To VMS or not to VMS: alle kostenbesparingen op een rij

“Door Covid-19 is de behoefte van organisaties aan zicht op hun externe workforce vergroot,” vertelt Manfred Vogels, VP Business Development bij Beeline, een van de meest gebruikte VMS-systemen ter wereld. “Een VMS maakt overzichtelijk welk extern personeel wordt ingehuurd zodat je er meer grip op kunt krijgen. Sommige organisaties werken nog ouderwets met Excel-bestanden, maar steeds vragen zich af: To VMS or not to VMS?”

Waarom een VMS overwegen?

Er zijn drie drijfveren om een VMS te nemen. Ten eerste zorgt een VMS voor transparantie. Het geeft een overzicht van welke externen binnen je organisatie rondlopen, via welke leveranciers, hoe lang en in welke functies en rollen. Ten tweede zorgt een VMS voor een veelheid aan kostenbeparingen. En tot slot biedt het compliance om te voldoen aan de geldende (internationale) regelgeving met betrekking tot de inhuur van freelancers.

Directe en indirecte kosten

Vaak hebben organisaties meer potentieel om kosten te besparen dan ze denken, vertelt Vogels. “Er zijn directe kosten en indirecte kosten. Onder directe kosten vallen de verlaging van uurtarieven van leveranciers/freelancers, volumekortingen en kortingen bij korte betalingstermijnen. Daarnaast concludeert HR of inkoop soms dat externe inhuur niet nodig is, met als gevolg ‘cost avoidance’. Op directe kosten valt gemiddeld 5-15% te besparen.”

“Indirecte kosten zijn daarentegen niet tot een individuele inzet of project te herleiden, maar hier valt gemiddeld 30% op te besparen. Processen worden efficiënter door bijvoorbeeld een VMS te verbinden met facturatiesystemen en systemen waarmee vaste werknemers worden gemanaged.”

Alles staat of valt met strategie

Om de diverse directe en indirecte kosten te besparen, is een goede strategie essentieel. “Vaak wordt de inhuur van extern personeel geleid door inkoop, soms is HR daarbij betrokken. De focus ligt op onderhandelen om kosten te besparen, maar eigenlijk is het nodig om op het hoogste organisatieniveau terug te gaan naar de kern,” legt Vogels uit. Hij vertelt welke vraag je je als organisatie moet stellen: “Hoe ziet je ideale workforce eruit?”

De ‘wie’-vraag moet worden vervangen door de ‘wat’-vraag. Vaak kennen mensen al bepaalde leveranciers of bepaalde personen, dan is het makkelijk om ze nogmaals in te schakelen. Daardoor doen duurbetaalde externen soms eenvoudige klusjes en laagbetaalde freelancers moeilijke projecten waar ze eigenlijk niet voor geschikt zijn.

“Na drie maanden houdt een project op en dan kun je weer opnieuw beginnen,” vertelt Vogels. “80% aan het potentieel om kosten te besparen zit verborgen in je organisatie. Maar het is lastig. Overtuig die manager die al twintig jaar mensen inhuurt maar eens dat hij een andere leverancier moet inschakelen.”

Direct sourcing als nieuwe manier van werken

Een VMS maakt inzichtelijk waar de winst te pakken is. “Vroeger werd vaak een uitzendbureau of bemiddelingsbureau ingezet, met een marge van 5-15%, soms tot wel 30%. Dat wordt wel minder; in plaats daarvan is direct sourcing in opkomst, waarbij organisaties zelf direct kandidaten benaderen en alleen het contractbeheer bij een derde partij leggen, die daar maar 2-3% marge voor rekent. Deze nieuwe manier van werken is ontstaan in de VS en neemt nu ook een hoge vlucht in Engeland en Nederland.”

De kosten van een VMS

De voordelen van een VMS zijn duidelijk, maar er zijn ook kosten aan verbonden. Vogels raadt aan om een business case op te stellen om voor te leggen aan de directie van je organisatie. In een business case staan de kosten afgezet tegen de opbrengsten, zo gekwantificeerd mogelijk. Dit heeft drie doelen: inzage in de voordelen van een VMS, inzage in de variatie aan mogelijkheden, en een handvat om na de implementatie het VMS te evalueren en bij te sturen.

