Projectmanager Paul Lokenberg (Leapforce) werft zelf zijn externe experts: ‘Freelancers zijn 100% betrokken’

Paul Lokenberg is verantwoordelijk voor de begeleiding van digitale projecten bij allerlei grote klanten van Leapforce. Dit bedrijf helpt bedrijven bij hun digitale transformatie, implementatie van digitale tools, consulting en growth hacking. Dat laatste is een manier om bedrijven in korte tijd hard te laten groeien op basis van data.

“Klanten komen bij ons met een probleem en wij zoeken een oplossing”, vertelt Lokenberg. “We werken niet met één bepaalde tool, maar zoeken telkens een oplossing op maat. Soms komen we terecht in een vakgebied waar onze vaste medewerkers te weinig kennis van hebben. Dan gaan we op zoek naar freelance experts.”

Snel schakelen

De projectmanagers van Leapforce werken eigenlijk nooit samen met zzp-bemiddelaars en er is geen vaste inhuurafdeling, vertelt hij. “We hebben namelijk lang niet elke maand behoefte aan nieuwe freelancers”, vertelt hij.

Leapforce is een mkb-bedrijf met zo’n 12 vaste fulltime-medewerkers, een aantal parttimers en wat vaste freelancers. Die club vullen ze per project aan met externe hulp. “Soms zoeken we twee nieuwe freelancers in een maand, dan weer een tijdje geen. Vaak gebruiken we ons eigen netwerk van vertrouwde zzp’ers. Het is fijn om een kort lijntje te hebben als je snel moet schakelen.”

Zoeken zonder connecties

Maar soms is het best lastig om de juiste zzp’ers te vinden, zeker onder tijdsdruk. “Als een project in een stroomversnelling komt heb je snel hulp nodig van externe specialisten. Juist op zo’n moment heb je als projectmanager weinig tijd om uitgebreid te zoeken”, vertelt Lokenberg.

Zeker als je juist een expert zoekt in een vakgebied waar je niet in thuis bent, is dat best een uitdaging. “Ik werk nu bijvoorbeeld voor een medische partij en daarbij komen ingewikkelde zaken kijken rondom patiëntveiligheid. Ik zocht daarvoor een expert, maar het lastig zoeken in een wereld waar je geen connecties hebt.”

In zo’n geval werkt Leapforce met online platform Jellow. Lokenberg: “Een collega had de online marktplaats getest en had snel een leuke kandidaat gevonden, dus dat wilde ik ook proberen. Het bespaarde me flink wat tijd en ik was tevreden over de uitkomst. Nu hebben we een jaarabonnement afgesloten.”

Eerlijk verwachtingsmanagement

Als manager heeft Lokenberg van het begin tot het eind van het project contact met de freelancers. In de IT zijn goede zzp’ers best schaars. Hoe overtuigt hij ze om voor hem aan de slag te gaan? “Ik spreek nieuwe freelancers meestal eerst telefonisch en dan gaat het vooral over het probleem wat we willen oplossen”, vertelt hij. “Ik heb het geluk dat ik leuke projecten heb voor mooie klanten. Verder helpt goed verwachtingsmanagement, vooral bij lastig in te vullen opdrachten.”

Zo was hij onlangs op zoek naar iemand die direct beschikbaar moest zijn voor anderhalve dag per week. “Dat soort opdrachten zijn minder gewild”, zegt hij. “Ik probeer dan vanaf het begin transparant te zijn over de scope van het project en eventuele verdere samenwerking. Helder, nuchter en zonder hoog van de toren te blazen. Vaak kan ik freelancers ook echt perspectief bieden op nieuwe opdrachten in de toekomst, want ons bedrijf groeit en we doen vaak nieuwe dingen.”

Vertrouwen en transparantie

Vertrouwen en open communicatie zijn belangrijk in een samenwerking, vindt de projectmanager. “Net zoals de vaste mensen worden freelancers actief betrokken bij het bedrijf. Ze zijn welkom bij kwartaalpresentaties en borrels, zelfs als ze maar een paar uur per week voor ons werken.”

Verder vindt hij het belangrijk dat zijn hele team toegang heeft tot de systemen. “Bij intensieve, lange opdrachten is het belangrijk dat iedereen honderd procent betrokken is. Dus iedereen met wie ik samenwerk krijgt direct toegang tot de benodigde accounts en de werkomgeving. Dat bevordert de samenwerking en een samenwerking die goed verloopt, biedt uiteindelijk weer nieuwe mogelijkheden.”