100% kandidaten garanderen, én 100% compliant zijn: is dat te combineren?

Als een opdrachtgever een uitzendkracht inschakelt, verwacht hij van het uitzendbureau dat het allemaal gebeurt conform wet- en regelgeving. Volledig compliant dus. Elk uitzendbureau staat daar dan ook voor in (nu ja, dat is in elk geval de bedoeling). Net zo goed als elk uitzendbureau ook interne procedures heeft om die compliancy te waarborgen.

Maar hoe gaat het als je niet alleen je eigen kandidaten bij een opdrachtgever aanbiedt, maar ook de kandidaten van een collega-bureau? Kortom: als je als zogeheten Master Vendor de regie probeert te voeren op het volledige uitzendproces bij een opdrachtgever? Hoe combineer je de ene belofte – dat je zorgt voor 100% van de gevraagde kandidaten – met de andere belofte – dat je proces 100% conform wet- en regelgeving is?

In de praktijk blijkt dat soms best lastig. Zeker als je het hebt over hoge volumes en laaggeschoolde arbeiders. Bij een grote klant van ons, een scheepswerf, werken bijvoorbeeld veel zogeheten ‘blauwe boorden’ als uitzendkracht. Voordat zij aan de slag mogen, hebben zij vaak veel certificaten nodig. Dat is nodig, om calamiteiten te voorkomen. En omdat er dan, áls er een calamiteit optreedt, precies is terug te vinden wie waaraan gewerkt heeft.

Audit van de inspectie

Nu is het helaas zo dat bij een gemiddeld uitzendbureau zulke certificering óf niet goed is vastgelegd, óf niet goed is terug te vinden. Een Master Vendor kan zich dat echter niet veroorloven. De scheepswerf waar ik het net over had, kreeg vorig jaar een audit van de Inspectie SZW. Er werken daar ongeveer 1.000 uitzendkrachten, daar werd een steekproef van zo’n 50 mensen uitgenomen. Er werd daarbij bijvoorbeeld getoetst of ze de basiscertificaten hadden. Mogen ze hier überhaupt op de werkvloer zijn? Hebben ze een VOG? Een werkvergunning? Zijn ze hier legaal? Klopt hun belastingafdracht? Ook werd gekeken of ze de vakspecifieke certificaten hadden (‘Mogen ze hier ook lassen?’).

Gelukkig had het bureau dat hier als Master Vendor optrad, het systeem goed ingericht. Zo konden ze binnen 2 dagen alle benodigde vinkjes opleveren, zonder dat de scheepswerf er zelf in zijn productie last van had.

Compliance Management Systeem

Zo’n systeem, waarbij we niet alleen kijken of het eigen proces compliant is, maar ook checken of dat bij partner-leveranciers het geval is, noemen wij een ‘Compliance Management Systeem’. Kort gezegd komt het erop neer dat we alle checks in het systeem zetten en notificaties doen uitgaan als er aan een bepaalde check niet voldaan is.

We hebben zelf al zo’n systeem sinds 2005, waarna het steeds verder is doorontwikkeld en aangepast aan de relevante nieuwe wet- en regelgeving. Eerst checkte het systeem bijvoorbeeld of een zzp’er een VAR had, nu gaat het erom of het past binnen de Wet DBA. Om maar een voorbeeld te noemen.

Op allerlei manieren kun je zo’n systeem klantspecifiek inrichten. Elke klant kan bijvoorbeeld zelf veiligheidschecks inbouwen. En dan zorgt het systeem er wel voor dat er op tijd een notificatie komt: ben je je er wel bewust van dat een check nog niet compleet is, en je dus nog niet aan de slag kunt?

Alle stoplichten staan in het systeem

Zo’n systeem kan ook restricties opleggen. Een lasser die nog niet zijn certificering heeft overlegd, kan dan bijvoorbeeld automatisch de toegang tot de werf worden ontzegd. Alle stoplichten staan in het systeem, en kun je volautomatisch aanzetten, als je dat wil.

Het vergroot de efficiency van de Master Vendor, daar ben ik van overtuigd. In de oude methode werd veel handmatig gedaan. Voordat een uitzendkracht ergens begon, werd hem of haar dan nog gevraagd de benodigde certificaten even te laten zien. Maar als je dat technologisch goed inregelt, heb je voor die checks veel minder resources nodig. En het is dan ook veel minder foutgevoelig. De Master Vendor kan zich dan bezighouden met waar hij of zij echt toegevoegde waarde kan leveren: strategisch en tactisch samenwerken met de klant, met de hiring managers. Zodat de beste mens op de beste plek terecht komt.

Dit is de vierde in een serie artikelen over VMS’en en technologie om flexibele arbeid te organiseren. De eerste drie afleveringen:

• Master Vendor worden? Zo manage je je leveranciers
• Altijd de juiste uitzendkracht leveren, zo doe je dat
• Als uitzendbureau Master Vendor worden, dat kan niet zonder technologie

Meer weten over de Master Vendor en VMS?

Bart Goossens (Nétive) gaf in september een webinar over de toegevoegde waarde van de Master Vendor.