Leidinggeven aan mobiele teams: hoe moet dat na de zomer? 5 vragen en antwoorden

Gonny Vink is directeur van organisatieadviesbureau work21 en schrijver van het boek Leidinggeven op afstand. Dat boek publiceerde ze een jaar geleden en afgelopen maart zag ze de verkoopcijfers flink stijgen toen werknemers massaal thuis moesten gaan werken. Ineens moesten heel veel managers leiding geven aan volledig mobiele teams.

Leidinggevenden wilden in het begin vooral weten hoe ze zo ‘normaal’ mogelijk hun dagelijks werk konden voortzetten op afstand. De laatste tijd zijn hun vragen veranderd, vertelt Vink. “Ze zijn meer bezig met de toekomst. Hoe moet dat na de zomer, als een deel van het team weer op kantoor mag werken? Hoe zorg je voor een goede balans tussen werken op kantoor en thuis, voor je teamleden en voor jezelf?”

1. Na de zomer werkt een deel van het team thuis, een deel op kantoor. Hoe regel ik dat?

Inmiddels zijn heel wat werkplekken aangepast op de anderhalvemetersamenleving, zodat een deel van het personeel na de zomer weer af en toe op kantoor kan werken. Daar is ook behoefte aan, blijkt uit een enquête van onderzoeksbureau Motivaction in opdracht van communicatiebureau PROOF. De helft van de medewerkers wil graag meerdere keren per week naar kantoor zodra het kan. Tegelijkertijd bevalt het thuiswerken wel en willen veel werkenden dat regelmatig blijven doen.

Vink denkt dat ‘hybride’ werken normaal wordt in veel organisaties: vaak thuis, soms op kantoor. In haar bedrijf work21 werkt het personeel al jaren afwisselend op kantoor en op afstand. Ze kreeg afgelopen maand de meeste vragen over deze mix. “Ik adviseer managers om vooral te kijken naar de aard van het werk”, zegt ze. “Als je iets sneller voor elkaar krijgt door samen te komen op kantoor, doe dat dan. Zo niet, laat teamleden dan zelf kiezen waar ze werken.”

Voorkom dat je team op kantoor de hele dag aan het videobellen is met collega’s op afstand

Neem je team serieus en laat ze zelf beslissen over hun werkplek, zegt Vink. “Gebruik apps waarmee iedereen kan zien wie er nog meer op kantoor is. Mensen kunnen zo drukte vermijden en voorkomen dat ze op kantoor alleen maar aan het videobellen zijn met collega’s op afstand. Dan schiet naar kantoor komen snel zijn doel voorbij.”

2. Hoe ga ik om met wisselende werktijden binnen mijn team?

Een groot voordeel van werken op afstand is dat teamleden makkelijker kunnen switchen tussen werk en privé. Even sporten ‘s middags? Geen probleem, dan begin je toch vroeger of werk je ‘s avonds langer door.

Die flexibele schema’s klinken fijn en toch liepen teams afgelopen tijd tegen problemen aan. In veel organisaties mogen mensen namelijk wel flexibel werken, zolang ze altijd bereikbaar zijn. En dat zorgt juist voor stress. Vink: “Op kantoor zijn werknemers ook niet altijd bereikbaar en in een vergadering zou de telefoon op z’n minst op stil moeten staan. Waarom moet je dan wel continu bereikbaar en beschikbaar zijn als je elders werkt? Dat is onzin en niet realistisch.”

Hoe los je het op? “Goede afspraken zijn essentieel”, zegt Vink. “Maak agenda’s openbaar en zet er precies in wanneer je werkt en wanneer niet. Kijk eerst even in de agenda van je collega, voordat je hem opbelt. Zo eenvoudig kan het echt zijn.”

