Fake aanvragen via marktplaatsen blijken hardnekkig probleem: ‘Overheid, wees transparant’

“Interimbureaus hebben het deze dagen best zwaar, het voelt echt heel verkeerd als de overheid je dan ook nog een hele dag bezighoudt met een nepaanvraag”, zegt Tineke Eikelenboom van bureau IBC.

Ze ziet het bij aanbestedingen van allerlei gemeentes: aanvragen op marktplaatsen waarvan de opdrachtgever al weet dat de huidige kandidaat blijft, maar vanwege aanbestedingsregels de aanvraag opnieuw moet uitzetten. Ze noemt het ook wel de ‘warme stoel’.

Oud probleem

“Het probleem bestaat al tijden, maar valt in coronatijd extra op”, vertelt Eikelenboom. “Er zijn namelijk minder opdrachten voor zelfstandig professionals, dus duikt iedereen op die ene aanvraag. Heel veel bureaus gaan kandidaten zoeken, professionals poetsen hun cv’s op. We steken met z’n allen veel energie in het aanbieden van kandidaten. En dan hoor je dat allang bekend was wie de opdracht mocht gaan uitvoeren.”

Het probleem speelt lang niet bij alle aanvragen voor zzp’ers op marktplaatsen, maar het komt geregeld voor, aldus verschillende intermediairs. Voor Thijs Maters van intermediair Harvey Nash zijn dit soort nep-aanvragen al jaren een ‘bron van ergernis’, vertelt hij. Samen met HRM-deskundige Mark Bassie begon hij een paar jaar geleden het Comité voor Marktplaatsgebruikers, een groep die de problemen wil oplossen samen met de (semi-)overheden en zorginstellingen die gebruik maken van een marktplaats.

Wat is een DAS?

Marktplaatsen worden ook wel inhuurplatforms, inhuurdesks of – formeel – Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) genoemd. Via dit soort online marktplaatsen kunnen zzp’ers in aanmerking komen voor opdrachten bij publieke instanties die vroeger verborgen bleven. De opkomst van dit soort systemen begon zo’n 10 jaar geleden en in 2016 is de DAS opgenomen in de aanbestedingswet.

Voor de opdrachtgevers betekent zo’n platform meer keuze in kandidaten en meer marktwerking. Dat laatste kan weer leiden tot inkoopvoordeel. Sommige overheidsinstellingen hebben een eigen marktplaats, anderen maken gebruik van een centraal platform. Dat is een voordeel voor kleine organisaties die bijvoorbeeld maar een paar keer per jaar een professional willen inhuren.

Problemen met het gunningsproces

Volgens Maters zijn het mooie beloftes, maar vallen de voordelen in de praktijk tegen. Ten eerste is het volgens hem een illusie dat ‘echt goede’ zelfstandig professionals zichzelf wel zullen melden op het platform. “De gewilde kandidaten worden gehunt”, zegt hij. “De intermediair stelt ze vervolgens voor op zo’n marktplaats. Bovendien maken ze zo meer kans, want tussenpartijen hebben nu eenmaal veel meer ervaring met voorstellen schrijven voor aanbestedingen.”

Lees hier welke problemen hij en Bassie nog meer vonden. Zo constateerden zij in 2016 al dat overheidsmarktplaatsen niet transparant zijn over het gunningsproces en de selectie van de winnaar.

‘Witwasmachine’

“Die marktplaatsen zijn één grote witwasmachine”, zegt Maters. “Inhurende managers weten precies wie ze willen voor een opdracht, maar het moet nu eenmaal via aanbesteding. Dit is een manier waarop die manager toch de persoon van zijn keuze kan inhuren, terwijl de inhuurdesk de schijn ophoudt dat iedere kandidaat een eerlijke kans krijgt.”

Maters maakte het zelf een aantal keer mee. “Bijvoorbeeld bij een heel specifieke aanvraag, waarbij ze iemand zochten met 10 jaar ervaring in Heerlen en wij vonden toevallig iemand die perfect in het profiel paste. Die hebben we expres goedkoop aangeboden, maar hij werd niet eens uitgenodigd.”

Ook ontving hij algemene afwijzingen, waarin stond dat de sollicitatie niet eens in bekeken ‘wegens het enorme aanbod’. “En dat terwijl het uitgangspunt van zo’n DAS is dat iedereen een gelijke kans krijgt.”

Begrip voor de inhurende manager

Ook directeur Koen de Rooij van intermediair Reijn herkent het probleem. Hij heeft wel begrip voor de inhurende managers. “Ik zie het vaak gebeuren bij langdurige, complexe projecten. Denk bijvoorbeeld aan een fusie van gemeentes of een dijkverzwaringsproject. Soms duurt zo’n project langer dan verwacht of krijgt het een vervolg. Als je al lange tijd succesvol samenwerkt met een professional op zo’n project, dan wil je die het liefst gewoon opnieuw inhuren.”