Maar wat kost een VMS? De VMS-wereld hanteert verschillende prijsmodellen. Het meest gangbare model vraagt een percentage van de uitgaven. Een ander model werkt met een fixed license fee. Daarnaast is er vaak een implementatie fee.

Ondergrens en ROI inschatten

Om te bekijken of een VMS bij je organisatie past, kun je zelf een kosten-batenvergelijking maken of een tool toepassen. Beeline heeft een (gratis) ROI-calculator gebouwd die helpt om de return on investment snel inzichtelijk te krijgen. Voor kleinere organisaties levert een VMS niet genoeg op, vertelt Vogels. “Mijn ervaring is dat er een ondergrens bestaat. Als je organisatie op jaarbasis structureel minder dan vijf miljoen euro uitgeeft aan inhuur, dan kun je beter excel en mail blijven gebruiken. Boven tien miljoen euro is een VMS vrijwel altijd de moeite waard.”

Om de opbrengsten van een VMS in kaart te brengen, geeft Vogels een aantal tips:

• neem zowel de directe als de indirecte kosten mee
• hoe meer detail, hoe beter
• focus op het verbeteren van de efficiëntie
• vaak levert een VMS bij de start meer op dan jaren later
• houd rekening met de verschillende rollen binnen je organisatie (HR of inkoop)
• maak een all-inclusive overzicht van zowel individuele inhuur als SOW-kosten
• onderschat de potentiële risico’s van compliance niet
• Nederlandse arbeidsmarkt loopt voorop

Een VMS genereert standaardrapporten analyseert data. Het geeft overzichten van KPI’s (Kritieke Prestatie-Indicatoren) en verschillende andere indicatoren. Hiermee wordt soms duidelijk dat bedrijven de gewenste skills van freelancers al in huis hebben bij vast personeel. Maar dit is afhankelijk van hoe het systeem wordt gebruikt. “De output van een VMS is zo goed als de data die je erin stopt,” vertelt Vogels. “Ook is het zo goed als het wordt ingezet door de mensen in je organisatie.”

Ook is het rendement van een VMS afhankelijk van de volwassenheid van de markt. “In landen zoals Duitsland zijn bepaalde ontwikkelingen pas tien jaar geleden begonnen. Sommige Duitse bedrijven verwachten dat de technologie wordt aangepast aan ouderwetse methoden,” vertelt Vogels. “In landen zoals de VS, Engeland en Nederland zijn processen beter te harmoniseren met technologie. Dat zijn gidslanden wat betreft de inzet van externen.”

VMS versus ATS

De technologie ter ondersteuning van de arbeidsmarkt is continu in ontwikkeling. Zo bestaan er ook ATS; Applicant Tracking Systems, waarmee organisaties en bemiddelingsbureaus hun wervingsproces beheren. Dit ervaart Vogels niet direct als een bedreiging: “Ik zie heel duidelijk twee trends in de arbeidsmarkt. Er zijn allesomvattende platforms, de tijd zal leren of dat werkt. En er zijn specifieke technologische oplossingen. Cruciaal daarbij is of ze verbonden kunnen worden met andere systemen. Beeline steunt dit, onze filosofie is ‘Bring your own technology’.” Beeline biedt de mogelijkheid om andere tools aan te sluiten op het VMS, bijvoorbeeld facturatiesystemen en systemen waarmee vaste werknemers worden gemanaged.

Mensenwerk

Er blijft uiteindelijk een hoop afhankelijk van mensen. “Human centric AI (artificial intelligence) zorgt voor meer grip op externe inhuur, zodat je het volledige potentieel ervan benut. Wat het doet, is zaken inzichtelijker maken. Het geeft HR-managers zoveel mogelijk informatie over de verschillende opties. Maar software neemt geen keuzes, dat is aan de mens. Het gaat om mensenwerk.”

Het webinar ‘Kostenbeparing: To VMS or not to VMS, that is the question’ vormt onderdeel van WebinarWeek, een initiatief van ZiPconomy en Werf&. Het volledige webinar is online terug te kijken.