Prescriptive analytics maakt VMS nog slimmer

Wat is prescriptive (voorschrijvende) analytics en hoe kun je dit inbouwen in een Vendor Management systeem (VMS)? Chris Neddermeijer (mede-oprichter Nétive) liet dat zien in een webinar.

Botsende doelstellingen

Wanneer een organisatie het beheer van een inhuurprogramma uitbesteedt, krijgt een MSP-dienstverlener vaak statische doelstellingen opgelegd voor de gehele contractduur. Maar in deze turbulente markt lijkt een half jaar vooruitkijken al moeilijk, laat staan gedurende een periode van enkele jaren.

De doelstellingen die organisaties stellen aan een MSP-dienstverlener zijn volgens Neddermeijer in de praktijk inderdaad vaak alles behalve redelijk. “Wij worden in de praktijk vaak betrokken bij RFP’s (request for proposal) die door grote organisaties worden uitgestuurd met vragen aan MSP’s. Daarbij komen wij regelmatig eisen tegen die zorgwekkend zijn.”

Als voorbeeld noemt hij ‘verplichte 5% kostenbesparing op jaarbasis’ (voor drie tot vijf jaar)’. “Dan zit je na drie jaar al op zo’n 14% tariefreductie ten opzichte van het eerste jaar, terwijl ondertussen de schaarste toeneemt (en de inspanningen om goede kandidaten te vinden dus groter worden, red.).” Of de eis ‘minimaal vijf kandidaten binnen drie maanden aanleveren voor elke functie’, iets wat zeker in een periode van schaarste lastig is. En dan en-passant het verzoek om het aantal leveranciers te reduceren. “Dat zijn botsende doelstellingen met het inhuurprogramma (inhuurdesk of MSP).”

Volgens Neddermeijer worden inhuurprogramma’s in de praktijk vaak ‘veel te statisch opgezet’, met maar één strategisch doel en waarbij vervolgens de resultaten van het inhuurprogramma alleen op operationeel niveau worden gemeten (doorlooptijd, reactietijd). “Dan wordt die MSP van regisseur gereduceerd tot een operationeel vehikel.”

En dat ‘statische’ programma past natuurlijk niet bij de interne klantbehoefte van de organisatie, die immers continu verandert. Hierdoor neemt de adoptie van het inhuurprogramma binnen de organisatie af, de hiring manager gaat rondshoppen en prijs wordt het voornaamste aspect, zo schetst Neddermeijer.

Menselijke dienstverlening overbodig door kunstmatige intelligentie? Nee, een MSP wordt dan juist belangrijker voor een organisatie. Technologie is altijd ondersteund, niet vervangend.

Technologie

Hoe kan je betere doelstellingen in een inhuurprogramma inbouwen? “Technologie biedt uitkomst”, stelt Neddermeijer. “Waar op dit moment nog vooral harde kpi’s worden gemeten, en de analytics niet verder gaan dan data van dit moment, is de volgende stap gebruikmaken van ‘foresight’-technologie. Dan ga je van predictive naar prescriptive analytics. “Gebruik kunstmatige intelligentie als een pro-actieve, voorschrijvende adviseur bij het regisseren en optimaliseren van je inhuurprogramma.”

Neddermeijer pleit voor een aanpak vergelijkbaar met ISO, waarbij je procesmatig werkt volgens het principe ‘plan, do, check act’ doelen aanpast aan de praktijk. En daarbij geen strikt geformuleerde doelstellingen aanhouden, maar algemene zoals: maximaliseer het aantal voorgestelde kandidaten, minimaliseer ‘no show’, maximaliseer medewerkerretentie.

Belangrijk bij het toepassen van deze ‘plan, do, check act’-cyclus is volgens Neddermeijer het vastleggen wat je gedaan hebt in een VMS. “Dan kun je dankzij kunstmatige intelligentie verbanden leggen die voorheen niet mogelijk waren. Een simpel voorbeeld op basis van een test met echte data op een freelance-populatie; je krijgt een X-aantal kandidaten voorgesteld als je het aantal uren in je uitvraag op 40 zet, maar zet je dat op 32 – 36 uur, dan krijg je opeens drie keer zoveel kandidaten voorgesteld.

Het VMS dat gebruik maakt van prescriptive analytics geeft deze suggestie zelf, volledig geautomatiseerd. Uitgaande van het doel ‘maximaliseer het aantal voorgestelde kandidaten’ adviseert het systeem dus ‘reduceer het aantal uren per week van je uitvraag’. “Het is een heel simpel voorbeeld, maar het bijzondere is dat het systeem dat dus zelf bedenkt”, licht Neddermeijer toe.

“Kunstmatige intelligentie maakt het resultaat vooraf inzichtelijk. “Wat je aanpast in de uitvraag wordt direct zichtbaar en er rolt een voorschrijvend advies uit met de beste opties. Dat lukt je niet in Excel.”
Dit biedt legio mogelijkheden, zoals skilled based matchen in plaats van op functiebasis (zodat er meer geschikte kandidaten naar boven komen). Of combinaties optimaliseren van leveranciers in bepaalde regio’s voor bepaalde functies.

Op basis van het voorschrijvende advies dat uit het systeem rolt, ga je vervolgens acties (Act) aanpassen, bijvoorbeeld ‘als je een freelancer wilt, pas het aantal uur gevraagd per week dan aan naar 32-36 uur’ (Dan weet je zeker dat het aantal kandidaten groter is). Of ‘als je binnen twee dagen een geschikte kandidaat wenst, stuur je aanvraag dan naar leveranciers X,Y of Z voor regio A’.

MSP/inhuurdesk blijvend relevant

Bij het implementeren van die aanpassingen moet je er natuurlijk rekening mee houden dat die acties moeten passen bij de organisatie. “Dus betrek de MSP/inhuurdesk bij de strategie en ervaring”, raadt Neddermeijer organisaties aan. Dan kan er pas echt sprake zijn van toegevoegde waarde en is de MSP een strategische partner in plaats van een veredeld administratiekantoor. “Als regisseur inhuurprogramma wordt de MSP/inhuurdesk dan blijvend relevant omdat je in de cyclus continu op zoek bent naar continue verbetering.” En dat geldt volgens hem niet alleen voor operationele zaken maar dat kun je ook doortrekken naar strategisch niveau, zoals recruitment vast faciliteren of Total Talent Management.

In tegenstelling tot het doembeeld dat technologie de (menselijke) dienstverlening overbodig maakt, denkt Neddermeijer dat een MSP hiermee zijn voordeel kan doen. “Een MSP wordt dan juist belangrijker voor een organisatie door technologie, door gebruik te maken van kunstmatige intelligentie. Technologie is altijd ondersteund, niet vervangend.”

Op 19 september geeft Chris een workshop over dit onderwerp op het Summer College Tour ‘Professioneel Organiseren van Externe Arbeid’  (zie hier voor gratis inschrijving)

(tekst: Arthur Lubbers)