspreekpunt voor het hele proces

Een Master Vendor is in de regel het aanspreekpunt voor:

• De selectie van alle flexkrachten
• De coördinatie van de samenwerking tussen bedrijf en leveranciers
• De uitvoering van de HR-diensten en -processen die worden uitbesteed
• De communicatie tussen klant en leveranciers
• De stroomlijning van de facturatiestroom

Over al deze punten moet de Master Vendor afspraken zien te maken met alle leveranciers. Hoe wil je onderling communiceren? Zijn systemen aan elkaar te koppelen? Hoe zorg je dat een aanvraag van de klant snel zijn weg vindt naar alle gekoppelde partners? Hoe maak je jouw proces transparant naar de hele keten die aan het werk is?

In de praktijk zie je dat de Master Vendor weliswaar de leiding heeft in een klantvraag, maar tegelijk heel goed beseft dat de andere leveranciers ook vaak hard nodig zijn om die klant goed te kunnen bedienen. Voor een optimaal resultaat is dan ook een transparant proces nodig, óók naar de andere leveranciers, waarbij data de uiteindelijke uitkomst bepalen.

De relatiemanager

Als Master Vendor ben je in de eerste plaats een ‘relatiemanager’. Dat betekent niet alleen veel koffie drinken met zowel je klant als je onderaannemers, maar ook: systemen op elkaar afstemmen. Of: een systeem inschakelen dat verschillende werkstromen van verschillende leveranciers aankan.

Veel klanten van de Master Vendor willen immers ook niet dat ‘zomaar’ het systeem van dat bureau mee naar binnenkomt, en veel subleveranciers zijn ook huiverig om daarop ‘zomaar’ aan te haken. Een onafhankelijk VMS-systeem, waarvan de Master Vendor vooral als ‘regisseur’ optreedt blijkt dan in de praktijk vaak de beste oplossing.

Dit is de tweede in een serie artikelen over VMS’en en technologie om flexibele arbeid te organiseren.