“Dankzij goed gestructureerd inhuurproces kunnen we sneller schakelen”

Door een overname steeg het inhuurvolume bij Aon Nederland substantieel. Aanleiding voor het starten van een project om de inhuur te herstructureren. De ervaringen van Michiel van Meer, HR Directeur Aon Nederland.

Omgaan met groei

Aon Nederland nam in 2017 de Unirobe Meeùs Groep (UMG) over. Door deze overname nam de inhuur van externen substantieel toe bij deze full-service dienstverlener voor het verzekeringsbedrijf. De overname stelde Aon Nederland voor specifieke taken: het inzichtelijk maken van de totale externe inhuur, het bieden van één coherente set aan inhuurvoorwaarden én besparen op de externe inhuur. “We kunnen de marktwerking nóg beter benutten. Het bleek een behoorlijke transitie”, zegt Michiel van Meer, HR Directeur van Aon Nederland. “De inhuur lag versnipperd over de afdelingen en de portefeuilles heen. We misten hierdoor regie en grip. Bovendien kwam er veel transactioneel werk bij kijken, wat afleidt van meer strategische bezigheden. Daarom zijn we gestart met dit project, vanuit één HR-visie, met oog voor procurement.”

Grip op spend

De toegenomen inhuur van externen was noodzakelijk om de organisatie met specifieke kennis te ondersteunen; om projecten te bemensen en natuurlijk verloop op te vangen. Zeer divers dus. “Het helpt dan als je een professionele partij hebt om dat complexe inhuurproces te structureren en te ondersteunen. Ook om grip op die spend te houden. Inhuur brengt immers enorme kosten met zich mee. Je wilt weten waar die in zit, wat de profielen zijn, wat de kwaliteit is enzovoort.”

Aon Nederland is de toonaangevende adviseur op het gebied van risico-, pensioen- en gezondheidsoplossingen. Met deze oplossingen helpt Aon Nederland zijn klanten om hun doelen makkelijker te bereiken. Dit doen ze door klanten verantwoord risico’s te laten nemen. Het bedrijf telt in Nederland 2.600 medewerkers actief in 15 vestigingen. Staffing Management Services (onderdeel van HeadFirst Group) is sinds 2013 de full-service dienstverlener voor het verzekeringsbedrijf en nauw betrokken bij het project.

Hoewel structurering van de inhuur geschiedde vanuit een HR-visie, was het kostenaspect medebepalend. Daarom trok HR op met Finance. Want bleken er manieren om het inhuurproces te omzeilen, dan kostte dat het bedrijf tijd en geld. “Facturen voor inhuur van externen buiten de Inhuurdesk werden op een gegeven moment niet meer – automatisch – betaald. Dat klinkt stellig, maar het is een goede manier om bewustwording te creëren”, stelt Van Meer.

Impact

Van Meer wist dat de herstructurering van het inhuurproces impact zou hebben. Eerst huurde de business immers zelf direct mensen in, nu kwam er een schakel tussen. “Daarom betrokken we de business bij het proces en legden we uit waarom we het deden. Dus niet alleen voor het financiële aspect, maar vooral om inzicht, grip en kwaliteit te krijgen. Onze HR-managers kregen duidelijke spelregels. Maar ook de mogelijkheid contact te houden met bureaus om de kwaliteit te kunnen borgen. Vooral belangrijk was dat we intern onze gesprekken en contacten intensiveerden. We kunnen samen met onze adviseur en partner Staffing MS immers wel een mooi proces uitwerken, we moeten het zélf uitvoeren. Daartoe moeten we interne betrokkenheid en draagvlak creëren. Onder andere door het organiseren van interne roadshows.

Al onze leveranciers waren hierbij uitgenodigd. Die zagen de transitie in eerste instantie als een bedreiging, begrijpelijk. We legden ze uit waarom we dit deden en op welke wijze. Dat gaf begrip.”

Concreet resultaat

Concreet resultaat van dit project is volgens Van Meer dat de inhuur nu volledig is geautomatiseerd in een strak proces. De manager maakt een aanvraag aan voor een vacature. Is besloten tot externe inhuur, dan gaat dat via het proces direct naar de inhuurdesk. Hier zit vrijwel geen handmatig werk meer in. “Op het moment dat we zo’n goed gecoördineerd en gestructureerd inhuurproces hebben, kunnen we sneller en kwalitatief goed schakelen. Die regierol is cruciaal in een grote organisatie als de onze, waar ook de compliance moet zijn ondervangen. We hebben nu beter inzicht in de spend en het type rollen: wat wordt er ingehuurd en tegen welke tarieven? Bij wie huren we in en wat vinden we daarvan? Van deze en andere zaken kun je prima analyses maken – ook om daarna het gesprek met je leveranciers aan te gaan. Onze HR- adviseurs kunnen nu bovendien op een ander, hoger niveau met de business praten.”

We hebben nu beter inzicht in de spend en het type rollen: wat wordt ingehuurd en tegen welke tarieven?

Op dit moment heeft Aon Nederland ongeveer 250 externen: iets minder dan 10 procent van de totale bezetting. De inhuur is strak georganiseerd en geautomatiseerd en voor de verdere ontwikkeling en verbetering van het proces is er veelvuldig contact met de accountmanagers. “Want we kunnen de marktwerking nóg beter benutten”, vindt Van Meer: “Bijvoorbeeld door de criteria en uurtarieven aan te scherpen of juist te beperken. Daar valt wat te winnen!”

Op woensdag 12 feb om 11:15 huur geeft Paul Oldenburg van StaffingMS een webinar waarin hij uitlegt uit hoe organisaties zichzelf een spiegel kunnen voorhouden om het inhuurproces en -beleid te optimaliseren.