Webinar helpt bij implementatie van hybride werken

Het webinar vindt plaats op 17 februari. Gespreksleider is Petrosjan Damen, medeoprichter van Co-operations, een samenwerking van zelfstandige professionals. Dit collectief bestaat uit experts die organisaties helpen met strategische analyse, verandermanagement en uitvoer. Damen is de afgelopen maanden via intermediair Harvey Nash werkzaam geweest als programmamanager bij ProRail, een semi-publieke organisatie met ongeveer 5000 mensen in dienst.

Een nieuwe manier van werken

Damen was verantwoordelijk voor de implementatie van hybride werken bij ProRail, als onderdeel van het zogenaamde ‘Werken als een Pro’ programma. “Hybride werken betekent een combinatie van op kantoor en vanuit huis werken. Dit betekent bewust kiezen voor een locatie die het beste past bij de werkzaamheden van een specifieke dag.”

Hybride werken past binnen de huidige tijdsgeest. “Ook in de tijd voor corona was hybride werken een hot item,” vertelt Samir Amallah, business development manager bij Harvey Nash. “Er wordt meer nagedacht over de werk-privébalans. Door corona is deze ontwikkeling in een stroomversnelling gekomen.”

Kantoorpanden opnieuw inrichten

Mede door de opkomst van hybride werken, verandert de functie van kantoorpanden. ProRail is gevestigd in een bijzonder gebouw vlakbij Utrecht Centraal station. Het kenmerkende hoofdkantoor wordt ook wel de Inktpot genoemd en stamt uit 1921. Het is bekend door het kunstwerk op het dak, in de vorm van een UFO.

“Aan dat gebouw kun je niet zomaar alles veranderen,” sympathiseert Amallah. “Het hybride werken heeft gevolgen voor de inrichting van bedrijfspanden, ze moeten anders worden ingericht. Er is behoefte aan meer ruimte om elkaar te ontmoeten.”

“De nadruk komt, na Corona, meer op elkaar ontmoeten te liggen, waarbij het ook altijd mogelijk blijft om individueel te werken op kantoor,” legt Damen uit. “Medewerkers blijven altijd welkom. Daarnaast krijgen ze de mogelijkheid om thuis te werken, als het werk dit toelaat en als ze dat willen.”

Behoefte aan een coffee corner

“Hybride werken roept facilitaire vragen op, maar heeft uiteindelijk gevolgen voor alle onderdelen van een bedrijf,” legt Amallah uit. “Naarmate de lockdown langer duurt, hoor je steeds meer dat mensen het fijn vinden om af en toe interactie te hebben met collega’s.” Mensen missen het sociale contact. “Een enquête onder grote bedrijven wees uit dat personeel behoefte heeft aan een normalisering van digitale of hybride ontmoetingen. Er is behoefte aan hybride coffee corners, waar werknemers zowel fysiek als digitaal kunnen aanschuiven.”

Persoonlijke voorkeuren

Hybride werken gaat niet alleen over de praktische invulling van een locatie, maar raakt aan alle onderdelen van een organisatie. Het bepalen van een werklocatie raakt namelijk ook aan het soort werk, het doel van de activiteiten, de efficiëntie van communicatie en de gewenste mate van interactie. Persoonlijke voorkeuren spelen bij hybride werken een grotere rol dan bij meer traditionele werkvormen.

“Ik vind zelf een mix het prettigst. Bijvoorbeeld drie dagen thuis, twee dagen kantoor”, vertelt Amallah. Ook Damen beaamt dat deze ontwikkeling impact gaat hebben op de manier waarop we werken. “Hybride werken past binnen grotere ontwikkelingen in de arbeidsmarkt, zoals de flexibilisering van werk.”

Andere verwachtingen

De verwachtingen zijn voor ingehuurd personeel anders dan voor vast personeel. Amallah vertelt hoe het werkt voor de interim-managers die via Harvey Nash worden ingehuurd: Vaak geldt dat de opdrachtgever bepaalde wensen heeft. Van interim-managers wordt verwacht dat ze vaker op kantoor verschijnen dan werknemers.”

(Hoe) plan je hybride werken?

Voor bedrijven is het een uitdaging om overzicht te houden over de werklocaties van personeel, in het bijzonder als een deel van het personeel extern is ingehuurd. Tijdens het webinar ligt de focus op de vraag: (hoe) plan je hybride werken? Moet je ‘top-down’ bepalen welke teams er op welke dagen naar kantoor mogen komen? Of laat je teams zelf bepalen hoeveel dagen en op welke dagen ze naar kantoor komen? Hoeveel regie moet je hierover nemen als organisatie en hoe doe je dat? Dit zijn vragen waar veel organisaties momenteel mee bezig zijn.

Amallah over dit dillema: “Top-down communicatie heeft gevaren. Het is een kunst om rekening te houden met de belangen van interne stakeholders. Veel weerstand neem je weg door mensen in een vroeg stadium bij het proces te betrekken.”

Maar met alleen de juiste intenties lukt het niet. “Bedrijven beginnen vaak heel ambitieus met de implementatie van hybride werken,” zegt Amallah. “Gaandeweg verslapt de aandacht. Dan merken ze dat de verandering eigenlijk veel groter is dan ze in het begin dachten.”

Rondetafelsessies over de implementatie van hybride werken

Het webinar hybride werken is bedoeld voor personen die direct betrokken zijn bij de invoer van hybride werken in grote organisaties en daarmee een mening hebben over hybride werken die ze kunnen onderbouwen. Elke deelnemer brengt vooraf een vraag in, waar de anderen tijdens de sessie op ingaan. “Het is de bedoeling dat iedereen evenveel brengt als haalt. Wij zijn tevreden als iedereen wat heeft opgestoken. Je kunt het zien als een rondetafelsessie”, vertelt Amallah.

Het webinar over hybride werken duurt ongeveer anderhalf uur. Voor de deelname worden ongeveer 6-8 personen geselecteerd die verantwoordelijk zijn voor hybride werken binnen grote organisaties. Er is al veel vraag naar het webinar, mogelijk vindt er een sessie met een tweede groep plaats.

Om de opgedane kennis breder te verspreiden, zowel onder grote als kleinere bedrijven, verschijnt na afloop een whitepaper, op te vragen via Harvey Nash en via Co-operations.

Kennisdeling vanuit expertise

“Harvey Nash heeft als intermediair van tijdelijk personeel ook een functie als kennisleverancier. Wij willen mensen met elkaar in contact brengen zodat zij waardevolle inzichten kunnen delen”, legt Amallah uit.

Voorheen hield Harvey Nash jaarlijks een seminar voor ongeveer 200-300 genodigden. De expertise werd onderling gedeeld. De jaarlijkse seminar wordt nu vervangen door een webinar met een kleine groep waarin expertise wordt uitgewisseld. Na afloop wordt de kennis via een whitepaper met een breder publiek gedeeld. De insteek is om ongeveer één keer per kwartaal een webinar over een actueel thema binnen recruitment te houden. Vanuit Co-operations zullen professionals met verschillende specialismes de webinars leiden.

Geïnteresseerd in het webinar hybride werken? Meld je online aan of vraag het verslag op via Harvey Nash.