Lessen uit het mislukte DigiInhuur project

Een automatiseringsproject om het inhuren van externen bij de Rijksoverheid beter te managen, is gestopt. Onlangs kwam in het nieuws dat het ministerie van Infrastructuur en Verkeer het project DigiInhuur staakt, omdat minister Cora van Nieuwenhuizen geen vertrouwen meer heeft in de combinatie van Deloitte als implementatiepartij en SAP Fieldglass als leverancier van het Vendor Management Systeem (VMS).

• Lees ook: Het kabinet zet project DigiInhuur stop nadat Deloitte deadlines niet haalt.

In het rijtje mislukte IT-projecten is DigiInhuur maar een kleintje. Er zou op dit moment 4,5 miljoen euro zijn uitgegeven aan het project en het ministerie onderzoekt nog in hoeverre de kosten te verhalen zijn op Deloitte.

Geen grote verrassing

Desondanks trekt deze mislukking in de wereld van ‘inhuur’ natuurlijk de aandacht. Al was het maar omdat de mislukking volgens ingewijden geen grote verrassing is. Er zijn ook de nodige lessen te leren uit deze casus.

Direct betrokken partijen willen vanwege de juridische afwikkeling niet reageren. Dat geldt ook voor partijen die destijds meededen aan de aanbesteding. Dus vroegen we de visie van twee experts die niet bij DigiInhuur betrokken zijn: Ron Bosma van adviesbureau TalentIn en Wouter Waaijenberg, directeur van Managed Service Provider Staffing Management Services.

Te puur technisch

Ten eerste valt het Bosma en Waaijenberg op dat het project onmiddellijk als ICT-project is bestempeld. En dat men dientengevolge op zoek is gegaan naar een systemintegrator in plaats van naar een inhuurexpert die een goede inschatting kan maken van de gevraagde verandering. De opdracht werd gegund aan de combinatie van systemintegrator Deloitte en systeemleverancier SAP Fieldglass, wereldwijd marktleider van VMS oplossingen. Waaijenberg wil zowel SAP Fieldglass als Deloitte niet diskwalificeren. “Beide partijen zijn buitengewoon professioneel, maar ontberen de praktijkervaring van wat er komt kijken bij het implementeren van een rechtmatig en professioneel inhuurproces.”

Bosma denkt dat DigiInhuur te veel als een puur technisch project is aangepakt. Hij benadrukt dat hij niet alle ‘ins en outs’ van het project kent, maar zich onder andere baseert op het rapport van het Bureau ICT-toetsing.

Bosma: “Als je je zo afhankelijk maakt van een groot internationaal standaardpakket, dan moet je daar wel experts bij betrekken met VMS ervaring die tijdens de implementatie een brug kunnen slaan tussen wat een Nederlandse klant wil en wat zo’n internationaal VMS pakket kan. Ik krijg de indruk dat dit niet gebeurd is.”

Waaijenberg onderschrijft dat. “Deloitte en SAP Fieldglass hebben samen geen ervaring met dit soort projecten in Nederland. Je kunt missers voorkomen als je vooraf weet waar de knelpunten liggen en wat maatwerk vraagt. De opdrachtgever had beter vooraf een proven concept kunnen vragen van de leveranciers. Laat eerst maar zien dat je het kunt, voordat je begint.”

Uitstel en maatwerk

Bosma krijgt de indruk dat de lastigste implementatie issues naar achteren op de planning zijn geschoven. “Neem de logische eis dat het systeem ook als Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) moet werken”, zegt hij. “Je weet dat de standaard VMS systemen van de grote leveranciers niet vanzelfsprekend de DAS functionaliteiten bevatten. Dat vraagt dus om een aanpassing. Het is verstandig om eerst uit te zoeken of zo’n aanpassing haalbaar is of niet.”

Het is heel belangrijk om aandacht te hebben voor dit soort obstakels bij het implementeren van een pakket als SAP Flieldglass, zeggen de experts. “Nederland is een relatief kleine markt voor zo’n internationale partij”, zegt Bosma. “Deloitte kan maatwerk vragen voor zijn klant, maar blijft afhankelijk of de aanpassingen ook worden meegenomen in een volgende release.”

Om in te schatten of het gevraagde maatwerk in de praktijk uitvoerbaar is, heb je de juiste expertise nodig, herhaalt Waaijenberg. Hij vraagt zich af of die zowel bij de opdrachtgever als het adviesbureau aanwezig is.

Draagvlak

Het was ook niet duidelijk voor welke onderdelen van de Rijksoverheid het systeem moest gaan werken. “Je kan je afvragen hoeveel draagvlak er voor dit project was” zegt Waaijenberg. “Als je zo’n groot project begint, dan heb je intern een buy-in nodig van je stakeholders. Ik krijg de indruk dat er nog een politiek spel bezig was over wie zou meedoen aan het systeem. Dat lijkt me niet verstandig.”

De Rijksoverheid huurt jaarlijks voor bijna 1,5 miljard aan extern personeel in, maar niet al deze uitgaven zouden via DigiInhuur gaan. Toch had het ministerie wat kritischer moeten kijken naar de zeer scherpe prijs die Deloitte en SAP Fieldglass boden, schrijven de IT- en inhuurexperts op social media. Die was volgens hen niet in verhouding met de mogelijke reikwijdte van het project.

Het is onduidelijk hoe het verder gaat met project DigiInhuur. De wens om het inhuren van externen op een goede manier te organiseren, is onverminderd. Minister Cora van Nieuwenhuizen schrijft in haar brief aan de Tweede Kamer dat ze er na het Kamerreces op terugkomt.