Freelancers inhuren op afstand, hoe doe je dat? 7 Tips uit de praktijk.

Gelukkig is het nog niet in alle vakgebieden nodig om de expertise internationaal op te zoeken. Maar toch zorgt de huidige situatie ervoor dat ook het inhuren of aannemen van freelancers of vaste werknemers in andere vakgebieden vaak remote gebeurt.

Enfin, je hebt een opdracht en je wil hiervoor een freelancer remote inhuren, dan moet je wel weten hoe je dat goed kan doen! Inmiddels heb je wellicht al een of meerdere freelancers uitgenodigd voor een (video)gesprek.

Dan geef ik je hierbij 7 tips die je kunnen helpen bij het hebben van een remote sollicitatiegesprek en het kiezen van beste freelancer.

Van te voren

1. Zorg dat je goed voorbereid bent

Klinkt logisch, maar toch hebben we het voorbij zien komen: onvoorbereide, chaotische sollicitatiegesprekken. En niets is zo onpraktisch als dat. Een online gesprek voelt misschien wat minder ‘officieel’ dan een gesprek op kantoor, maar dat betekent niet dat dit een ‘minder officiële’ voorbereiding nodig heeft.

Juist bij remote is het belangrijk dat je duidelijk weet wie erbij aanwezig moet zijn, wie welke vragen gaat stellen en zorg je dat je belangrijke informatie paraat hebt.

2. Check de technologie

Kies een tool zoals (Skype, Google Hangout, Zoom, etc.) die jullie gaan gebruiken en informeer de sollicitant hiervan, zodat hij/zij een mogelijke app kan downloaden. Belangrijk is dat je technologie test:

• Werkt de link?
• Kan je ook met een ‘niet Google/Gmail-account’ inloggen?
• Kan mogelijk een document gedeeld worden?
• Werkt de microfoon?
• Kan ik overschakelen op een ander netwerk/mobiel netwerk als de WIFI uitvalt.

En belangrijk: zorg ervoor dat je altijd een back-up mogelijkheid hebt, als de technologie toch niet mee werkt.

3. Stel duidelijke criteria op 

Schrijf de voor jou belangrijk criteria op die van belang zijn om wel of niet te gaan samenwerken met de freelancer. Deel deze met je collega(‘s) wanneer je het video sollicitatie gesprek niet alleen voert, om chaos en verwarring te voorkomen. Het is verstandig om over minimaal drie potentiële freelance kandidaten te beschikken. Zo kan je ook de uurtarieven en vaardigheden goed met elkaar vergelijken.

Lees ook: “Daling online opdrachten voor interim-professionals is voorbij de dip. ”

Het videogesprek

4. Wees bewust van je lichaamstaal

Voor je laptop zit je vaak net even wat anders dan in je kantoor. Check van te voren hoe je erbij zit, wat je achtergrond is en zorg dat je recht voor de camera zit. Een camera van de zijkant, waardoor het niet lijkt alsof je naar je gesprekspartner kijkt, kan namelijk ongeïnteresseerd overkomen.

Jouw lichaamstaal draagt een steentje bij aan de persoonlijkheid van het gesprek. Probeer daarom de camera van je laptop gebruiken, of om eentje boven je scherm te installeren.

5. Houd je focus bij het videogesprek 

Face-to-face maak je vaak een moment van de sollicitatie: de telefoon gaat uit, je hebt even alleen een pen en een notitieblok en je spreekt met de freelancer(s) over de opdracht, de expertise van de freelancer, het bedrijf, etc.

Zorg online ook dat je mogelijke afleiding vermijdt, even je slack/mail/etc. uit en houd je aandacht bij het gesprek en zorg dat je niet in een lawaaierige omgeving bent.

6. Gebruik een (duidelijke) structuur

Videogesprekken kunnen soms chaotisch verlopen. Natuurlijk wil je dat een gesprek zo natuurlijk mogelijk verloopt, maar voor de efficiëntie en professionaliteit is het handig om een bepaalde structuur aan te houden. Je kan deze eventueel ook van te voren delen.

Bijvoorbeeld:

• Neuzen dezelfde kant op. Bespreek de opdracht, de rol die de freelancer mogelijk gaat spelen, wat de verwachte resultaten zijn en de visie van jouw organisatie op de opdracht.
• Ervaring. Vraag wat de achtergrond is van de freelancer, of hij/zij al eerder remote heeft gewerkt; of hij/zij reeds vergelijkbare opdrachten heeft uitgevoerd; of hij/zij met de opgedane ervaring mogelijk al een idee/beeld/visie heeft op jouw opdracht.
• Kennis & vaardigheden. Ga in op de vaardigheden die de freelancer nodig had voor de vergelijkbare opdrachten en hoe hij/zij jouw opdracht zou aanpakken.
• Benodigdheden. Bespreek met de freelancer welke ‘producten’ en welke ‘collega’s’ hij/zij nodig heeft. Zo kan je een duidelijk inschatting maken hoeveel de freelancer zelfstandig kan doen, aan welke collega’s hij/zij gekoppeld moet worden en van welke producten hij/zij moet worden voorzien.
• Afspraken. Bespreek duidelijk het uurtarief, communicatiemiddelen, duur van de opdracht, opgeleverde resultaten, mogelijk feedback momenten, werkdagen, etc. Zo weet de freelancer wat hij/zij kan verwachten en ook besluiten of hij/zij met jou wil samenwerken.

7. Stel een deadline 

Geef jezelf en de freelancer een deadline voor het nemen van de beslissing om samen te gaan werken. Geef dit maximaal 3-5 dagen. Vergeet natuurlijk ook niet te reageren op de freelancers waarmee je niet gaat samenwerken! Dat is niet alleen fatsoenlijk, maar ook belangrijk voor jouw naam als organisatie en voor potentiële samenwerkingen in de toekomst.

En dan?

Eigenlijk heel simpel, na het gesprek kan de freelancer aan de slag. De eerste werkdagen zijn de belangrijkste om te zorgen voor een efficiënte samenwerking. Een goede onboarding hoort hierbij, inclusief de koppeling van de freelancer aan de juiste mensen. Zorg er uiteraard voor dat iedereen hiervan op de hoogte is.

De eerste dagen zullen het meest intensief zijn, omdat de freelancer wellicht nog niet volledig zelfstandig aan de slag kan. Veel informatie zal uitgewisseld worden. Zorg er daarom voor dat de freelancers op tijd toegang of een account krijgt waar nodig.

Dan zit je nog wel met het (kleine) probleem van de contracten. Als het echt nodig is, kan je natuurlijk altijd contracten per post versturen. Maar er zijn ook genoeg tools waarbij je contracten online kan ondertekenen.

Veel succes!