Betere onboarding is belangrijk, ook voor zzp’ers

Uit recent onderzoek van de Universiteit van Tilburg  en ZiPconomy (waarover binnenkort meer) blijkt dat (hoogopgeleide) zelfstandig professionals behoefte hebben aan inwerk- en ontwikkeltrajecten. Onderzoeker Annabelle van den Akker: “HR moet beseffen dat freelancers houden van hun onafhankelijkheid, maar dat zij ook hulp en ondersteuning nodig hebben.” 

Zo’n 50 procent van de freelancers vindt het belangrijk dat een werkgever een inwerktraject aanbiedt, blijkt uit haar studie. Volgens Van den Akker mag dat dus vaker gebeuren. En beter. Want het feit dat  niet iedereen enthousiast is over onboarding, komt volgens haar deels door hoe deze inwerktrajecten zijn opgezet. “Vaak zijn het lange dagen waarbij er heel veel informatie op je afkomt”, zegt ze. “Ook daar zit verbetering.”

Bijvoorbeeld door meer tijd te nemen voor het inwerktraject of meer aandacht voor het individu. Onboarding- en recruitmentexpert Ardienne Verhoeven van Workwonders weet alles van inwerktrajacten. Ze helpt bedrijven al 25 jaar met hun inwerkprocessen en schrijft er ook boeken over. Haar nieuwste boek is ‘Onboarding: het managen van verwachtingen’.

Waarom is verwachtingsmanagement bij onboarding zo belangrijk dat er een apart boek over moest komen?

“Nog voordat het werk begint, worden verwachtingen gecreëerd. Tijdens de werving en selectie wordt informatie over de rol en organisatie uitgewisseld. Omdat een bedrijf zich van zijn beste kant wil laten zien, zijn niet altijd alle verwachtingen even realistisch. In de praktijk blijkt dat die verwachtingen niet echt worden getoetst. En mensen teleurgesteld raken.”

Over welke verwachtingen gaat het?

“Ten eerste over de verwachtingen die een medewerker heeft over zijn nieuwe baan en werkgever. Wat is de inhoud van het werk (salesmanager), welke trainingen kan bij volgen (salestraining), loopbaanperspectief, salaris en arbeidsvoorwaarden, collega’s, sfeer?

Ten tweede over de verwachtingen die een organisatie heeft. Wat moet een medewerker gaan brengen: welk gedrag wil je zien van nieuwe medewerkers (consultatieve selling), hoe flexibel of employable moet iemand zijn (moet hij ook meer doen dan sales of werken op andere markten als er even weinig werk is)?”

In 2015 deden Workwonders en de Intelligence Group onderzoek onder 500 mensen die net van baan waren gewisseld. Daaruit blijkt dat 60 procent teleurgesteld was, omdat verwachtingen over de nieuwe baan niet uitkwamen. Wat is de oorzaak?

“Er wordt weinig gesproken over verwachtingen. Dat komt deels omdat kandidaten vooral geïnteresseerd zijn in wat ze krijgen: de inhoud van het werk, voorwaarden, doorgroeimogelijkheden. De inhuur- of wervingsmedewerker wil ondertussen de baan en organisatie aantrekkelijk laten klinken. De baan of opdracht wordt soms net wat mooier gepresenteerd.”

Wat zijn de gevolgen?

“Nieuwkomers kunnen bij verkeerde verwachtingen teleurgesteld raken. Hun werkmotivatie vermindert, ze worden minder productief, communiceren hun teleurstelling naar de buitenwereld of vertrekken voortijdig. De oplossing begint bij communicatie. Schets een realistisch beeld, bespreek verwachtingen. En vraag teleurgestelde nieuwkomers hoe dat verkeerde beeld in hun hoofd terecht gekomen is. En wat zouden we er aan kunnen doen om het op te lossen?

In het geval van zelfstandig professionals is zulk verwachtingsmanagement extra belangrijk als er schaarste is in de markt. Komt een verwachting niet uit, dan zal iemand eerder vertrekken.”

Heb je tips om de verwachtingen van zelfstandig professionals te managen?

“Maak verwachtingen expliciet. Koppel terug voor binnenkomst: wat verwacht de organisatie van de opdrachtnemer (resultaten, gedrag, employability/scope) en wat verwacht de opdrachtnemer van de organisatie (condities, beloning, introductie in netwerk, leren kennen van de cultuur, etc)?

Kijk na twee weken of die verwachtingen uitkomen. Moeten ze bijgesteld worden? Zorg voor een aanspreekpunt binnen de organisatie bij wie een zelfstandige terecht kan.”

Bij onboarding of inwerken, denk je al snel aan vaste werknemers. Waarom is het volgens jou ook belangrijk om aandacht te besteden aan onboarding van zzp’ers?

“Voor iedereen die bij je organisatie werkt is het belangrijk dat hij weet wat hij kan verwachten. Wat het werk inhoudt, hoe de cultuur van de organisatie is en wie hij in zijn netwerk nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen. Je wilt dat iemand zich optimaal kan inzetten en dat hij zich (ook voor een kortere tijd) thuis voelt.

De vorm van het contract maakt dus niet uit. Bovendien kunnen zzp’ers op den duur vaste krachten worden. Dan wordt de onboarding daarna vaak niet meer opgepakt. Een gemiste kans.”

Zijn er verschillen tussen bijvoorbeeld interim-managers, gedetacheerden of tijdelijke inhuur bij onboarding?

“Een inwerktraject kan wel verschillen tussen een vaste medewerker en de ‘flexibele schil’. Onboarding heeft enerzijds als doelstelling om mensen snel optimaal in te kunnen zetten. Dit verschilt natuurlijk niet tussen de doelgroepen. Sterker nog: het is voor mensen met een tijdelijk contract zelfs nog relevanter, omdat zij er vaak maar een korte periode zijn.

Anderzijds zorgt onboarding voor verbinding met de mensen in de organisatie. Het doel is dat werknemers zich thuis voelen en bij de organisatie willen blijven. Deze retentiedoelstelling speelt minder bij interimmers. Vaak komen ze voor een klus en is het niet gericht op verbinding vormen.

Hoewel… er zijn ook vaak flexibele krachten die regelmatig worden ingezet. Daar wil je dan wel graag verbinding mee, zodat ze niet voor een concurrent gaan werken. Denk aan journalisten voor een krant.

Kortom: verbinding kan er anders uitzien.

Een detacheringsbureau moet zelfs speciale aandacht besteden aan verbinding. Deze bureaus hebben belang bij verbinding met hun gedetacheerden en vice versa. Onboarding betekent dan niet alleen onboarding bij de klant, maar ook onboarding bij het bureau. Dat is een verhaal apart.”