HR: pak de regie op de flexibele workforce

Het besef dat het belangrijk is om als organisatie grip te hebben op je inhuur werd tijdens de vorige crisis van 2008 al aangewakkerd, zegt Hugo-Jan Ruts, hoofdredacteur van ZiPconomy. De focus veranderde wel regelmatig: “Tijdens de crisis 12 jaar geleden groeide aanvankelijk vooral het bewustzijn dat je moet weten wie er in je organisatie rondloopt, zowel kwalitatief als kwantitatief. In de volgende fase kwam de focus vooral te liggen op compliance. De discussie over wet- en regelgeving werd in die periode aangejaagd door een politieke en maatschappelijke discussie over flex, de positie van zzp’ers, et cetera. In de fase die daar weer op volgde werd het debat gedomineerd door schaarste. Inhuur werd een alternatief voor lastig te vervullen functies.”

Er was dus een soort trappetje van aanleidingen om het over flex te hebben. Dat trappetje is door corona plots volledig op zijn kop gezet, aldus Ruts: “Die verschillende factoren, compliance, kosten, kwaliteit en schaarste zijn plotseling allemaal tegelijk actueel. Voorheen was één factor dominant; nu zijn ze allemaal van belang en dat belang wordt alleen maar groter.”

Ook Bart Goossens, Chief Commercial Officer bij Netive, ziet dat al die issues tegelijk gaan spelen: “In de eerste fase na het uitbreken van de corona-crisis ging iedereen massaal draaien aan de ‘kostenknop’. Dat is natuurlijk volkomen logisch. In die eerste fase was de discussie over compliance en schaarste ook even helemaal weg. Als er straks weer ingehuurd gaat worden krijg je weer spanning op de schaarste omdat iedereen in dezelfde vijver gaat vissen. Je moet dus je sourcing gaan optimaliseren. Die sourcing-optimalisatie wordt cruciaal. Degenen die dat onderschatten zullen erachter komen dat het niet zo simpel is om de zaken weer op orde te krijgen. En compliance wordt ook weer belangrijker, want als je in korte tijd meerdere nieuwe leveranciers voor externe flex gaat aanhaken, moet dat wel op een correcte manier gebeuren.”

Verschillen per branche

Wat de invloed is van corona op schaarste aan personeel verschilt enorm per branche, zegt Ruts: “Als je bijvoorbeeld naar de fintech kijkt, dan zie je dat ze daar nu stapels cv’s binnen krijgen, terwijl ze tot voor kort enorme moeite hadden om hun vacatures ingevuld te krijgen.”

Joke van der Velpen, Kennismanager bij Visma | Raet, vult aan: “Er is een groep zzp’ers die zonder werk thuis zit, maar er is ook een groep die sinds corona het werk niet aankan. Vergelijkbare verschillen zie je natuurlijk ook bij bedrijven. Er zijn bedrijven die het heel moeilijk hebben, maar er zijn ook bedrijven waar het nu juist beter gaat. Kijk maar naar de logistiek en de dynamiek daar rond alle pakjes die er bezorgd moeten worden. Die verschillen werken ook door op de vraag hoe bedrijven omgaan met hun flexibele medewerkers. Je hoort verhalen van organisaties waar alle externe flexwerkers eruit gaan en andere verhalen van bedrijven die juist een grote piek hebben in hun behoefte aan externen.”

Voorzichtig vooruit kijken

Over de vraag of de behoefte aan externen straks weer aantrekt lijkt weinig twijfel. Bart Goossens: “Wij merken in gesprekken met klanten en prospects dat die eerste paniek er een beetje af is en dat organisaties weer voorzichtig vooruit gaan kijken. Als je kijkt naar het effect van de corona-crisis, dan zie je dat flex tijdelijk wordt afgeschaald. Maar we weten uit eerdere crisissen dat zodra de situatie weer stabieler wordt flex ook sneller weer aangetrokken wordt dan vast. Het werk moet gedaan worden en organisaties voelen zich niet altijd even senang om meteen weer vast personeel aan te nemen. Ze zetten dan eerst weer de stap naar flex. Wij verwachten ook dat er weer meer vraag gaat komen naar capaciteit. We merken soms als we hierover in gesprek gaan met organisaties dat ze behoorlijk ad hoc denken: ‘Als het weer aantrekt dan zetten we de kanalen weer open en dan komt het wel binnen’. Maar zo eenvoudig werkt het niet. Organisaties zullen echt moeten anticiperen op de vraag wat ze moeten doen als de markt weer aantrekt:  ‘Gaan we onze eigen populatie mobiliseren naar andere klussen?’ ‘En als dat niet voldoende oplevert, gaan we dan weer de stap naar externen zetten?’

