HR Tech bij PostNL. “HR processen waar de klant niet voor wil betalen, moet je automatiseren. Of je moet er mee stoppen.”

HR Tech inzetten om zo’n beetje alle HR processen te automatiseren. En dat voor 45.000 medewerkers, waarvan elk jaar 12.000 nieuwe mensen. PostNL is al een heel eind op weg, zo vertelt Bob van Ierland, Group HR director van PostNL, tijdens UNLEASH. “Maak de basis simpel, en focus op waarde toevoegen vanuit HR”, is zijn uitgangspunt.

Simpel en Focus vanuit één platform

“De klant is niet bereid te betalen voor inefficiëntie van HR. . Je bent verplicht – vind ik – om continu te zoeken naar hoe het beter en efficiënter kan” aldus Van Ierland. “We zijn als organisatie vooruitstrevend als het gaat om IT. Vanaf 2012 zijn er 800 applicaties naar de cloud gebracht, waaronder de HR applicaties. We gebruiken inmiddels bijna alle modules van SAP SuccessFactors en zijn momenteel bezig om SAP Payroll naar de cloud te brengen. Al onze gebruikers (40.000) kunnen via een digitaal platform bij alle voor hen relevante HR zaken terecht.”

HR model bij PostNL met 2 x 3 uitgangspunten

“HR processen die hoogfrequent voorkomen zijn nu bijna allemaal geautomatiseerd bij PostNL, of ze nu eenvoudig zijn of complex. Bij de laag frequente, complexe HR processen schuurt het nog even” zo zegt Van Ierland. Hij is ook duidelijk wat zijn visie daarover is. “We kiezen er voor om ook die processen het automatiseren. Die complexe processen die niet vaak voorkomen willen we als HR afdeling ook echt niet meer handmatig ondersteunen. Daar voeg je te weinig waarde toe vanuit HR, je breekt die waarde eerder af als dat leidt tot irritatie bij je interne klanten. Mijn visie is dat als klanten niet bereid zijn om te betalen voor wat we doen, je dat volledig moet automatiseren in een selfservice omgeving of je moet ermee stoppen.“

HR kan zich beter richten op uitzonderingen

“Neem het aanvragen, verwerken en vergoeden van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Die van al die 12.000 nieuwe medewerkers per jaar verwerkt moeten worden. Dat proces was opgeknipt in een aantal arbeidsintensieve stapjes en die zijn nu volledig ‘gerobotiseerd’. Van Ierland: “Daardoor verdwijnt er enerzijds veel routinewerk, maar het werk dat resteert wordt wel interessanter en leuker. Het repeterende karakter van die werkzaamheden valt weg waardoor ze zich kunnen richten op bijzondere situaties, analyses, advisering en verbetermogelijkheden. Tegelijkertijd gaat door de robotisering ook de kwaliteit omhoog.”

Deze ‘robotisering’ van repetitieve handmatige stappen in systemen is middels RPA, Robotic Process Automation, van UiPath tot stand gekomen. Dat is een techniek waarbij je de computer kunt leren om in verschillende systemen te werken net als mensen dat handmatig zouden doen. “Deze techniek is eerst binnen HR toegepast en nu pakken ook andere afdelingen dat op. Binnen Finance wordt nu ook een eerste RPA proces uitgerold. Ook dat versta ik onder het leveren van toegevoegde waarde als HR”

Bij het verwerken van declaraties zijn bij het automatiseren ook overbodige controle stappen verdwenen. “Geen goedkeuringstappen meer vooraf, of 100% controle van elk bonnetje, maar controle achteraf op basis van slimme algoritmes. Dit zorgt ervoor dat declaraties sneller worden goedgekeurd en het draagt bij aan een cultuur van vertrouwen”.

Selfservice, 1 van de 6 HR uitgangspunten, in detail toegelicht

Total Workforce Management

PostNL is nu SAP Fieldglass aan het implementeren voor de processen die te maken hebben met de externe professionals. Een systeem voor zowel ‘vast’ als ‘flex’ is voor Van Ierland een vanzelfsprekendheid. “We zien interimmers als onderdeel van onze totale workforce. Dat krijgen we ook van hen terug. Dat vind ik wel een compliment.” Externen kunnen straks in het systeem heel makkelijk hun eigen uren registreren en door de integratie met o.a. SAP SuccessFactors zorgen we voor een totaalbeeld van onze workforce.

Na de integratie van SAP Fieldglass met SAP SuccessFactors moet de werving van vaste en interim professionals voor heel PostNL via één recruitment team verlopen, waarbij de Centrale Inhuur Desk (CID) – onderdeel van Recruitment – de gatekeeper is en expertise levert voor de wijze waarop tijdelijke werkzaamheden worden uitgezet in de markt. “Zij zullen bekijken of een bepaalde opdracht of functie überhaupt wel extern wordt uitgezet, immers wellicht zijn er geschikte interne kandidaten.”

Dat de integratie tussen SAP SuccessFactors en SAP Fieldglass nog wel een ‘uitdaging’ is, wordt tussen de regels door wel duidelijk. Maar duidelijk is ook PostNL al een heel eind is met het effectief inzetten van HR Tech. En dat in een systeem voor zowel voor de vaste medewerkers als de externe professionals.