Een uitzendbureau dat Master Vendor wil zijn, kan niet zonder technologie

Het volledig digitale uitzendbureau? Het wordt al jaren voorspeld, maar de werkelijkheid is prozaïscher. Natuurlijk, er worden snel vorderingen gemaakt, met name op het gebied van matching van vaardigheden en functieprofielen, via kunstmatige intelligentie. En er zijn ook al tal van bureaus die via een app hun uitzendkrachten bijvoorbeeld hun beschikbaarheid laten doorgeven. Maar voor vrijwel alle functies komt er nog steeds een – menselijke – intercedent aan te pas voordat een uitzendkracht ergens aan het werk kan. En in de praktijk wordt ook nog steeds vaak gewoon gewerkt met een Excel-bestandje met kandidaten onder elkaar.

Gaat het gewoon niet zo hard als de profeten een paar jaar geleden voorspelden? Zijn de traditionele uitzendbureaus gewoon niet innovatief genoeg? Of is de intercedent uiteindelijk toch meer van toegevoegde waarde gebleken dan aanvankelijk gedacht?

De spin-in-het-web

Hoe het ook zij, de automatiseringsslag van de uitzendbureaus valt in de tijd vrijwel samen met een andere trend: die van de master vendor. Uitzendbureaus ontpoppen zich richting hun klanten graag als voorkeursleverancier voor álle uitzendkrachten. En die hoeven ze dan niet eens zelf in hun bestand te hebben, maar kunnen ze ook betrekken bij collega-bureaus. De master vendor wordt dan een soort spin-in-het-web, een regisseur van de hele keten, die de klant ontzorgt op alle uitzend-oplossingen. Voor de klant is er nog steeds één aanspreekpunt, voor de uitzendkracht ook. Alleen tussen uitzendbureaus onderling wordt dan een regeling getroffen, mocht de master vendor een bepaalde kandidaat niet in het eigen bestand hebben.

Ook voor die trend is – vanzelfsprekend – automatisering van doorslaggevend belang. En juist hier doemen ook vaak problemen op. Want het systeem van het ene uitzendbureau sluit zelden aan op dat van het andere. Maar als je een uitzendkracht wilt verlonen via het systeem van die ander, moet je dat natuurlijk niet handmatig hoeven doen. Dan sluipt de inefficiëntie namelijk alsnog het proces binnen.

Bijkomend probleem is dat uitzendbureaus zelden werken met een end-to-end-systeem voor het hele proces. Er zijn deelsystemen voor verschillende onderdelen van het werving- en selectieproces, er is legacy, er is een apart CRM-systeem voor de klant, noem maar op. Als je als bureau als master vendor wilt optreden, zul je er op zijn minst rekening mee moeten houden dat je partner-leveranciers met andere technologie werken dan jij.

De controlekamer

Wat je dan nodig hebt, met andere woorden, is een Vendor Management Systeem dat niet alleen je eigen proces aankan, maar ook dat van anderen in elk geval kan inpassen. Een systeem dat je de mogelijkheid geeft regie te voeren, zonder dat je handmatig volop met het proces bezig bent.

Zo’n systeem werkt als het goed is twee richtingen op. Je moet de gegevens van het partnerbureau in jouw systeem kunnen inlezen, maar je hebt ook een systeem nodig dat aanvragen van de klant snel kan doorzetten naar de juiste kanalen bij je mede-leveranciers. Een soort controlekamer, met andere woorden, van waaruit je alle opdrachten kunt beheren, van aanvraag tot facturatie aan toe. Als je dat voor elkaar weet te krijgen, bewijs je als master vendor je toegevoegde waarde.

En als het zover komt, ligt ook verdere automatisering voor de hand. Dan kun je bijvoorbeeld de volgende stap maken in het in kaart brengen van de vaardigheden van álle uitzendkrachten in je database: niet alleen die van jezelf, maar ook die van je collega-bureaus. Het maakt ook voor hen jouw rol als master vendor aantrekkelijker, omdat je dan ook voor hen waarde toevoegt, en ze je niet alleen als bedreiging voor hun eigen omzet zien. En zo kun je ook in tijden van schaarste je belofte naar de klant waarmaken: altijd en overal de juiste kandidaat op de juiste plek weten te vinden.

Ook in zo’n geval is het achter de schermen waarschijnlijk nog lang geen volautomatisch proces. Maar het kan voor de klant in elk geval wel volautomatisch líjken. En dat is al heel wat waard. Dan kun je ondertussen mooi verder werken aan verdere automatisering en het zoveel mogelijk wegwerken van alle overbodige, repetitieve handmatige handelingen.

Dit is de derde in een serie artikelen over VMS’en en technologie om flexibele arbeid te organiseren. De eerste twee afleveringen:

• Master Vendor worden? Zo manage je je leveranciers
• Altijd de juiste uitzendkracht leveren, zo doe je dat

Meer weten over de Master Vendor?

Bart Goossens (Nétive) gaf op vrijdag 28 september een webinar over de toegevoegde waarde van de Master Vendor.