Wat een verhaal over de bouwvakkers ons leert over SOW-management

Hoe overtuig je interne stakeholders van de toegevoegde waarde van SoW-dienstverlening? Ik heb meer dan 30 jaar ervaring met Statements of Work (SoW) en als ik advies geef over inkoop, gebruik ik daarbij vaak een verhaaltje.

En dat gaat zo:

Een man loopt langs een bouwplaats en ziet een bouwvakker stenen neerleggen. Hij loopt naar hem toe en vraagt: “Wat ben je aan het doen?”

“Ik leg stenen”, zegt bouwvakker.

De man loopt verder, ziet een tweede man stenen neerleggen en stelt hem dezelfde vraag: “Wat ben je aan het doen?”

“Ik bouw een muur”, zegt deze tweede man.

Even verderop is een derde bouwvakker stenen aan het leggen. Weer vraagt de man wat hij aan het doen is.

“Ik bouw een kathedraal”, zegt de derde bouwvakker.

En zoals die derde bouwvakker zijn werk ziet, dat is ook hoe consultants en andere SoW-dienstverleners moeten denken als ze met potentiële klanten over hun toegevoegde waarde. Het gaat niet om hun dienstverlening (stenen neerleggen) maar om de uitkomst (een kathedraal bouwen).

Lees ook: Wat we bedoelen met SOW (en waarom we het erover moeten hebben)

Focus op de uitkomst

Inkoop van dienstverlening begint nog te vaak bij ‘de stenen’: hoeveel geld geven we uit? Waaraan? Aan wie?

Dat zijn belangrijke vragen, maar het probleem is dat personen die de dienst inkopen er vaak van uitgaan dat minder beter is. Organisaties verwachten dat zij eerder te veel inkopen dan te weinig, meer uitgeven dan nodig en werken met te veel verschillende leveranciers.

En dat maakt het lastig om ze enthousiast te maken voor SoW-dienstverlening. Met een primaire focus op ‘de stenen’ en te weinig waardering voor de uitkomst, heb je het namelijk vooral over de kosten en wat er moet gebeuren. Je hebt het niet over waar het nou eigenlijk om draait: wat jullie samen voor elkaar willen krijgen, die een mooie kathedraal.

Lees ook: Zet bij interim-opdrachten het resultaat voorop in plaats van de prijs: op naar SoW 3.0

Het gaat niet om de stenen

Normaal gesproken beginnen SoW-programma’s met vragen als:

• Wie werkt er momenteel met een SoW?

• Is dit wel echte SoW?

• Hoeveel betalen we aan onze leveranciers?

• Kunnen we ook minder betalen voor hun diensten?

• Wat kunnen we doen om kosten te reduceren?

Zo’n programma krijgt weinig steun, omdat de meeste interne stakeholders niet beoordeeld worden op het type stenen dat ze gebruiken, en zelfs niet op hoe de muur eruit ziet. Ze worden vooral beoordeeld op hoe snel ‘hun kathedraal’ gebouwd wordt en hoe populair die is. De rest is bijzaak.

Stakeholders meekrijgen

Het is veel makkelijker om je interne stakeholders mee te krijgen als je je richt op de toegevoegde waarde van diensten. Je kunt stakeholders het vertrouwen geven dat jij ze helpt om de mooiste, populairste kathedraal te bouwen door vragen te stellen als:

• Welke expertise heeft onze organisatie nodig die we kunnen inhuren met een SoW?

• Hoe gebruiken we die expertise momenteel?

• Hoe kunnen we het maximale resultaten behalen?

• Hoe kunnen we onze productie en return on investment (ROI) verhogen?

Natuurlijk moet je je nog steeds afvragen hoeveel je uitgeeft, waaraan en aan wie. Maar de antwoorden op zulke vragen zijn veel relevanter als je ze bekijkt vanuit de uitkomst waar de stakeholder naar op zoek is.

Paul Vincent is Global Head of Services Procurement and Supplier Enablement bij Hays Talent. Hij heeft meer dan 30 jaar ervaring met SOW-dienstverlening.

In de WebinarWeek gaf Paul Vincent het onderstaand webinar