Is het al zichtbaar welke lessen organisaties leren uit deze ongekend turbulente periode? Het besef dat die grip op de totale workforce heel belangrijk is zal mogelijk de komende tijd toenemen, verwachten de deskundigen. Hugo-Jan Ruts: “In hectische tijden wordt extra duidelijk dat je heel goed moet weten wie er in je organisatie rondloopt, hoe tevreden je organisatie met de huidige externen is, hoe kosten en kwaliteit zich tot elkaar verhouden en waar daadwerkelijk schaarste ontstaat.”

Joke van der Velpen: “Werkgevers worden zich in deze tijden veel bewuster van de vraag wat de vaste kern is van hun werknemersbestand en het wordt ook scherp zichtbaar wat de kritische processen in hun bedrijfsvoering zijn. Ze ontdekken bovendien op welke van die kritische processen externen zitten. Ze zullen duidelijker moeten gaan kijken naar de vraag of ze een belangrijker functie liever invullen met vast of met flex.

Werkgevers worden zich bewuster van de grote diversiteit aan kennis en kunde die zij nodig hebben en van het belang om te weten waar ze de juiste expertise vinden, hoe ze dat moeten organiseren. Daarbij worden ook vragen als ‘hoe lopen de facturatiestromen’ weer belangrijker. Ik merk in gesprekken met klanten dat het verschil tussen interne flex en externe flex vaak echt een pijnpunt is. Ze vinden het lastig om grip te krijgen op het verschil tussen de kosten van arbeid van interne flex,  die via de loonbelasting lopen, en externe flex via de facturatie en ze hebben moeite die kosten bij elkaar te brengen.”

Gebrek aan centrale regie

Ook Bart Goossens verwacht dat organisaties zich bewuster zullen worden van het belang van grip op de totale workforce. Het gaat dan om een ontwikkeling in de richting van total talent management, want in situaties van grote turbulentie is het heel onwenselijk dat er geen centrale regie is. Goossens legt uit: “Stel dat een organisatie 15 procent flex inhuurt en 85 vast. Traditioneel gezien ligt dan die 15 procent bij inkoop en die 85 procent bij HR. Op die 15 procent heeft HR onvoldoende zicht en dus geen grip. En dat is een opmerkelijke constatering op het moment dat er een noodzakelijke koersverandering moet plaatsvinden. Dan heb je immers grip op je totale workforce nodig. Dat geldt niet alleen voor de corona-crisis hoor. Kijk maar naar de transformatie van ING van een systeembank naar een digitale bank. Dat kan alleen goed gaan als je heel scherp doorhebt hoe je totale populatie eruit ziet en welke mensen de ontwikkeling wel kunnen doormaken en welke niet.”

HR wil die regierol wel pakken, maar in veel organisaties zit HR nog niet aan tafel bij de board, is Goossens’ ervaring. Het probleem is dat doorgaans twee mensen het voor het zeggen hebben: de CEO en de CFO, en het lukt HR maar moeilijk om de relevantie van die totale regie duidelijk te maken. Toch moet het die kant uit, vindt Goossens: “Pas als je de totale workforce inzichtelijk hebt kun je op basis van facts adviseren. Denk alleen maar aan de budgetverantwoordelijkheid. Bij inhuur gaat altijd om veel geld. Als je met betrekking tot compliance of kostenbesparing vanuit HR kunt laten zien dat je grote stappen kunt maken, dan heb je opeens attentie.”

Juist nu moet de vraag wie de totale verantwoordelijkheid heeft beantwoord worden, vindt Bart Goossens: “Vanuit die verantwoordelijkheid moet de totale workforce een agendapunt worden op directieniveau: ‘Als straks de markt weer aantrekt, wat is dat ons plan?’ Stel dat KLM over twee maanden weer gaat vliegen en ondertussen zijn bijna alle flexmensen weg. Wie gaat dat organiseren? Toon het lef maar als HR om die verantwoordelijkheid ook voor flex te nemen en trek de KPI’s naar je toe. Je maakt wat mij betreft een goede stap in de volwassenheidscurve als je zegt: De workforce is de eindverantwoordelijkheid van HR, waarbij inkoop in de uitvoering ondersteunt.”

Wil je meer weten over grip op de flexibele schil, lees dan de tips en tricks in de whitepaper ‘HR als regisseur van de totale workforce’