De 6 stappen op weg naar Total Talent Management, stap 6: de evaluatie

Total Talent Management is de meest integrale vorm van hoe je kunt kijken naar de beschikbare mankracht, ten opzichte van al het werk dat gedaan moet worden. Maar hoe zorg je dat dit een continu proces blijft, en niet denkt dat je er bent als je een systeem hebt ingevoerd?

Het lijkt een vanzelfsprekende stap, en niemand zal ontkennen dat hij nodig is. Toch is het een stap die weinig organisaties zetten. De finale stap van een Total Talent Management-aanpak is níet de invoer van een systeem. Het is níet het moment waarop alle inhurende managers erin getraind worden om hun ingehuurde uren netjes te verantwoorden. Het is ook níet het moment dat het nieuwe beleid – al dan niet feestelijk – aan de organisatie wordt gepresenteerd.

Het moment van de waarheid is juist enige tijd later, als de eerste kinderziektes zijn herkend. Als inhurende managers voor het eerst wat klachten laten horen. Of als er onvermoede uitdagingen opduiken. Dán is het moment om te laten zien dat je nieuwe aanpak flexibel genoeg is om zich continu te kunnen aanpassen, zónder de voordelen ervan uit het oog te verliezen. Hoe zorg je voor zo’n systeem van continue feedback?

In het eerste deel van deze serie bekeken we al hoe je orde kunt creëren in het hele spectrum van mensen die in je organisatie rondlopen. In het tweede deel namen we een diepere duik, en brachten we alle processen rondom inhuur, recruitment en interne mobiliteit in kaart. In het derde deel keken we hoe je vervolgens ook de link naar de organisatiestrategie kunt maken. Vervolgens werd in het vierde deel het grote plan gesmeed, en kwamen we in het vijfde deel te spreken over de valkuilen in de uitvoering. In dit finale deel 6 tips om de resultaten ervan continu in de gaten te houden, en zo steeds weer te komen tot verbetering.

#1. Kies vooraf de momenten

Evaluatie is een punt wat bij de afronding van een project vaak wordt genoemd, maar in de praktijk snel raakt ondergesneeuwd. Zorg dus dat je vóór afronding niet alleen bespreekt dát je gaat evalueren, maar vooral ook hóé. Wanneer? En met wie? En welke punten ga je behandelen? Alleen als je dat vooraf helder hebt, voorkom je dat het een ad-hoc litanie aan klachten wordt.

#2. Zorg voor een lerend systeem

Probeer de evaluatie zo helder mogelijk te maken met data uit het systeem. Om hoeveel uren gaat het? Wat is de verhouding vast/flex nu? En over welke kwaliteiten van mensen hebben we het precies? Als hiring managers hun taak naar behoren vervullen, ontstaat een steeds rijkere database, op waarvan dashboarding en beter gefundeerde beslissingen makkelijker te maken zijn.

#3. Check en evalueer de doelen

Welke KPI’s zijn vooraf afgesproken? En zijn die voldoende meetbaar? Meten we wat we willen meten? Probeer hier niet alleen te denken in termen van kostenbesparing, maar ook vooral in termen van: is de kwaliteit van de output voldoende op orde? Is er misschien een alternatief scenario denkbaar waarmee dezelfde doelen kunnen worden bereikt, maar dan beter of goedkoper? Hoe kunnen we de kwaliteiten van de betrokken mensen nog beter in kaart brengen? Probeer dus niet alleen te letten op de output voor de organisatie, maar ook voor de ontwikkeling van de betrokken medewerkers, in dienst of niet. Hebben zij hun leerdoelen op orde? En worden die leerdoelen gehaald met de activiteit waarvoor hun medewerking gevraagd wordt?

#4. Werk projectmatig

Het onderscheid tussen tijdelijke en vaste medewerkers vervaagt steeds verder. Voor de lijnmanagers én voor de HR-organisatie betekent dat dat ze steeds meer een ‘makelaar’ worden tussen enerzijds de doelen van de organisatie, en anderzijds de doelen van de medewerkers, ongeacht de relatie waarmee ze met de organisatie verbonden zijn. Juist in een projectenorganisatie is het belangrijker dan ooit de gewenste activiteit en het juiste talent aan elkaar te koppelen.

Maar een projectorganisatie heeft nog een voordeel: er is een natuurlijk moment van reflectie, van terugkijken, van het beoordelen van de vordering. Waar had het beter gekund? Hoe kan het dat bepaalde verwachtingen wél en andere níet zijn waargemaakt? Wat kunnen we daarvan leren? Zo ontstaat een lerende organisatie, die ook continue feedback op het netvlies houdt, juist ook in een integrale talentbenadering.

#5. Bouw een in- en externe talentendatabase

De toekomst is aan die organisaties die het beste het talent in en rondom hun organisatie weten te benutten. Dat betekent dat je dat talent wel moet kennen en onderkennen. En dus niet alleen hun námen, maar echt kennen. Wat brengen mensen al mee? Wat zijn hun competenties, maar ook hun leerdoelen, hun wensen, hun drijfveren, hun persoonlijke eigenschappen en karakter?

Wie kiest voor een aanpak van Total Talent Management, heeft hier meestal de grootste uitdaging. Want intern is er mogelijk nog wel een systeem van competentiemanagement, en worden misschien keurig de resultaten van de jaargesprekken vastgelegd. Maar hoe toegankelijk is dat systeem? En hoe actueel? En vooral ook de vraag: hoe is de verslaglegging van het talent van búiten de organisatie? Is dat ‘van horen zeggen’, of zorg je dat je na elk afgerond project de kwaliteiten van mensen verwerkt in je database? Een interne én externe talentendatabase is zeker nog een zeldzaamheid in Nederland. Maar het gaat in de toekomst wel zeker het verschil maken. Zeker als je als organisatie erin slaagt deze database actueel en goed gevuld te houden. Wettelijk is het – zelfs met het oog op de AVG – best mogelijk, het is vaak eerder het werk dat het in de weg staat. Maar wie zo’n database weet aan te leggen én weet bij te houden, kan er ook zeker veel plezier aan beleven.

#6. Evalueer ook de manier van leiding geven

Een aanpak van Total Talent Management is niet alleen een uitdaging voor de betrokken in- en externe medewerkers, het betekent ook veel voor de manier van leidinggeven in de organisatie. De hiring manager kan meer op zijn bordje krijgen, of zal in elk geval een andere aanpak moeten kiezen. Kijk in de evaluatie ook of die manier al voldoende is ingedaald. Freelancers verdienen een andere aansturing dan vaste medewerkers. Is de hiring manager capabel genoeg om die andere aansturing ook te geven? Vinden er voldoende positieve performance-gesprekken plaats, ook met mensen die flexibel aan de organisatie verbonden zijn? Nog breder gezegd: hoe weet de organisatie de TTM-aanpak ook daadwerkelijk te ondersteunen en er een succes van te maken? Het gaat om veel meer dan een inhuurvraagstuk, het gaat om een fundamenteel organisatievraagstuk. Daar hoort het evalueren van de eigen organisatie dus nadrukkelijk bij.

Alleen door ook continu kritisch naar je eigen organisatie te kijken, komt het beloofde doel van Total Talent Management dichterbij: de aanpak waarbij elk talent, ongeacht de contractvorm, ten volle wordt benut om zowel zichzelf als de organisatie vooruit te helpen.

Bekijk ook het webinar dat Wim van Nieuwenhuizen hierover gaf: