Kunt u nog zonder een Freelance Management Systeem (FMS)?

In de helft van de EU-lidstaten is de afgelopen tien jaar het aandeel freelancers in de werkzame beroepsbevolking volgens Eurostat toegenomen. Nederland en België behoren met een stijging van respectievelijk 3,7% en 0,5% tot de landen met een stijging. Freelancers zijn niet meer weg te denken uit een flexibele en toekomstgerichte talent managementstrategie. Maar de bestaande talent managementsystemen zijn daar nog niet altijd goed op ingericht.

In de laatste tien jaar hebben veel organisaties (al dan niet via een MSP) een Vendor Management Systeem (VMS) geïmplementeerd. Dat VMS ondersteunt het hele inhuurproces, het leveranciersmanagement en de financiële afhandeling zoals urenverwerking en facturatie. Nieuwe ontwikkelingen, zoals werk uitbesteden via zogenaamde ‘gig platforms’ en het actief werven van individuele freelancers, worden in deze systemen maar zeer beperkt ondersteund.

Freelance Management Systeem (FMS)

Inmiddels zijn er ook freelance management systemen. Deze zijn specifiek ontworpen om dit type inhuur te ondersteunen. De markt voor FMS en bijbehorende proposities heeft zich de afgelopen jaren sterk ontwikkeld en is ook nu nog continu in beweging. Denkt u na over een FMS voor uw bedrijf? Kijk dan eens naar onderstaande vragen:

Stelt u zich dan volgende vragen:

1. “Maak ik gebruik van een algemeen platform / dienstverlener (zoals bijvoorbeeld Jellow, Planet Interim, etc.) of heb ik behoefte aan een ‘eigen’ freelance platform zoals bijvoorbeeld een bedrijf als Philips ontwikkeld heeft?”

De wereld van freelance platformen ontwikkelt zich de laatste jaren sterk. Er zijn veel nieuwe aanbieders. Een platform met een sterke propositie voor een beoogde doelgroep aan freelancers kan voldoende aanbod borgen voor de toekomst. Nadeel is natuurlijk dat op zo’n platform veel andere opdrachtgevers opdrachten plaatse, dus de concurrentie om het juiste talent is groot.

Een ‘eigen’ platform heeft als voordeel dat u een eigen freelance propositie kunt opbouwen en een specifieke en doelgroepgerichte werving kunt opzetten. Bovendien kunt u het platform volledig integreren binnen uw totale rekruteringsstrategie.

2. “Wil ik wachten met kwalificeren van freelancers tot een actuele opdracht? Of doe ik liever proactief aan talent poolmanagement?” 

Bij de meeste freelance platforms en marktplaatsen krijgt de freelancer na eenvoudige registratie toegang tot de actuele opdrachten. Daadwerkelijke kwalificatie en selectie gebeurt in veel gevallen pas op het moment dat een opdracht actueel is. Dat heeft als voordeel dat het eenvoudig is om met relatief weinig inspanning grote pools op te zetten. Het nadeel is dat het onzeker is of de pool van freelancers ook daadwerkelijke geschikt en/of beschikbaar is.

Het actief opzetten en beheren van een pool met gekwalificeerde freelancers voor specifieke competenties zal de kans dat de juiste freelancer ook daadwerkelijk beschikbaar en gekwalificeerd is vergroten en een kortere doorlooptijd genereren. De kosten gaan hier voor de baten uit. Het rendement wordt veelal bepaald door de keuze van de specifieke doelgroep en/of competenties.

3. “Wil ik alleen een systeem toevoegen? Of ook de uitvoering ervan uitbesteden aan een dienstverlener?”

Een aantal VMS leveranciers (zoals bijvoorbeeld Nétive) hebben FMS functionaliteiten volledig geïntegreerd binnen het VMS systeem. Anderen bieden standaard koppelingen aan met de meest gangbare FMS systemen. De beste keuze is mede afhankelijk van het huidige systeemlandschap bij de opdrachtgever.

Belangrijk is om vooraf te bepalen hoe de actieve werving en het beheer van het toekomstige freelance netwerk eruit ziet. Wordt het zelf uitgevoerd? Of door een mogelijke MSP-partner of specifieke FMS-dienstverlener?

Zeker in het laatste geval zijn er aanbieders (zoals bijvoorbeeld Twago) die naast het leveren van een systeem ook ontzorgen. Zij doen dit met een complete freelancer recruitment strategie, marketing en met actief beheer van gedefinieerde pools met hieraan gelinkte competenties.

Tot slot

Als u het antwoord op deze vragen helder voor ogen heeft, kunt u bepalen of een FMS waarde toevoegt en welk systeem of welke dienstverlener hiervoor dan het meest geschikt is. Heeft u een organisatie die veel gebruik maakt van freelancers, met een volwassen inhuurbeleid én een beleid voor de manier waarop met freelancers gewerkt wordt gedurende de opdracht? Dan kunt u waarschijnlijk niet zonder FMS in de toekomst.