Een oproep tot fair play bij aanbestedingen

Stel: een thuisloze spreekt je op straat aan met de vraag om geld. Dan wordt bij een hoop Nederlanders de moraalridder wakker. Dan gaan ze vragen stellen als: ‘Je gaat er toch geen drank of drugs voor kopen he?’

Er wordt in Nederland jaarlijks voor ongeveer 73 miljard aanbesteed, variërend van infrastructuur tot personeel. Ondanks dit astronomische bedrag worden er nauwelijks ‘moraalridder vragen’ gesteld over of dit bedrag wel goed besteed wordt. Af en toe zijn er ‘grote’ voorbeelden die het landelijke nieuws halen. Zo berichtten zowel het AD als de Volkskrant in 2018 over een verkeerde aanbesteding van Rijkswaterstaat van twee van de vier zogenoemde Rigid Hull Inflatable Boats (RHIB’s). De eisen waar de boten aan moesten voldoen, waren verkeerd geformuleerd. De boten kunnen op hoge snelheid varen en in hoge golven, maar niet tegelijkertijd. En laten ze daar nu juist voor aangeschaft zijn. Uit tests bleek dat bij een combinatie van hoge vaarsnelheid en hoge, steile golven de boten achterover zouden kunnen slaan. Bij gebruik op de Noordzee kan dat nog wel eens voorkomen. Conclusie: de boten waren onbruikbaar en Rijkswaterstaat zat met een strop van één miljoen euro.

Is de aanbesteding van Rijkswaterstaat een eenmalige, uitvergrote misser? Nee, er speelt meer.

Iedereen volgt keurig de juiste procedures en blijft achteraf vaak zitten met hoger uitgevallen kosten.

Ik schets twee voorbeelden die aantonen dat er in de dagelijkse praktijk (helaas) nog veel winst en geld te behalen valt:

Voorbeeld 1: Onderwijsinstelling geeft geen inzage in de huidige inhuurcijfers

Om als inschrijver de kosten (die uitgevraagd worden in het prijzenblad) goed in te kunnen schatten, hebben marktpartijen inzicht nodig in de huidige situatie. Er worden vragen gesteld over het aantal inhuurkrachten, gemiddelde verblijfsduur, aantal uren, tarieven, functies e.d. De Nota van Inlichtingen is ontwijkend. Er worden geen cijfers gedeeld. Opmerkelijk omdat de huidige leverancier sinds 2015 de administratie voert. De aanbestedende dienst schrijft zelfs in haar stukken erg tevreden te zijn over de huidige leverancier, onder meer vanwege het kennisniveau en het actief delen van jawel: inhuurcijfers.

U leest het echt goed. De informatie is gewoon beschikbaar maar wordt simpelweg niet gedeeld. Partijen kunnen hierdoor geen inschatting maken van de businesscase. Resultaat: de huidige leverancier was de enige inschrijver en heeft in 2020 de opdracht opnieuw gegund gekregen. Voor de komende acht jaar…

Voorbeeld 2: Het fenomeen ‘gunningscriterium prijs’

In de Aanbestedingswet 2012 is vastgelegd dat het standaardcriterium voor inhuur van flexibel personeel de beste prijs-kwaliteitverhouding is. Het gaat hier om de verhouding tussen kwalitatieve guncriteria en het prijselement. Belangrijk in het prijselement is dat duidelijk gedefinieerd wordt wat een inschrijver naast de geoffreerde prijs wel én niet in rekening mag brengen. Een aanbestedende dienst geeft in deze casus géén antwoord op vragen van meerdere partijen over onder meer inhuurketens en maximale marges per uur. Zij formuleert ontwijkende antwoorden en stelt dat ze duidelijk is geweest in de leidraad. De winnende partij behaalt niet de hoogste kwaliteitsscore én schrijft in met een tarief dat ruim 50% afwijkt van alle andere inschrijvers.

