Onwetendheid rondom payrolling leidt tot paniekvoetbal; organisaties brengen zichzelf daarmee in gevaar

Antoinette Willems is directeur van payrollonderneming Yellowstone. Yellowstone richt zich vooral op white collar-functies bij grote ondernemingen. De opdrachtgevers van Yellowstone zijn grote en middelgrote werving- en selectiebureaus. Onder invloed van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) is er veel onrust en onwetendheid rondom payrolling, ervaart Willems. Ondernemingen nemen vanuit ‘paniekvoetbal’ afscheid van payrolling zonder dat ze goed weten wat er precies speelt. “Waar die angst precies vandaan komt weet ik niet”, zegt Willems: “Als ik ernaar vraag krijg ik geen goed onderbouwd antwoord. Sommigen zeggen dat ze bang zijn voor reputatieschade, maar ze kunnen niet concreet aangeven waarom ze daar bang voor zijn.”

Kennismigranten

Om te voorkomen dat organisaties door dat paniekvoetbal in de problemen komen is het tijd voor een genuanceerde blik, vindt Antoinette Willems. “Wij payrollen voornamelijk kennismigranten die op projectbasis naar Nederland komen”, legt zij uit: “Ze werken vaak voor banken, in de telecom- of in de IT-branche. Wij ontzorgen de betrokken partijen volledig. Zo zorgen we niet alleen voor een juiste verloning van onze werknemers, maar waarborgen we ook een correcte naleving van wet- en regelgeving, zoals de regels met betrekking tot arbeidsmigranten die naar Nederland komen. Daarnaast zorgen we ook voor bijvoorbeeld goede huisvesting, een goede school voor de kinderen, de juiste vergunningen, et cetera. We nemen dus alle randzaken weg en zien onze medewerkers zeer regelmatig. Payrolling is dus veel meer dan het eenvoudigweg uitbetalen van loon. Het is een specialistisch vakgebied.”

Ondernemingen gaan die kennismigranten niet zelf verlonen. Ze hebben daar zelf de kennis niet voor, aldus Willems: “Helaas zie ik nu dat ze ook niet de kennis hebben om deze expertise goed in te kopen. Ze verplichten nu werving- en selectiebureaus om het werkgeverschap op zich te nemen in een uitzendconstructie. Voor de meeste recruiters is de loonadministratie echter een bijzaak. En daar zie ik het fout gaan. Ze missen de deskundigheid. Ik ken al een voorbeeld dat kennismigranten klakkeloos in dienst worden genomen zonder dat ze erkend referent zijn. Dat is helemaal niet toegestaan. In zo’n situatie neemt de inlener een enorm risico. Als je kennismigranten goed wilt verlonen dan heb je behoefte aan een specialist die precies weet hoe het (fiscaal) juridisch werkt. Een  payrollbedrijf als het onze levert die expertise.”

Ik ken al een voorbeeld dat kennismigranten klakkeloos in dienst worden genomen zonder dat ze erkend referent zijn. Dat is helemaal niet toegestaan.

Ik zie nu bedrijven op het laatste moment besluiten om niet meer te payrollen, zonder rekening te houden met de gevolgen. Als hun mensen formeel in dienst moeten bij een onderneming die niet thuis is in deze complexe materie dan kunnen de gevolgen vervelend zijn. Mensen worden onzeker en voelen zich slecht behandeld. Dat is niet goed voor hun motivatie en voor de output. En er kunnen juridische problemen ontstaan, mogelijk met financiële gevolgen en imagoschade.”

Na de invoering van de WAB is het grootste verschil tussen uitzenden en  payrollen dat payrollwerknemers recht hebben op dezelfde arbeidsvoorwaarden voor gelijkwaardige functies bij de inlener, waarbij bij uitzenden de zes elementen van inlenersbeloning gelden, aldus Antoinette Willems: “Ik vind het uitgangspunt van de gelijke behandeling op zich goed. Het wordt alleen lastig in sommige bijzondere gevallen, zoals pensioenverplichtingen. Het verplicht aanbieden van pensioen aan een kennismigrant, die hier slechts een paar maanden komt werken en daar helemaal geen behoefte aan heeft, valt naar mijn mening niet te begrijpen.”

Gebrek aan kennis

De zorgen over veranderingen per 1 januari berusten vooral op gebrek aan kennis. Er is vaak onduidelijk gecommuniceerd over de verschillen in de situatie voor en na de jaarwisseling, vindt zij.

Willems benadrukt dat het belangrijk is dat ondernemingen hun beslissingen nemen met kennis van zaken en op basis van de juiste argumenten. “Dan zie je dat payrolling op vier terreinen waarde kan bieden: Compliance, ontzorging, kwaliteit en prijs. En kwaliteit vind ik het belangrijkste. Ik zeg altijd: Concurreer niet op prijs maar op kwaliteit.  De juiste payrollpartij met specialistische kennis die ontzorgt is van grote toegevoegde waarde. Kennismigranten zijn duur; denk aan de on- en off boarding, hoge salarissen en dure huisvesting.  Dat kan alleen uit als ze optimaal presteren. Dus zorg dat het formele werkgeverschap en de basiscondities tiptop in orde zijn.

Mijn advies aan bedrijven is: maak het niet te moeilijk. Als het systeem nu werkt, blijf het dan gebruiken. Als je denkt risico’s te hebben, dek die dan af door het maken van goede contractuele afspraken.”

PayOK Keurmerk

Waarom kan payrolling ook na de WAB voor ondernemers een goede keuze zijn? En wat is hier de toegevoegde waarde van het PayOK Keurmerk?  Hierover ging een eerder artikel op ZiPconomy.

PayOK is een certificaat voor onder andere payrollondernemingen, uitzendbureaus en onderaannemers. Met dit keurmerk laten uitleners zien dat ze hun werknemers belonen volgens wet- en regelgeving en toepasselijke cao’s dan wel bedrijfsregelingen. Advocaat arbeidsrecht Hendarin Mouselli zegt in het artikel: “Opdrachtgevers vermijden vaak payrolling ofwel omdat ze onvoldoende kennis hebben ofwel uit angst, maar dat is niet nodig. Het PayOk Keurmerk biedt (eind)opdrachtgevers houvast. Door gebruik te maken van het PayOK Keurmerk kunnen ze niet alleen mogelijke financiële consequenties voorkomen, maar ook eventuele reputatieschade.”

Tijdens het webinar “Scherpe inkoop vraagt om scherp risicobeheer. Ken de valkuilen van inhuur personeel” (12 feb) gaan Hendarin Mouselli (VRF advocaten), Gerlof Roubos (Stichting PayOK) en Maarten de Jong (Bureau Cicero) met elkaar in debat over de grootste valkuilen, risico’s én oplossingen bij het samenwerken met leveranciers van flexibele arbeid.

Zie voor meer informatie en mogelijkheid tot aanmelden, deze pagina van de WebinarWeek van ZIPconomy & Werf&.