10 tips voor succesvol werken op afstand

Thuiswerken, we hebben het allemaal massaal gedaan de afgelopen maanden. En voor velen onder ons bleek dat goed te gaan. Ook bedrijven die daar eerder negatief tegen stonden, herkennen de voordelen. Maar als je op lange termijn succesvol op afstand wil werken, zijn er een aantal fundamentele veranderingen nodig.

Een positieve draai uit deze crisis

De vraag is of we straks weer teruggaan naar oude gewoontes of dat we in staat zijn de positieve lessen die we nu leren kunnen meenemen. Want de voordelen van werken op afstand (‘remote’ werken) zijn groot:

• minder woon-werkverkeer en internationaal reizen is beter voor het milieu, bespaart kosten en levert meer privétijd op;
• hogere productiviteit door minder afleiding;
• meer creativiteit;
• meer snelheid;
• een flexibeler werk-privébalans;
• en het belangrijkste: een oneindig veel grotere pool talent, omdat in principe iedereen overal op de wereld voor je kan werken.

We spreken in dit artikel van ‘werken op afstand’ in plaats van ‘thuiswerken’. Tijdens de lockdown waren ouders van kleine kinderen verplicht om thuis te werken. Een onhoudbare situatie en dus geen model voor de toekomst. De verschuiving van kantoorwerk naar thuiswerk is dus eigenlijk een verschuiving naar eender welke werkplek, zolang het niet op kantoor is.

1 – Minder werkplekken op kantoor is nog geen besparing

De besparingseuro’s in de ogen van de facilitair manager zou je nog niet moeten inboeken voor volgend jaar. Voorlopig moet je nog rekening houden met de social distance van 1,5 meter per persoon. Hoeveel medewerkers mogen er dan op jouw kantoor tegelijk aanwezig zijn?

Met meer werken op afstand heb je uiteindelijk minder werkplekken op kantoor nodig. Maar een goede werkplek blijft een noodzakelijke basisvoorziening voor werkenden.

Als die werkplek thuis is, betaalt de werkgever een vergoeding voor een goede stoel, goed beeldscherm en bureau. Als er thuis geen plaats is voor een bureau, dan kan je een co-working space huren in de buurt waar je medewerker woont.

Heb al een werkplekvergoedingsbeleid? Omdat je medewerkers van thuis werken, hebben ze meer kosten. Met die vergoeding kom je daarin tussen.

2 – Van conference calls naar videobellen

Weet je nog die tijd van de mobiele telefoon of zo’n speakerapparaat voor conference calls, waarbij je alleen iemands stem hoorde? Wat ouderwets opeens. Het dagelijks gebruik van Zoom steeg in de eerste maand van de lockdown van 10 naar 300 miljoen gebruikers. Er waren wel veiligheidsissues, maar inmiddels is de beveiliging enorm verbeterd.

Om veilig te videobellen is het nu vooral een kwestie dat gebruikers met de tools leren omgaan, wachtwoorden gebruiken en eventuele opnames niet op een server in de Verenigde Staten opslaan, maar lokaal. Privacywaakhonden als de Autoriteit Persoonsgegevens en Bits of Freedom bevelen Jitsi aan als alternatief voor Zoom.

3 – Next level online samenwerken

Nu is videobellen voor veel mensen al een hele stap voorwaarts, maar het is alleen nog maar een andere vorm van communiceren. Online samenwerken is nog een hele andere stap. Want hoe ga je nu een brainstorm- of procesontwerpsessie online organiseren, een tweedaagse training geven of zelfs een heel event online doen? Het whiteboard, de flipchart en de ‘consultancy koffer’ met post-its en markers moeten ook online gaan.

Een aantal tips vanuit de experts in onze community zijn Klaxoon, Sketchboard en onze favoriet Miro. Voor een combinatie van kantoor- en op-afstand-werkers kan de Microsoft Surface Hub een handige tool zijn en Kirkman Company biedt een compleet samenwerkingsplatform inclusief ondersteuning aan.

Daarnaast waren er al allerlei online tools voor planningen, scrumboards en actielijsten zoals Trello, Asana, Monday en Confluence.

4 – Een ander veiligheidsbewustzijn

De meeste technische hobbels rondom werken op afstand zijn dus overwonnen. Het grootste technische risico is ondertussen hetzelfde als op kantoor zelf, namelijk de mens. Bij op afstand werken is de gehele fysieke toegangsbeveiliging afwezig. Er is geen registratiesysteem meer of er staan geen beveiligingsmensen meer aan de deur.

Diefstal of verlies van zakelijke apparatuur met gegevens is nu een groter risico. De noodzaak om de digitale toegangsbeveiliging extra goed op orde te hebben en te monitoren is extra groot. Extra training en communicatie om het veiligheidsbewustzijn te vergroten, is noodzakelijk.

5 – Van synchroon naar asynchroon werken

Naast technologie zijn er de werkprocessen. Doordat je niet meer zo makkelijk langsloopt bij je manager of collega, verhoog je de drempel om samen te werken met het risico dat processen trager lopen en je minder productief bent waardoor je nog meer formele communicatiemomenten gaat inbouwen.

