Nader toegelicht: meldingsplicht ZZP’ers en niet EU/EER/CH-burgers

Werkgevers of meldingsplichtige zelfstandigen uit de Europese Unie, een ander land binnen de Europese Economische Ruimte (EER), of Zwitserland, die een tijdelijke opdracht in Nederland vervullen voor uw organisatie, hebben per 1 maart 2020 een zogenoemde meldingsplicht. Zij worden dan aangemerkt als dienstverrichter en uw onderneming als dienstontvanger. Voor beiden gelden nieuwe regels. De dienstverrichter heeft een meldingsplicht, de dienstontvanger een controleplicht. Hierna gaan wij in op wat dit precies inhoudt.

Voor een nieuwe inzet in Nederland is de dienstverrichter verplicht om een melding te doen bij het SVB-loket: Posted Workers. Dus ongeacht de nationaliteit de werknemer van uw buitenlandse leverancier of de vraag of het EU/EER of niet-EU/EER betreft. In enkele gevallen gelden er uitzonderingen voor de meldingsplicht. Deze meldplicht van de leverancier dient voor aanvang van het werk in Nederland en volledig te worden gedaan. O.a. de eigen bedrijfsgegevens, de ID-gegevens, A1-verklaring van de ingezette werknemers, de sector en de naam opdrachtgever en plaats van werkzaamheden moeten gemeld worden.

Naast de meldingsplicht heeft de dienstverrichter de verplichting om een contactpersoon op te geven die ter plaatse in Nederland beschikt over aanvullende gegevens zoals loonstroken, contracten, urenregistratie en betaalbewijzen van het loon.

Controleplicht

De dienstontvanger in Nederland heeft een controleplicht. Als dienstontvanger moet u controleren of er gemeld is en of de melding juist is. De melding van de dienstverrichter kunt u vrij eenvoudig inzien en controleren. Hierop kunt u de gegevens van de zelfstandige of het bedrijf en de werknemers die voor u komen werken zien, het adres van de werkplek, een beschrijving van de werkzaamheden en hoe lang deze duren. Indien de gegevens niet kloppen, kunt u dit melden. Als de gegevens wel allemaal kloppen, dan kunt u dat bevestigen en daarmee voldoet u dan aan uw controleplicht.

De meld- en controleplicht worden in principe per medewerker gedaan en is geldig voor de opgegeven periode.

Inzicht vanuit instanties

Samen met de Belastingdienst en de Sociale Verzekeringsbank (SVB) heeft de Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid (Inspectie SZW) direct inzage in alle meldingen en kan bestuursrechtelijke sancties opleggen. Er zijn boetes verbonden aan het niet tijdig melden of controleren en/of het niet juist opgeven van data via het portaal Posted Workers. Echter, voor de periode vanaf 01-03-2020 t/m 31-08-2020 is er een overgangsperiode, waarbinnen in principe geen boetes opgelegd worden.

Het is op dit moment nog niet duidelijk of deze termijn wordt verlengd als gevolg van de coronacrisis. U bent verplicht om, samen met uw samenwerkingspartner, ervoor zorg te dragen dat u aan de regels voldoet. Dit in ieder geval voordat de boetevrije periode erop zit, zodat u het risico op bestuursrechtelijke sancties kunt voorkomen. De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) kan ook gegevens opvragen uit het meldloket. Bijvoorbeeld als een persoon een woon- en tewerkstellingsvergunning nodig heeft. Sociale partners kunnen eveneens gegevens opvragen uit het meldloket. Zij kunnen dan (gerechtelijke) procedures starten om naleving van cao-bepalingen af te dwingen. Dit betekent dat deze instanties direct in actie kunnen komen en dus (rechts)maatregelen kunnen nemen.

Ketenbemiddeling

Complicaties ontstaan wanneer u als opdrachtgever als eerste schakel in de keten in Nederland samenwerkt met een buitenlandse leverancier, waarbij deze werknemers vervolgens weer werken bij uw (eind)opdrachtgever in Nederland. Dit is het geval bij sub-contracting en bij in/doorleen van medewerkers. In deze gevallen zijn er meerdere dienstontvangers in Nederland.

Deze complexiteit speelt ook wanneer uw buitenlandse leverancier zelf al gebruik maakt van een leverancier (subcontractor of een uitzendbureau). In dat geval wordt uw leverancier de eerste dienstontvanger en bent u de tweede dienstontvanger in de keten.

