Bovib wijzigt keurmerk vanaf april 2020: meer focus op de hele keten

Branche-organisatie Bovib heeft samen met certificeringsbureau Cicero het keurmerk voor de leden aangescherpt. Bovib-leden worden vanaf mei 2020 getoetst op de nieuwe normen. Bovib-voorzitter Frederieke Schmidt Crans: “Het Bovib-keurmerk bestaat drie jaar en is een normering in ontwikkeling. We kijken continu of de normering voldoet en op welke punten hij aangescherpt moet worden.”

Extra aanleiding voor nieuwe normen was het faillissement van Bovib-lid TCP Solutions vorig jaar zomer. Het bestuur kreeg veel vragen over deze affaire: hoe kon dit gebeuren, het bedrijf had toch een keurmerk?

“Een situatie met zoveel verschillende factoren die van invloed zijn geweest vang je niet af met enkel een keurmerk”, zegt voorzitter Schmidt Crans. “Je kijkt bij een audit namelijk altijd achteruit: hoe was de situatie afgelopen jaar? Toch heeft deze affaire ons wel aan het denken gezet: hoe kunnen we meer zekerheid bieden voor de toekomst? Met de aanpassingen van het keurmerk willen we de risico’s nog verder verkleinen.”

• Lees ook: “Ik hoop dat deze affaire mensen aan het denken zet”. De ‘Perfect Storm’ die leidde tot het faillissement van TCP Nederland

Meer financieel inzicht in de hele keten

Bureau Cicero is één van de vier bureaus die het Bovib-keurmerk audit. Directeur Patrick Tom dacht mee over de wijzigingen. “Ondernemers moeten laten zien dat ze een procedure hebben om hun cashflowmanagement te sturen”, vat hij samen. “Ze laten zien dat er geen gekke activiteiten zijn die de vennootschap in gevaar kunnen brengen. En ze moeten een plan hebben om om te gaan met eventuele financiële risico’s.”

Het keurmerk geeft nu meer zekerheid, onder andere omdat het certificeringsbureau voortaan kijkt naar de hele keten van leveranciers. Een flexleverancier is namelijk vaak onderdeel van een groter geheel, denk aan moedermaatschappijen, holdings of tussenpartijen. De normen zijn zo aangepast dat intermediairs en brokers beter kunnen aantonen dat ze financieel gezond zijn.

Aansluiting bij SNA

Verder sluit het Bovib-keurmerk beter aan bij het keurmerk van de Stichting Norming Arbeid (SNA), ook wel bekend als de NEN 4400-1 norm. Dat is het keurmerk voor alle bedrijven die arbeid ter beschikking stellen, zoals uitzendbureaus, detacheerders en aannemers van werk. Veel van de leden zijn NEN 4400-1 gecertificeerd. Een norm die voortaan ook in het Bovib-keurmerk staat is bijvoorbeeld dat  zzp’ers een KVK-uittreksel van maximaal drie maanden oud moeten hebben vanaf de datum ondertekening van de overeenkomst.

Pilot van een jaar

De wijzigingen gelden dit jaar nog als pilot. Dit betekent dat de inspecteur er wel opmerking over maakt in de rapportage, maar dat een bureau niet op het nieuwe punt wordt afgekeurd. Schmidt Crans: “We verzamelen feedback en in 2021 zullen we de punten evalueren en bijstellen als dat nodig blijkt. Bovendien willen we de leden tijd geven om bijvoorbeeld ketenmanagementsystemen goed te organiseren.”

Inzicht in het bedrijf

De ondernemer moet inzicht geven in zijn bedrijfsactiviteiten en de verschillende bedrijfsactiviteiten moeten gegroepeerd uit de financiële administratie blijken. Met andere woorden: als leden diverse activiteiten hebben, bijvoorbeeld het ter beschikking stellen van arbeidskrachten en het aannemen van werk, moet duidelijk zijn welke omzet en kosten horen bij welke activiteit.

Patrick Tom van Cicero: “Wij willen helder hebben wat de afspraak is met de opdrachtgever. Je klant moet weten hoe het zit. Dat is belangrijk, omdat je zo duidelijk maakt wie je bent en wat je doet. Een keurmerk gaat tenslotte om de weerspiegeling van je eigen professionaliteit.”

• Lees ook: Zo check je de kredietwaardigheid van je flexleveranciers. Tips en aanbevelingen. 

Afspraken over aantal schakels in de keten

In de overeenkomsten met opdrachtgevers moet duidelijk staan wat de aard van de opdracht is. Zo moet duidelijk blijken of er sprake is van het ter beschikking stellen van arbeidskrachten of het aannemen van werk.

Het bedrijf moet ook zulke schriftelijke afspraken hebben met eventuele leveranciers van arbeidskrachten. Verder moeten in deze overeenkomsten afspraken staan over het aantal schakels in de keten van leveranciers.

Patrick Tom: “Hoe langer de keten, hoe meer risico’s aangaande continuïteit en aansprakelijkheid. Een afspraak die wij vaak tegenkomen is dat bijvoorbeeld slechts één schakel dieper in de keten mag worden ingezet om arbeidskrachten te leveren. Als je een maximaal aantal schakels in de keten afspreekt, voorkom je een onnodig lange keten aan leveranciers.” 

Financiële verplichtingen

De quick ratio uit de jaarrekening ((debiteuren+liquide middelen)/kort vreemd vermogen) moet gezond zijn. Als gezonde waarde wordt beschouwt 1 of hoger. Dit zegt iets over de vraag of de onderneming in staat is om met zijn op korte termijn beschikbare middelen de kortlopende verplichtingen te betalen. Oftewel: kunnen betalingsverplichtingen aan zzp’ers vrij eenvoudig betaald worden?

Daarnaast dient de jaarrekening binnen 7 maanden na afloop van het boekjaar definitief te zijn uitgebracht. Tevens moet de onderneming een schriftelijke cash-managementprocedure hebben om de geldstromen te plannen, volgen en sturen.

• Lees meer op de website van certificeringsbureau Cicero.