Drie jaar later wordt hetzelfde contract opnieuw aanbesteed. Dan wordt duidelijk dat de vorige dienstverlener, naast de opgegeven tarieven in de aanbesteding, zeer stevige commerciële bemiddelingsmarges in rekening heeft gebracht aan zzp’ers en leverancier. Marges die oplopen tot duizenden euro’s per inzet per jaar. Net als bij het voorbeeld van de thuisloze zegt de moraalridder in ons: wat een belachelijke situatie. Hoe kan dit! Dit mag niet gebeuren.

Uiteraard gaat het niet altijd zo, maar helaas te vaak nog wel. Eisen worden niet goed opgeschreven, vragen worden ontweken of ‘vaag’ beantwoord en contracten worden na gunning niet actief gecontroleerd op wat er is afgesproken.

Eenvoudige oplossing

Aanbestedende diensten kunnen zich eenvoudig tegen deze vorm van inschrijven wapenen. Om te beginnen door transparant te zijn, één van de beginselen van de aanbestedingswet. Stel heldere uitgangspunten op en bepaal of het wel of niet is toegestaan dat inschrijvers twee keer verdienen aan één inhuurkracht. Daarnaast helpt het om vragen van marktpartijen serieus, volledig en inhoudelijk te beantwoorden. En door na de gunning steekproeven uit te voeren door ingehuurde arbeidskrachten en zzp’ers te vragen of en hoeveel marge ze (moeten) betalen aan de preferred supplier.

Van Fair Pay naar Fair Play

De afgelopen jaren is er, terecht, veel aandacht geweest voor de positie van de flexwerker. Eerlijke en goede tarieven, op tijd betalen, gelijke kansen, toegang tot opleidingen en heldere contracten. Dit zijn allemaal ingrediënten voor goed opdrachtgeverschap. Tel daarbij op de aangescherpte wet- en regelgeving zoals de Wet Aanpak Schijnconstructies, Inlenersbeloning en de Wet Arbeidsmarkt in Balans. Dit alles heeft de positie van flexkrachten verbeterd. Deze fair pay eisen zijn tegenwoordig ‘standaard’ in elk programma van eisen opgenomen. We zijn het anno 2021 met elkaar eens dat iedereen recht heeft op een eerlijke en correcte beloning. Het wordt tijd dat we naast fair pay ook fair play met elkaar gaan agenderen.

Stel, de overheid schrijft een aanbesteding uit. Bouw een weg van A naar B. De weg wordt op tijd opgeleverd en na een feestelijke opening in gebruik genomen. Dan zet de aannemer ineens halverwege tolpoorten op diezelfde weg. Wil je gebruik maken van deze weg, dan moet je tol betalen. Weer zegt de moraalridder in ons: wat een onzin. Recentelijk heeft de meervoudige kamer van kantonrechters van de rechtbank Amsterdam een uitspraak gedaan inzake AirBnB en het dienen van ‘twee heren’. AirBnB brengt zowel kosten in rekening bij de huurder als bij de verhuurder. Deze dubbele bemiddelingskosten zijn aangemerkt als het dienen van ‘twee heren’.

Gunningen van 0,01 cent per uur

Bij overheidsaanbestedingen zijn tolpoorten en dubbele bemiddelingskosten door leveranciers ‘business as usual’. Wil je als zzp’er of leverancier toegang krijgen tot overheidsopdrachten? Dan is de kans levensgroot dat je eerst langs de zelfgeplaatste tolpoort van de preferred supplier moet. Dat de dienstverlening ‘gekocht’ wordt met een te lage inschrijving en via dure tolpoorten gecompenseerd wordt, is helaas geen theorie. Dit blijkt bijvoorbeeld uit een recente Europese aanbesteding bij een bestuursorgaan. Een marktpartij heeft ingeschreven met 0,01 cent per uur en de aanbesteding gewonnen. Ik hoor het u zeggen: wat een belachelijke situatie. Dit kan helemaal niet. Er zijn meerdere vragen gesteld om het minimumtarief van 0,01 cent te verhogen. Het antwoord was steeds:

“Hier hebben wij naar gekeken, maar het is niet aan ons te bepalen welke tarieven marktconform zijn, dat moet de markt zelf bepalen”.