Momenteel is het SVB nog druk met het in kaart brengen van deze verschillende keten-situaties en de instructies die behoren bij de juiste uitvoering van de meldplicht en controleplicht hiertoe. De praktijk wijst vooralsnog uit dat op dit moment de dienstverrichter niet twee partijen in Nederland als dienstontvanger in het systeem kan opgeven. Hierover volgt hopelijk de komende maanden meer duidelijkheid.

Meldplicht voor ZZP’ers

Zoals reeds aangegeven kunnen ook ZZP’ers gevestigd met hun onderneming buiten Nederland verplicht zijn te voldoen aan de meldingsplicht als zij werk aannemen en verrichten in Nederland in specifieke sectoren: bouw, schoonmaak, voedingsindustrie, metaal, zorg, glazenwasserij, land- en tuinbouw. Er gelden extra regels voor de transportsector.

Notificatieplicht UWV vervallen

Voor werknemers van een buitenlandse werkgever die in Nederland tijdelijk komen werken en die niet beschikken over een EU/EER/CH-nationaliteit (derdelanders), gold dat zij tot 01-03-2020 een notificatieplicht hadden bij het UWV. De nieuwe meldplicht vervangt de notificatie bij UWV. Let op, illegale arbeid kan risico’s met zich meebrengen voor uw organisatie alsmede voor iedere schakel in de keten. Bestuursrechtelijke sancties, waaronder hoge boetes, kunnen worden opgelegd aan u en iedere schakel in de keten. Naast vermelding op de lijst van ‘Naming and Shaming’, hetgeen imagoschade kan opleveren.

Let op: voor derdelanders geldt dat zij maximaal 90 dagen binnen een periode van 6 maanden in Nederland mogen verblijven wanneer zij door een in het buitenland gevestigde werkgever naar Nederland worden gedetacheerd. Is van te voren of gedurende het werken in Nederland duidelijk dat deze 90 dagen termijn overschreden zal worden, dan dient een verblijfsvergunning bij de IND aangevraagd te worden. E.e.a. is geregeld in de Vreemdelingen Circulaire (VC) 2000. Ook de Nederlandse inlener kan een boete krijgen bij overtreding i.v.m. de Wet Arbeid Vreemdelingen.

Belangrijk voor de praktijk

Voor uw bedrijfsvoering is het belangrijk dat u:

1. schriftelijke afspraken maakt met uw leveranciers over de meldingsplicht en wie aansprakelijk is als er niet (tijdig) wordt voldaan aan wettelijke verplichtingen geldend in Nederland, waaronder de meldingsplicht. Denk ook aan de vastlegging van correcte beloning alsmede het beschikken over een woon-en werkvergunning om in Nederland arbeid te mogen verrichten en de Waadi-registratie van de uitlener.
2. werk zoveel als mogelijk met NEN– en/of PayOk– gecertificeerde bedrijven.
3. een methode heeft waarmee u de echtheid van paspoorten en identiteitsbewijzen zelf controleert.Helaas zijn valse documenten nog steeds in omloop. Controleer daarom altijd het originele documenten van de werknemers ten overstaan van de personen voordat het werk voor of via uw onderneming start.
4. uw leveranciers zo nodig informeert over de gelende regels, eventueel onder verwijzing naar openbare gegevens.
5. ervoor zorgt dat er geen personen voor u werkzaam zijn als niet wordt voldaan aan de meldingsplicht en controleplicht. Door het meld- en controleplicht systeem van Posted Workers is inzichtelijk welke melding, wanneer, door wie, is gemaakt en gecontroleerd.
6. van tijd tot tijd, bijvoorbeeld eens per jaar, controles uitvoert of alles verloopt conform afspraken en wet- en regelgeving en of bijsturing nodig is.

Kortom, u kunt met een gerust hart samenwerken met buitenlandse samenwerkingspartners, mits u weet welke regels gelden. Samen met uw samenwerkingspartners zorgt u ervoor dat regels worden nageleefd. Heeft u hulp hierbij nodig of heeft u anderszins vragen, neem dan gerust contact met ons op. We denken graag met u mee en kunnen zo samen een heleboel problemen voor u en uw samenwerkingspartners voorkomen.

Auteurs: Hendarin Mouselli (VRF Advocaten) en Maarten de Jong (Bureau Cicero)