Inhuur bij Gemeente Rotterdam mist visie en realiteitszin maar blijft ook binnen de perken

De inhuur van externen binnen de gemeente Rotterdam verloopt via een goed ingericht proces en ligt lager dan bij andere gemeenten. Maar het mist ook een visie en ramingen zijn onrealistisch laag. Dat zijn een aantal hoofdconclusies uit een bijna 100 pagina’s tellend rapport van de gemeentelijke Rekenkamer. Het geeft voor de geïnteresseerde lezer een genuanceerd beeld van de stand van zaken rond het inhuren van extern personeel. En exemplarisch voor hoe dat er bij veel andere overheden, maar ook profitbedrijven aan toegaat.

Ambivalente houding

Ik haal er een paar conclusies uit en steeds een korte reactie  (cursief de oorspronkelijke tekst uit het rapport).

Het college toont een ambivalente houding ten opzichte van inhuur. Het inhuurbeleid is vooral gericht op voorkomen van inhuur en de daarbij behorende kosten (‘nee, tenzij…’). Tegelijkertijd streeft het college naar een flexibele organisatie en wordt er actief gebruik gemaakt van inhuur om de met de raad afgesproken prestaties te leveren. Het ontbreekt aan een kader dat voor de langere termijn duidelijk maakt in welke mate en voor welke organisatieonderdelen of taken de inzet van flexibel personeel gewenst is. 

Waarom huren we eigenlijk externen in? Het is een vraag waar maar heel weinig organisaties nu echt een antwoord op weten te geven. Te vaak is inhuur nog ad hoc of door nood gedreven. De ambivalentie is ook herkenbaar. Flexibiliteit en wendbaarheid zijn gewenst, maar inhuur is tegelijkertijd ook een beladen term.

In 2012 schreef Henk Volberda dat ‘Flexibilisering van gemeentelijke organisaties kan bijdragen aan uitmuntende dienstverlening en een groter innovatievermogen.” (zie hier) Maar dat uitgangspunt ook vertalen naar een gerichte inhuurstrategie, zie ik nog weinig terug. Niet bij gemeenten, maar ook niet bij proforganisaties.

Bij overheden is het gebruik maken van inhuur als zelfbewust en positief instrument voor  “betere dienstverlening of groter innovatievermogen” gelijk lastig. Daar maak je in de publieke opinie geen vrienden (meer) mee. In die zin moest ik terugdenken aan Arjan van Gils, die als gemeentesecretaris van Amsterdam in 2014 zijn nek durfde uit te steken door in een interview te stellen dat ‘externe inhuur geen zwaktebod’ is maar ook een prima keuze kan zijn. Laat Van Gils nu net aangetreden zijn als wethouder in Rotterdam.

Streefpercentage onvoldoende onderbouwd

In dat kader zijn ook de opmerkingen omtrent inhuur quota interessant: 

De gehanteerde norm voor de maximale omvang van de inhuurkosten (15% van de arbeidskosten) heeft geen toegevoegde waarde gehad. De normering sluit namelijk niet aan bij de wijze waarop wordt gestuurd op kosten. Sturing vindt plaats op de totale programmakosten en niet apart op inhuurkosten. 

De door de raad gewenste verdere verlaging van inhuur naar een streefpercentage van 10% van de arbeidskosten is onvoldoende onderbouwd. Rotterdam heeft al een relatief lage omvang van de inhuur kosten in vergelijking tot andere gemeenten. Bovendien is de verlaging gebaseerd op het door het rijk gehanteerde streefpercentage voor ministeries. Dit streefpercentage van het rijk is niet zondermeer toepasbaar op de gemeentelijke organisatie.

Het stellen van normen kan natuurlijk zijn nut hebben. Maar het overnemen van streefpercentages van anderen, zonder dat daar een eigen visie op het runnen van een effectieve organisatie aan verbonden is, heeft geen toegevoegde waarde.

• Lees ook: de wereldwijde queest naar de geheime vast/flex formule

Voor het inhuren van externen heeft de gemeente een adequaat proces ingericht. Dit proces wordt in de praktijk voldoende nageleefd.

Mooi complimentje voor het Servicepunt Externe inhuur van de Gemeente Rotterdam, de gecentraliseerde afdeling die alle extern inhuur organiseert.

In de afgelopen jaren is een kleiner deel van de arbeidskosten  besteed  aan externe inhuur dan in andere gemeenten. Deze inhuur heeft voor een groot deel betrekking op uitvoerend werk voor reguliere gemeentelijke taken. De stijging van de kosten volgt hoofdzakelijk uit extra  taken  die de gemeente heeft gekregen, de eerdere (mede door de raad gewenste) formatieve krimp en krapte op de arbeidsmarkt.

Altijd goed om even te benoemen wat de aanjagers zijn van inhuur en dat die factoren hier eerder extern liggen dan intern. Ook hier relevant omdat in de politiek soms wat al te eenvoudig die ‘minder, minder, minder inhuur-kaart’ wordt getrokken.

Onrealistische begroting

Hoewel de besteding relatief lager is dan het gemiddelde van andere gemeenten, zijn sinds 2014 de kosten voor inhuur jaarlijks wel aanzienlijk hoger dan was begroot. Vooral door de, in conclusie 4 genoemde, sturing op de totale programmakosten ontbreekt het aan een prikkel voor managers om het specifieke deel voor inhuurkosten zo goed mogelijk te ramen. Dit leidt tot een begroting voor inhuur waarvan op voorhand al kan worden voorzien dat deze onrealistisch is.

Alhoewel Rotterdam dus minder inhuurt dat andere grotere gemeenten, liggen de daadwerkelijke kosten wel fors hoger dan de raming. Niet erg realistisch noemt de Rekenkamer dat. De bal wordt hier – niet onterecht – bij de inhurende managers gelegd. Mogelijk speelt de politieke gevoeligheid rond inhuur een rol. Maar hier ligt ook een rol voor de adviseurs van dat servicepunt. Een goed georganiseerd inhuurproces is een mooie basis, het  bijbrengen van realiteitszin omtrent personeelskosten (intern en extern) bij de inhurende manager – met gebruikmaking van de juiste data – kan een mooi vervolg zijn.

Voor de liefhebbers is het volledige rapport hier te vinden.