Zo’n professional heeft tenslotte de kennis en ervaring die je nodig hebt. Maar vanwege de aanbestedingswet moet de opdracht toch opnieuw uitgezet worden. Volgens De Rooij komen dit soort situaties vaker voor dan pure ‘vriendjespolitiek’. “Het is logisch dat een manager geen tijd en geld wil besteden aan inwerken, als de perfecte kandidaat met bewezen ervaring voor hem staat”, zegt hij. “Een oplossing is dan inderdaad om de opdracht zó op te schrijven, dat jouw bekende kandidaat er perfect aan voldoet. Bijvoorbeeld kennis van en een netwerk in de regio.”

Omgaan met de situatie

Hoe kun je hier als kandidaat of intermediair mee omgaan? Maters is inmiddels helemaal gestopt met kandidaten aanbieden op marktplaatsen. “Het was overduidelijk dat je geen eerlijke kans krijgt”, zegt hij. “Natuurlijk is dat jammer. Aan de andere kant werken vooral kleine overheden met marktplaatsen, in het bedrijfsleven gebeurt dat maar weinig.”

De Rooij is selectief als het gaat om inschrijven op opdrachten via een DAS. Hij heeft inmiddels manieren bedacht om te voorkomen dat hij tijd verspilt aan deze uitvragen.

“Stel gewoon de vraag in de nota van inlichting”, tipt hij. “Wij vragen letterlijk of er al een kandidaat of voorkeurskandidaat is. Je krijgt dan meestal een diplomatiek, maar eerlijk antwoord.”

De gemeente schrijft dan bijvoorbeeld ‘we kennen meerdere kandidaten voor deze functie’. “Vaak schrijven ze ook dat ze andere kandidaten de kans willen geven om te reageren”, zegt De Rooij. “Maar in zo’n geval besteden wij er vaak geen tijd aan, we zetten onze kandidaat dan liever ergens anders op in.”

Meer transparantie vooraf

Probeer dus vooraf te bepalen hoeveel kans je maakt. De Rooij: “Wees gewaarschuwd als je heel specifieke criteria ziet.”

“Een kleine marge op tarief en een waslijst aan eisen: dat zijn duidelijke signalen dat ze al iemand op het oog hebben”, zegt ook Eikelenboom. “Normaal gesproken reageren wij niet op dit soort opdrachten. Maar in deze tijd hebben we die luxe niet. Er zijn gewoon heel weinig aanvragen.”

Dus gaat ze toch maar kandidaten bellen, zegt ze. “Tot ik via-via hoor dat de persoon die er nu zit, gewoon mag blijven. De afgelopen maand ben ik er zo al bij vier opdrachten achter gekomen dat een eerdere kandidaat mocht blijven zitten.”

Eikelenboom vindt dat overheden en semi-overheidsinstellingen transparanter moeten zijn. “De aanbestedingsregels zijn wellicht niet makkelijk aan te passen, maar als opdrachtgevers er al gewoon eens in de aanvraag bij zouden kunnen zetten dat de huidige kandidaat ook mag reageren op de opdracht is dat transparant en eerlijk”, zegt zij. “Dan kun je beter je kansen inschatten. En misschien alsnog proberen iemand aan te bieden, als je denkt dat je match toch beter is dan de huidige kandidaat.”

• Lees ook: Bij de inhuur van de overheid is aan transparantie nog veel te winnen.

‘Met klagen schiet je weinig op’

PIANOo, het expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, herkent het probleem. PIANOo geeft overheden voorlichting over zaken als inkoop en aanbesteden en krijgt ‘zeer sporadisch’ signalen over zulke ‘fake-aanvragen’. De woordvoerder schrijft: “Ondernemers met een klacht over een specifieke aanbesteding of de handelingen van de aanbestedende dienst verwijzen wij naar het klachtenloket van de betreffende aanbestedende dienst of wijzen wij op andere rechtsbeschermingsmogelijkheden.”

In de praktijk doen maar weinig ondernemers dat, zegt Maters. “Het kost je tijd en geld en uiteindelijk schiet je er weinig mee op”, zegt hij. “Ik kan slecht tegen onrecht, maar ik kan er niks tegen doen.”

Overheid, formuleer opdrachten anders

De Rooij hoopt vooral dat inhurende organisaties beter vooraf nadenken over langdurige projecten. “Als je iemand zoekt voor een pittig project en je weet dat er een kans is dat het langer duurt dan verwacht, formuleer je opdracht dan op basis van het resultaat”, zegt hij. “Dus zoek geen interimmanager om ‘een fusie te begeleiden’ maar ‘begeleiding van een fusie van twee gemeentes met als resultaat één gemeente met tevreden stakeholders’. En geef vooraf al een optie tot verlenging.”