Is uitbesteden van externe inhuur wel zo’n goed idee?

Belangrijke factoren voor toegevoegde waarde van uitbesteden

Zowel een MSP als een broker zijn extra schakels die toegevoegd worden in de inhuurketen. Maar voegen deze schakels ook extra waarde toe? Daarop is geen eenduidig antwoord te geven. Het hangt namelijk af van een aantal factoren:

1. Inhuur
   a.  Omvang en type inhuur door de organisatie.
   b.  Verwachte ontwikkelingen in die inhuur in de komende 5 jaar.
2. Organisatie
   a.  Structuur van verantwoordelijkheden in de organisatie
   b.  Expertise die de organisatie zelf in huis heeft.
3. IT
   De mogelijkheden die de bestaande IT biedt voor het inzetten van ondersteunende technologie (Vendor Management System).

Omvang en type inhuur, nu en later

Wanneer het externe personeel alleen uit uitzendkrachten bestaat van een beperkt aantal gerenommeerde bureaus, dan is de inzet van een broker niet nodig. Wordt er ook gebruik gemaakt van ZZP-ers en/of veel kleine leveranciers, dan kan een broker van toegevoegde waarde zijn. Voor het goed en betaalbaar inrichten van een MSP dienstverlening is enige schaalgrootte nodig. Daarnaast zal de organisatie er bewust voor moeten kiezen de “regels van het spel” met een MSP oplossing te volgen. Dit vraagt een doordachte oplossing die recht doet aan de behoefte van de organisatie. Niet alleen de behoefte van dat moment, maar ook die voor de eerstkomende jaren. Het vraagt bovendien een rechte rug van het verantwoordelijke management om de MSP de gemaakte afspraken ook daadwerkelijk uit te laten voeren.

De interne organisatie

Het interne speelveld in de organisatie is een niet te onderschatten factor. Hoe is externe inhuur nu georganiseerd? Is er een duidelijk en uitvoerbaar beleid? Is inhuur centraal of decentraal georganiseerd? Hoe zijn de verantwoordelijkheden belegd tussen de diverse belanghebbenden in het inhuurproces? En ook, is het inhuurproces gegarandeerd compliant (volgens de regels)?

Een thema dat in onzekere tijden zeker ook meespeelt is de schaalbaarheid van de interne organisatie. Daarnaast is het belangrijk of de benodigde expertise op alle relevante deelgebieden in huis is. Denk daarbij aan marktkennis maar ook bijvoorbeeld aan kennis en kunde van leveranciersmanagement.
Goed inzicht op al deze thema’s geeft aan op welke aspecten mogelijk winst te behalen is met het uitbesteden. Het maakt ook duidelijk of randvoorwaarden, zoals voldoende commitment en mandaat, aanwezig zijn om succesvol te kunnen uitbesteden.

IT ondersteuning en integratie in IT landschap

Een MSP maakt in de meeste gevallen gebruik van een Vendor Management Systeem (VMS) om het inhuurproces te ondersteunen en om haar dienstverlening datagedreven te sturen en te optimaliseren. Ook kiezen organisaties soms voor het gebruik van een VMS om zelf het inhuurproces te ondersteunen. Om een VMS goed te laten functioneren is een goede integratie in de IT infrastructuur van de organisatie nodig. Denk bijvoorbeeld aan het inloggen (Single Sign On), uitwisseling van de organisatiestructuur (inclusief de rollen en rechten van medewerkers) en de aansluiting op financiële systemen. Is de organisatie daar klaar voor? En is er capaciteit beschikbaar voor eventueel benodigde interfaces en aanpassingen?

Veilige data

Een ander aandachtspunt bij uitbesteding is de mogelijke extra complexiteit rond dataverwerking en data privacy. In de keten komen extra schakels en met iedere schakel moeten goede afspraken gemaakt worden om databescherming te garanderen.

Dus wel of niet uitbesteden?

Komen we terug op de vraag: Is het uitbesteden van externe inhuur aan een broker, MSP of variant daarvan een goed idee?
Zoals hierboven beschreven kan deze vraag alleen beantwoord worden na het zorgvuldig overwegen van de doelstellingen van de organisatie, de aard en omvang van de groep in te huren externe medewerkers en de vraag of de organisatie voldoende is voorbereid op het uitbesteden van deze taken en verantwoordelijkheden.

Een goede keuze vraagt aandacht, kennis en tijd. Daarbij is het belangrijk om alle stakeholders tijdig bij dit proces te betrekken zowel om goed alle belangen mee te kunnen wegen maar ook om vanaf het begin voldoende gedragenheid binnen de organisatie te creëren. Zeker voor dit onderwerp geldt, dat een goede voorbereiding en weloverwogen keuze zich dubbel en dwars zal terugbetalen in de tijd: Het moet vooraf duidelijk zijn welke doelen je wilt bereiken en welke investeringen daarvoor nodig zijn. Dat faciliteert een goede en efficiënte implementatie van een oplossing die langjarig bijdraagt aan de ambitie van de organisatie.

Indien helder is waarom (nog) niet tot uitbesteding overgegaan wordt, kan de focus gelegd worden op het optimaliseren van de interne oplossingen en, indien van toepassing, het zetten van de benodigde stappen om op een later moment alsnog tot uitbesteden over te kunnen gaan.

Een verkeerde keus, resulterend in een mislukte implementatie, is enorm kostbaar voor alle betrokkenen en zou ten alle tijde voorkomen moeten worden.