Hier zijn 2 oplossingen voor, de ene juist weer technisch, door te zorgen voor informele en daardoor snelle communicatie en samenwerkingstools die we hiervoor al bespraken. De andere oplossing is structureler van aard, want juist om al dat overleg en online videovergaderen te verminderen en remote werk echt tot een succes te maken, is het nodig om werk meer asynchroon in te richten. In losse taken die individueel gepland en uitgevoerd kunnen worden. Anders is thuiswerken niet anders zoals op kantoor waar je van 9 tot 5 in vergadering zit zonder werk af te krijgen.

6 – Leiderschap door coaching

Over leiderschap in deze crisistijden is al heel veel geschreven. Er mag ruimte zijn voor twijfel en eerlijkheid en vertrouwen in mensen die op afstand werken. De methode van direct leiderschap, zoals ook sommige staatshoofden initieel hanteerden, past niet goed in deze tijd.

Diegenen die de meeste aandacht verdienen zijn de werkenden zelf. Zeker de medewerkers die werken voor bureaucratische organisaties, waar thuiswerken een taboe was of voor hooguit 1 dag per week was toegestaan. Voor hen is deze crisis ook een identiteitscrisis. Een leidinggevende kan niet meer micromanagen en iedereen in het oog houden. En iedereen moet leren meer zelfstandig te werken en vooral zijn tijd goed te plannen om de werk-privétijd in balans te houden.

Voor dit soort organisaties is overstappen naar een model van managers als coach, eventueel met online coaching en performance management tools, de enige manier om voor beide partijen met remote werken om te gaan. Nu was dit voor veel HR-teams toch al een wens om te implementeren, dus biedt deze crisis een mooie kans om dat door te drukken.

7 – Een mentale gedragsverandering

Risico’s op eenzaamheid, stress, minder beweging, gezondheidsklachten en bovenal de werk-privébalans zijn allemaal mentale risico’s die veel slechter beheersbaar zijn dan in een kantooromgeving. Daar heb je geen jonge kinderen om je heen, maar wel collega’s (en een manager) die om je geven, daar heb je ‘wandelgangen’ en ergonomische stoelen, een goede airconditioning …

Een bijzonder gemis bij ‘werken op afstand’ is juist die afstand. Je kunt het werk niet uitzetten door ‘naar huis’ te gaan. Het onder controle krijgen van de werk-privébalans is de grootste uitdaging voor veel mensen. Men zou veel aandacht moeten schenken rond die mentale gedragsverandering. Bijvoorbeeld via een coach of manager die tegen je zegt ‘stop ook eens met werken’.

8 – Bezin de werk-privébalans van messaging tools

De vervanging van sociale interactie via offline informele communicatie door online tools is noodzakelijk. Maak daarbij een duidelijke keuze die past bij de bedrijfscultuur voor het gebruiken van privé messaging tools zoals WhatsApp, Signal en Messenger versus een eigen, organisatie messaging tool.

Aan het gebruik van de privé messaging tools zit namelijk ook een risico. Niet zozeer technisch, want de berichten zijn vaak wel versleuteld, maar wel dat privé en zakelijke gesprekken door elkaar lopen. Als je nog geen eigen messaging tool hebt binnen je organisatie ga daar dan snel naar op zoek. Die communicatie scheiden is ook voor een betere werk-privébalans nuttig, doordat je de zakelijke messaging tool kan ‘uitzetten’.

9 – Sociale interactie moet je plannen

Als onderdeel van die mentale gedragsverandering is sociale interactie een cruciaal aandachtspunt. Mensen zijn nu eenmaal sociale dieren die contact nodig hebben om beter te presteren. En in de sociale interactie worden ook veel werk gerelateerde onderwerpen besproken.

Uit onderzoek van CruncHR en NN blijkt dat alternatieve ondersteuning bij sociale interactie essentieel is om de mentale weerbaarheid op peil te houden, zeker bij de jongere generaties. Op kantoor hoef je een kletspraatje met je collega’s niet in te plannen, dat doe je gewoon.

Samen koffie halen, lunchen, een rondje lopen, even ‘buurten’ bij oud collega’s, dat is op afstand allemaal een stuk ingewikkelder. Niet alleen zou je als werkgever dus ruimte moeten geven om tijd te maken voor sociale interactie, ook de werkenden moeten die tijd durven te pakken.

10 – Talent selecteren op afstand, over de hele wereld

De laatste tip is van een ander, Nederlands IT-bedrijf met al bijna 2.000 medewerkers genaamd Elastic, dat zoek software maakt. Ook voor hen is de hele wereld een talentpool, omdat ze vooral op afstand werken. Deze recruiter heeft nog nooit een fysiek sollicitatiegesprek gevoerd. Met de juiste tools en een iets andere insteek op het gesprek is het op zich niet veel anders dan normaal. Door dat op afstand solliciteren is het ook veel laagdrempeliger om andere selectietools als assessment games in te zetten. Daarmee bespaar je enerzijds tijd en heb je anderzijds ook beter inzicht in iemands vaardigheden en wensen, iets wat op een cv van iemand aan de andere kant van de wereld altijd wat lastiger inschatten is.

Dit artikel verscheen eerder op HRTech Review.