Headcount staat Total Talent Management in de weg

Waarom zou je denken vanuit het aantal medewerkers binnen je organisatie, in plaats van naar de taken die gedaan moeten worden? Tijdens een evenement van ZiPconomy, gehost door Philips, discussieerden procurement- en HR-verantwoordelijken van het Nederlandse bedrijfsleven over de voor- en nadelen van headcount.

Het begrip ‘headcount’ heeft in elke organisatie een andere betekenis en toepassing. Sommige bedrijven hebben alleen een vast aantal permanente posities, anderen moeten ook de koppen tellen van het tijdelijke personeel. Maar wat is een tijdelijke positie? Dat wordt steeds ingewikkelder met de toename van verschillende vormen van werken. Je hebt als organisatie te maken met allerlei type medewerkers: van permanent tot freelancers uit de gig-economy.

Verkeerde beslissingen door headcount

Daarmee wordt headcount een verouderd en diffuus concept. Tijdens het debat werden veel nadelen genoemd van headcount die leiden tot verkeerde beslissingen over mensen en middelen.

Als managers volgens de regels geen extra vaste mensen mogen aannemen, wijken zij vaak onterecht uit naar een tijdelijke oplossing. Andersom wordt het toegestane aantal banen soms geforceerd ingevuld om de positie niet te verliezen. Vaak ook nog met overgekwalificeerde en te dure mensen, want de headcount telt alleen het aantal posities, niet wat die mensen kosten.

Beperkingen voor tijdelijke headcount worden vaak omzeild door tijdelijk personeel te verstoppen in andere contractvormen. Zo verliezen bedrijven het overzicht over hun talenten en de kosten. Kortom, headcount-beperking lijkt een effectieve Total Talent-aanpak in de weg te staan.

Controle- en rapportagemiddel

Waarom wordt headcount dan bijna overal gebruikt? In veel sectoren wordt headcount gerapporteerd aan investeerders en toezichthouders. Maar met steeds meer soorten arbeidsovereenkomsten en onduidelijke definities, is die informatie steeds minder waard.

Verder is een headcount een controlemiddel. Managers hebben doorgaanse behoefte om te checken of zij een contract mogen afsluiten, zeker bij vaste posities. Als zij een headcount hebben van 20 en nu zijn er 19 mensen in dienst, is het makkelijk: er mag er eentje bij.

Kwestie van macht

Tijdens het debat vonden de deelnemers echter dat een dergelijke controle beter met financiële budgetten en goedkeuring kan worden gerealiseerd, dan met headcount. Er moet sowieso financiële ruimte zijn, dus een heacount-controle is dan dubbelop.

Soms is het gewoon een kwestie van macht, vertellen ze. Finance of HR beheert het headcount-budget en beslist zo mee, dat mandaat raken ze niet graag kwijt.

De conclusie was unaniem: headcount heeft meer nadelen dan voordelen. Het kan, met juiste definities, nog wel gebruikt worden voor planning en rapportages, maar als controle- en stuurinstrument doet het meer kwaad dan goed.