De businesscase van dit soort inschrijvingen is alleen rendabel met extra inkomsten. Interim opdrachten worden na gunning meteen achter betaalmuren geplaatst of zijn alleen toegankelijk via portals waarbij een zzp’er onder het mom van vrijwilligheid een deel van het tarief moet afstaan voor toegang tot een portal en afname van ‘ondernemersproducten’. Mocht een zzp’er hier niet voor kiezen, dan is de kans op een opdracht bijkans nihil. Met een vergoeding van 0,01 per uur snapt iedereen direct waarom.

De overheid staat erbij en doet niks.

Dergelijke aanbestedingen zijn een farce voor de markt. Het doet afbreuk aan het vakmanschap van marktpartijen, is nadelig voor zzp’ers die onnodig duizenden euro’s per jaar moeten afdragen en schaadt het vertrouwen in aanbestedingsprocedures. De marktpartij die de aanbesteding met een tarief van 0,01 heeft gewonnen, hanteert overigens ook een tolpoort. Het bestuursorgaan betaalt voor het zoeken, vinden, selecteren, screenen, contracteren, registreren van uren en factureren € 16 per jaar bij een fulltime inzet (1.600 uur maal 0,01). Diezelfde professional moet via de tolpoort bijna € 5.000 euro aan de marktpartij afdragen. Dit kan je met droge ogen geen fair play noemen volgens mij.

Dit artikel op Zipconomy beschreef een jaar geleden al dat soms zo goedkoop aangeboden wordt, dat er wel iets anders aan de hand moet zijn. Bijvoorbeeld door op andere, minder zichtbare, manieren marge te maken. Het geeft ook tips en aanbevelingen om de risico’s van een mindere kredietwaardigheid van flexleveranciers te controleren. Deze tips worden door aanbestedende diensten vaak genegeerd, en ook dat is een gemiste kans.

Oproep: neem Fair Play op in de agenda van Beter Aanbesteden

Het opstellen van realistische offerteaanvragen, was een aantal jaren geleden een veelgenoemd punt in de actieagenda Beter Aanbesteden. In de praktijk ervaren ondernemers en aanbestedende diensten nog steeds problemen en ergernissen op het gebied van kennis van de markt, toepassing van EMVI en SROI, eenzijdige contractvoorwaarden en ga zo maar door. De actiepunten gingen voornamelijk over betere communicatie, de inkoper eerder betrekken in het aanbestedingsproces, samenwerken aan meer uniforme voorwaarden en een heldere en realistische offerteaanvraag.

Bij deze doe ik een oproep aan Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK), VNO-NCW/MKB-Nederland, de VNG en de Tweede Kamer om Fair Play als 24e punt aan het vervolgprogramma van Beter Aanbesteden toe te voegen .

Zelfs Staatssecretaris Mona Keijzer adviseerde aanbestedende diensten om vooraf te communiceren wat er aanbesteed wordt. “Ga in gesprek met bedrijven die er verstand van hebben.” Een beter advies van de staatssecretaris om als aanbestedende diensten te focussen op Fair Play en de positie van inschrijvers te verbeteren, kan je volgens mij niet krijgen.

Brainnet organiseert in 2021 een aantal digitale rondetafelsessies over het onderwerp ‘beter aanbesteden’. Onder leiding van inkoopexperts uit de private en publieke sector gaan we met elkaar in gesprek over o.a. best practices, het belang van marktconsultaties en wat succesfactoren zijn van
realistische offerte-aanvragen. De sessies zijn toegankelijk voor HR- en inkoopprofessionals, inkoopadviesbureaus en aanbestedingsspecialisten.

De 1^e sessie start april 2021. Bent u geïnteresseerd of wilt u deelnemen?
Dat kan door een mailtje te sturen naar info@brainnet.nl o.v.v. rondetafelsessies.