Stappenplan – Hoe kiest u een VMS?

Tijdens de ZiPconomy en NextConomy webinar reeks over ‘Technologie voor het optimaal beheer van extern talent’ delen experts hun kennis via hands-on demo’s en interactieve sessies. Als onafhankelijk Managed Service Provider helpt Staffing MS, onderdeel van HeadFirst Group, organisaties bij het selecteren en implementeren van kwalitatieve VMS-platformen. Met als uiteindelijk doel: regie op het volledige inhuurproces.

VMS-technologie: relevant vanaf een bepaald volume inhuur

Bij de start van het webinar, nemen we steeds kort polshoogte bij de deelnemers. 70% van de deelnemers gaf aan dat ze uit HR komen. 15% vanuit inkoop en 15% vanuit Finance / ICT.

Historisch gezien werd dit soort trajecten vaak enkel vanuit inkoop getrokken, maar hier zien we een duidelijk nieuwe interesse vanuit HR. Paul Oldenburg bevestigt dat hij in een recente sessie met ZIPConomy in Nederland, ook meer HR deelnemers had dan in het verleden. Een trendbreuk?

Eerste belangrijke overweging: een VMS wordt pas relevant bij een bepaald volume uitgave aan extern personeel. Daarom werd ook nagegaan wat de huidige spend is van de deelnemende organisaties in dit webinar. Uit de poll blijkt dat 1/3e van de deelnemers niet op de hoogte is van de huidige spend aan extern personeel. De anderen zijn verspreid. Paul Oldenburg geeft aan dat onduidelijkheid over deze uitgavenpost veel weergeeft over de complexiteit van de organisatie. Vanaf 5 Miljoen EUR per jaar wordt het echt interessant om een VMS in te schakelen, maar ook kleinere gebruikers kunnen baat hebben met een VMS. Vanaf 20 Miljoen EUR wordt het complex met vaak multi-site en multi-country structuren.

Eerste belangrijke overweging: een VMS wordt pas relevant bij een bepaald volume uitgave aan extern personeel.

Wat is de rol van een VMS?

Een opdrachtgever heeft aanvragen voor tijdelijk personeel en houdt daarvoor allerlei bedrijfseigen processen aan, zoals aanvraag proces, matching, onboarding, orders en dossier opmaak, tijdsregistratie, betaling, offboarding en reporting. In dit volledige proces speelt VMS een belangrijke ondersteunende rol? Bij voorkeur gaat het eveneens interageren met de HR – en Finance systemen die je al hebt.

Je moet een VMS zien als een ‘system of truth’, als 1 platform waar alle waarheid met betrekking tot de inhuren van externe werkkrachten terug te vinden is.

Vanuit de VMS kan je alle andere systemen verder doorzoeken en compliancy doelstellingen behalen. Door deze centralisatie komt er ook een accurate reportage.

Tweede belangrijke overweging: als organisatie is het dus zaak om de verschillende fases van het inhuur proces grondig te bestuderen, met name door te kijken waarmee en hoe ze geïntegreerd zijn. Complexiteit van een structuur brengt vaak een (verborgen) kost met zich mee. Een goed ingericht VMS optimaliseert het proces en minimaliseert de kost.

Inhuren van externe talenten is een proces dat samenwerking vergt tussen HR, inkoop, de inhurende manager, Finance en ICT. Het gebruik van een VMS levert vaak betere kandidaten met bovendien ook meer efficiëntie in de administratie.

Veel belangrijke informatie dus om op te nemen in je lijstje met verwachtingen van het VMS en de vereenvoudiging van processen, en uiteindelijk in de RFP bij de aanbesteding.

Afbeelding 1 © HeadFirst: Het inhuurproces ondersteund door een Vendor Management Systeem (VMS).

De relatie tussen procesbeheersing en VMS implementatie

De mate van inhuur procesbeheersing loopt doorgaans in 5 fases die scoren op 5 variabelen. De eerste fase is de mate waarin de doelen duidelijk gedefinieerd zijn met KPIs, verbeterdoelen en doelen die gelinkt zijn aan HR business activiteiten.

Tweede variabel is het beleid. Is er bijvoorbeeld een duidelijk lange termijn beleid met een jaarlijks plan en een algemeen HR beleid?

Daarnaast zijn de variabelen processen, technologie en resultaten ook van belang in het bepalen van de procesbeheersing. Gaan processen door vanuit een spoedkarakter? Of zijn er best practices, forecasting en leidt het proces zodat er geen onvoorziene kosten bijkomen? Direct onder de processen ligt de technologie. Technologie ontwikkeling loopt vaak van een excel file naar stand alone systemen, VMS cloud systemen, VMS+ systemen en uiteindelijk naar geïntegreerde platformen met ERP en HR systemen. De laatste variabel in de procesbeheersing zijn de resultaten. In een ad hoc bedrijf zijn deze vaak onvoorspelbaar. Bij een geïntegreerd bedrijf zijn resultaten veel voorspelbaarder, met jaarlijkse verbeteringen en duidelijk aandeel voor de business. De laagste score op 1 van deze 5 variabelen bepaalt je finale procesbeheersing.

