Gemeenschappelijke aanbestedingen gemeenten, de voor- en nadelen

Overheidsorganisaties zoals gemeenten hebben een maatschappelijke verantwoordelijkheid om het (publiek) geld goed te besteden (en dus ook grip te hebben op de kosten), moeten voldoen aan de steeds complexere wet- en regelgeving die bij de inhuur van personeel geldt (compliance) en krijgen steeds meer taken toebedeeld zoals recent de uitvoering van de TOZO, waardoor zij als organisatie heel wendbaar moeten zijn. “Hierdoor komt het besef van het belang van strategische personeelsplanning bij gemeenten in een stroomversnelling. Niet alleen voor vast personeel, de next step is dat dit ook voor flexkrachten geldt. Organisaties zijn veel meer bezig met het binden en behouden van schaarse externe talenten. Dus ook de inhuur van tijdelijke specialisten gebeurt steeds minder ad hoc, minder vanuit contract-denken en meer gericht op kwaliteit, kosten en compliance”, zegt Koen de Rooij, directeur van Reijn, een platformbedrijf voor inhuur van hoogopgeleide (zelfstandige) professionals in de publieke sector.

Slim inkopen

Het streven naar efficiency, schaalvoordelen en meer regie op inhuur is de reden dat gemeenten aanbestedingen steeds meer gemeenschappelijk doen. “Dit komen we in de publieke sector tegenwoordig vaak tegen. Afgelopen jaar was er zelfs een aanbesteding voor dertig gemeentelijke organisaties”, stelt Marcel van den Bekerom, mede-directeur van Reijn.

Hierbij zijn twee varianten:

1. er is een bedrijfsvoeringsorganisatie (gemeenschappelijke regeling; shared service); een partij die structureel namens de gemeente de inkoop, dus ook de inhuur van externen, verzorgt.
2. gemeenten doen samen een aanbesteding op incidentele/ad hoc-basis; vanuit een specifiek gemeenschappelijk vraagstuk, bijvoorbeeld de inhuur van uitzendkrachten of het inschakelen van een managed service provider (MSP)

De behoefte van gemeenten om hun krachten te bundelen is logisch. Het biedt duidelijke voordelen, schetst De Rooij. “Zo hoeft niet elke gemeente zelf het wiel uit te vinden. Gemeenten zijn zich steeds meer bewust dat kennisdeling helpt bij het optimaliseren van de inhuur van extern personeel. En hiermee voldoen zij aan de maatschappelijk druk om efficiënt ‘slim’ in te kopen.”

Een one size fits all-benadering werkt niet altijd
Koen de Rooij (Reijn)

Scherpe uitvraag

Toch zijn er ook risico’s verbonden aan gemeenschappelijke aanbestedingen. In de praktijk blijkt regelmatig dat het voor één gemeente vaak al heel lastig is om de uitvraag goed te bepalen, weet Van den Bekerom. “Als een aanbestedingsdocument is gepubliceerd proberen wij altijd de daadwerkelijke inhuurbehoefte te bepalen, doorvragen naar de achterliggende visie van hrm, om zo de uitvraag scherper te krijgen.” Dat blijkt soms hard nodig. “Vorig jaar hebben we nog meegemaakt dat een gemeente een aanbesteding moest terugtrekken omdat er teveel vragen kwamen van potentiële leveranciers waar zij geen antwoord op hadden. Dat is natuurlijk zonde, dat kost veel tijd en werkt demotiverend.”

Verschillende ontwikkelstadia inhuur

Doen gemeenten een gemeenschappelijke aanbesteding dan geeft dat nog een extra dimensie aan het scherp stellen van de uitvraag naar de markt, legt de Rooij uit. “Geen enkele gemeente is hetzelfde, ze verschillen qua omvang, strategisch beleid en inhuurbehoefte. De deelnemende gemeenten zitten ook vaak in verschillende ontwikkelingsfase als het gaat om inhuur, de een heeft een heel volwassen inhuurbeleid – werkt bijvoorbeeld al jaren met een MSP, terwijl de ander dat stadium nog niet heeft bereikt en alleen ervaring heeft met het inschakelen van uitzendbureau. Een one size fits all-benadering werkt dus niet altijd.”

Dat maakt gemeenschappelijke aanbestedingen extra complex, weet Van den Bekerom. “Het is daarom nog belangrijker te achterhalen wat de echte gemeenschappelijke inhuurbehoefte is en of er bij elke deelnemende gemeente voldoende draagvlak en commitment hiervoor is.”

Beschikken de gemeenten over een eigen bedrijfsvoeringsorganisatie dan is het uiteraard in eerste instantie aan deze inkooporganisatie om de daadwerkelijke inhuurbehoefte scherp te krijgen en te toetsen of er voldoende back up is vanuit belangrijke stakeholders binnen de gemeenten. Gebeurt de gemeenschappelijke aanbesteding op ad hoc basis, dan is de rol van een inhuurexpert als Reijn om te komen tot een goede formulering van de uitvraag meestal groter. Het belang hiervan moet niet worden onderschat, want daar gaat het in de praktijk nogal eens mis, weet Van den Bekerom uit ervaring. “Als een aanbesteding is gegund en een systeem voor de inhuur is ingevoerd, wil je niet dat een van de deelnemende gemeenten stelt ‘daar gaan wij niet mee werken, dat past niet bij onze organisatie’ en dat zo’n gemeente vervolgens zelf workarounds gaat bedenken. Dat komt in de praktijk echt voor. Dat is natuurlijk niet de bedoeling, want dan is het efficiencyvoordeel weg en is de oplossing een schijnoplossing.”

“Als gemeenten eigen workarounds gaan bedenken is de gemeenschappelijke aanbesteding een schijnoplossing.”
Marcel van den Bekerom

Gemeente, kies je eigen rol

Een gemeenschappelijke aanbesteding is dus niet altijd de beste keuze. Bij de afweging om dit wel of niet te doen, adviseert Reijn te letten op drie aspecten: urgentie, relevantie en bewustzijn. Er moet een duidelijke noodzaak, een echt voordeel zijn en de deelnemende organisaties moeten beseffen wat de consequenties zijn. “Vandaar dat wij als Reijn in een kritisch voorgesprek altijd inzoomen op de daadwerkelijke collectieve behoefte en willen achterhalen of er echt commitment is”, zegt De Rooij.

Want het succes staat of valt uiteindelijk met een goede analyse van de processen en het bepalen van de exacte inhuurbehoefte van de deelnemende gemeenten. Dat is een samenspel tussen de (bedrijfsvoeringsorganisatie van de) gemeenten en de dienstverleningspartner die als inhuurexpert kan adviseren en moet faciliteren. Eén advies wil De Rooij wel alvast geven. “Kies bij een gemeenschappelijke aanbesteding als gemeente voor de rol die je wilt vervullen. Ben je een grote gemeente met een volwassen inhuurbeleid die veel volumevoordeel kan halen, dan lijkt het logisch dat je achter het stuur wilt zitten en mee wilt bepalen hoe de implementatie verloopt. Ben je een kleinere gemeente met minder ervaring in inhuur van externe professionals, dan kun je er ook voor kiezen op de bijrijdersstoel te gaan zitten en gebruik te maken van de lessons learned van de anderen voordat je zelf als gemeente de gekozen oplossing implementeert.”

Dit is het tweede deel uit de drieluik Aanbestedingen in de publieke sector. Deel één, dat onlangs is gepubliceerd, gaat over de voordelen van het gebruikmaken van de kennis van inhuurexpert bij aanbestedingen.