Haar bedrijf heeft een zogenaamde ‘samenwerkmatrix’, waar precies in staat welke tool het team waarvoor gebruikt. Voor dringende zaken bel of app je, voor de rest gebruik je Teams. “Teams is geduldig, net zoals email”, legt Vink uit. “Als je het gevoel hebt dat je altijd meteen op mails moet reageren, geeft dat veel druk. Vaak kunnen dingen echt wel wachten. En zo niet, dan wordt je dus gebeld.”

3. Maar als managers ben ik altijd bereikbaar. Of niet?

Als leidinggevende heb je al gauw het gevoel dat jij wel altijd bereikbaar moet zijn. Dat is juist niet zo, vindt Vink. “Als jij een goede werk-privébalans wilt stimuleren bij je team, geef dan het goede voorbeeld.”

Als jij van ‘s ochtends vroeg tot ‘s avonds laat actief bent, geef je daarmee extra druk aan je team. Vink: “Het tegenovergestelde zie ik ook: managers die hun mails alleen tussen negen en vijf versturen, om een ander niet te belasten. Maak in plaats daarvan goede afspraken, zodat iedereen meer vrijheid heeft om zijn eigen dag in te delen. Bijvoorbeeld met zo’n samenwerkmatrix.”

4. Hoe zorg ik voor meer onderlinge verbinding?

Uit het Motivaction-onderzoek blijkt dat meer dan de helft van de werknemers zijn collega’s mist. Vink krijgt ook veel vragen van managers over zorgen voor verbinding, vertelt ze. “Leidinggevenden worstelen met verbinding tussen het eigen team en de organisatie als geheel. Vooral dat laatste is moeilijk. Als team kun je allerlei zaken online organiseren, denk aan de wekelijkse vergaderingen of dagstarts. Maar het praatje bij de koffieautomaat met collega’s van een andere afdeling, dat mis je.”

Wie nu nog werkt met afgeschermde schijven, heeft het lastig

Organiseer dus ook af en toe eens iets samen met een andere afdeling, tipt ze. “Werk in een keten als het om projecten gaat, op die manier heb je iets wat de collega’s onderling verbindt. Laat mensen eens hun netwerk in kaart brengen, zodat ze hier veel bewuster mee om kunnen gaan.”

Digitale transparantie is nog belangrijker nu je niet zomaar naar een andere afdeling kunt lopen. “Zorg dat iedereen overal bij kan”, zegt ze. “Als jouw bedrijf nu nog werkt met allerlei afgeschermde schijven, dan heb je het lastig. Maak ook inzichtelijk wie waarmee bezig is. Hoe transparanter je werkt, hoe makkelijker je elkaar kunt vinden.”

5. Hoe blijf ik nou echt op de hoogte van wat er speelt?

Persoonlijke gesprekken tussen leidinggevende en teamleden zijn belangrijk, benadrukt Vink. “Voor leiderschap is het ontzettend belangrijk dat je goed aanvoelt hoe mensen in hun vel zitten. Normaal gesproken zie je hun houding en gedrag en hoor je hoe het met ze gaat als je langs loopt op de afdeling. Dat wordt echt anders als je elkaar minder vaak ziet en dat vraagt ook iets anders van jou als leidinggevende. Je zult alert moeten zijn op andere signalen en een goede mix moeten vinden tussen daadwerkelijk ontmoeten en op afstand contact hebben.”

Overleg met het hele team is niet genoeg

De grootste uitdaging van werken op afstand is ervoor zorgen dat je op elkaar afstemd bent, weet waar je team mee bezig is en wat ze van jou nodig hebben. “Alleen overleg met het hele team is niet genoeg, er zijn nu eenmaal zaken die je beter individueel kunt bespreken. Verdiep je in je mensen en zorg dat je hun persoonlijke situatie kent.”

Hoe doet ze dat zelf? “Voor de coronacrisis belde ik mensen altijd in de auto om te vragen hoe het met ze gaat. Nu doe ik dat ook bewust overdag. ‘Ik heb je al even niet gezien, hoe is het? Hoe gaat het thuis? Kan ik iets voor je betekenen?’”