Als je lager scoort op zaken zoals doelen, beleid, processen en technologie bepaalt dat je eindvolwassenheid en hoe voorspelbaar je resultaten zijn. Als je processen bijvoorbeeld nog niet goed beschreven zijn, dan kan je een prachtig VMS neerleggen maar dat gaat niet helpen. – Paul Oldenburg

Afbeelding 2 © HeadFirst: Niveaus van procesbeheersing van je externe inhuur.

Derde belangrijke overweging: procesbeheersing is cruciaal voor succesvolle toepassing van VMS-technologie. Maar ook verder denken dan year-to-date, een werkelijke lange termijn visie, is zeer belangrijk om mee op te nemen in de ontwikkeling naar een VMS systeem, net zoals integratie met andere IT systemen. Het is cruciaal om de IT afdeling vanaf het begin te betrekken, en Legal hoort ook mee aan de vergadertafel .

De tijd die je stopt in je voorbereiding, win je allemaal terug in de implementatie. – Paul Oldenburg –

Hoe selecteer je een VMS?

Bij de selectie van een VMS is het niet enkel belangrijk om de procesbeheersing duidelijk in kaart te brengen, maar ook na te gaan welke VMS het best bij je bedrijf past.

Stel zeker deze vragen: Is de VMS leverancier neutraal of levert hij ook HR-staffing dienstverlening? Is de VMS ontwikkeld door een MSP en wat gebeurt er indien je verandert van dienstverlener? Kan je zelf, zonder de MSP, zaken aanpassen in het VMS?

Tip nummer 4: bij het uitwerken van een RFP is aangeraden om het VMS en de MSP duidelijk op te splitsen als twee afzonderlijke posten. Wil je graag alles zelf doen of graag een VMS gebruiken? Wie doet er wat? Een MSP biedt het voordeel dat ze een leveranciersnetwerk klaar hebben. Ga na of je hier toegang toe hebt. Als je met een MSP werkt, zorg er voor dat er een re-transitie plan is dat je altijd kan inroepen als je graag opnieuw meer controle hebt.

Kijk verder ook zeker naar opties die je in de komende jaren zou willen integreren. Denk aan  aanbestedingswetgeving en internationalisering van de organisatie (valuta, talen en wetgeving). Niet elk VMS ondersteunt deze functionaliteiten!

Wil je een Worker tracking (overzicht van wie extern werkt – onboarding en offboarding) of Project tracking of Project Sourcing? Ook een totaal Talent management kan via de technologie verzekerd worden.

VMS levert Compliance management opties over alle facetten van het inhuurproces. Ook Data Privacy(AVG/GDPR) en Data security wordt via een VMS verbeterd.

Wat met kosten?

Budgettair is het belangrijk om bovenstaande overwegingen te maken: add-ons die in de toekomst toegevoegd worden, vormen vaak een extra kost die dan mogelijk een bottleneck vormen waardoor gebruikers van het systeem niet meer tevreden zijn.

HeadFirst raadt sterk aan om weg te blijven van een ‘annual commited percentage’ voor de betaling van het VMS. De externe schil kan immers wijzigen over de tijd. Probeer eerder een uurtarief of een percentage van de uitgave te gebruiken. Een licentiemodel is ook mogelijk met eenmalige implementatie en integratie kosten .

Paul Oldenburg verwijst naar het VMS rapport van Flex-bBeheer en the Flex Academy, een naslagwerk om bij de hand te nemen bij de zoektocht naar een geschikte VMS speler.

De volledige webinar en demo kan je steeds herbekijken.

Meer weten over deze reeks Mini Learnings?

• Vanaf 27 april 2021 start een nieuwe 2-wekelijke reeks Mini Learnings met 5 webinars op dinsdagochtend 11.30u. Centraal thema is ‘Samenwerking freelancer en opdrachtgever – denk aan deze legal topics!’. Dank je wel aan onze partners Monard Law, TAPFIN, Federgon, SBB en TCP voor de samenwerking voor deze webinars. Deelname is gratis, maar op voorhand inschrijven vereist.

Op deze pagina vind je ook informatie over de reeks Mini Learnings over VMS technologie in samenwerking met onze partners hireme, pro-Unity, Beeline, HeadFirst Group en Connecting Expertise.

Een overzicht van eerdere afleveringen uit deze Mini Learnings serie vind hier.