Sourcing is zo veel meer dan die ene hire

Relaties leggen en uitbouwen met interessante kandidaten

Het eerste deel van het vierluik over sourcing beschreef hoe HR tech en de krapte op de arbeidsmarkt ervoor zorgen dat sourcing steeds meer een specialisatie is en zeker geen uitstervend beroep. De focus verschuift van kandidaten zoeken naar data analyseren en contact leggen. Dit tweede deel gaat daarop verder. De toegevoegde waarde van de sourcing specialist zit steeds meer in de human touch, ook in het leggen van relaties op de lange termijn.

Een belangrijke oorzaak van de ontwikkeling van sourcing is de krapte op de arbeidsmarkt. Dat verlangt dat organisaties zich positief onderscheiden van de concurrenten. Er is meer aandacht nodig voor de candidate experience en voor het opbouwen van een positieve relatie met de relevante doelgroepen op de arbeidsmarkt. In deze blog gaan we daar dieper op in en laten we zien wat de rol van de sourcer daarin is.

Er worden altijd meer kandidaten in beeld gebracht dan dat er feitelijk worden aangenomen

In de eerste blog is te lezen wat de kerntaak van de sourcing specialist is: succesvol het eerste contact leggen met talent uit de doelgroep. Kandidaten kunnen direct geïnteresseerd zijn, niet geïnteresseerd, of potentieel wel geïnteresseerd maar niet op dit moment. Er worden dus altijd meer kandidaten in beeld gebracht, dan dat er feitelijk worden aangenomen (zie ook de casus verderop in dit artikel). Het ligt voor de hand om die informatie voor de toekomst te benutten. Niet op de ouderwetse manier met het aanleggen van een cv-database. Dat werkt niet. Nog los van de beperkingen die de huidige privacyregels daaraan stellen, weten we allemaal dat die bestanden snel verouderen.

Verschillende manieren van anticiperen

Gegeven het belang van het verkorten van de ‘time-to-hire’ is anticiperen op toekomstige vraag naar kandidaten een interessante en veel gebruikte optie. Het is een werkwijze die met name bij gespecialiseerde executive search bureaus gehanteerd wordt. Die sorteren voor om snel op toekomstige vragen van klanten te kunnen reageren. Die investeren in het opbouwen van relaties en netwerken in specifieke functies en functieniveaus.

Als de sourcing-inspanningen gericht zijn op het ontwikkelen van een kandidatenpijplijn, zijn er twee opties om invulling te geven aan ‘Talent Relatie Management’: een talentpool of een talent community. Interessant is de opkomst van ‘Total Talent Acquisition’, waar ook aandacht is voor het opbouwen van een netwerk met degenen die niet op basis van een vast dienstverband werken, met zzp’ers en freelancers. Hierover meer in deel 3 van deze serie.

Talentpool en talent community

In een talentpool zijn kandidaten opgenomen met wie er al persoonlijk contact is geweest. Ze hebben een positieve indruk gemaakt en zijn als (zeer) interessant gekwalificeerd. De kandidaten zelf hebben ook hun interesse uitgesproken.

In een talent community breng je kandidaten uit de doelgroep(en) onder met wie nog niet gesproken is, maar die wel te kennen hebben gegeven geïnteresseerd te zijn om op de hoogte te worden gehouden over de organisatie. Denk in de meest eenvoudige vorm aan LinkedIn en de mensen die ervoor kiezen om de organisatie te volgen of toe te treden tot een groep die aan de organisatie is gelieerd.

Dit is een aardig voorbeeld van een Amerinaans bedrijf dat geïnteresseerden zelfs direct aanspreekt en uitnodigt c.q. aanspoort om toe te treden tot hun talent community.

De talentpool en talent community liggen min of meer in elkaars verlengde. Want als je een goede kandidaat hebt gesproken uit de ‘community’, zal hij/zij logischerwijze overgaan naar de ‘pool’. Het grootste verschil is de intensiteit c.q. de kwaliteit van het contact en de snelheid waarmee interessante vacatures aangeboden kunnen worden.

Aandachtspunten bij een externe talentpool

Een talentpool is een klein overzichtelijk actief bestand van kandidaten met wie de recruiter contact onderhoudt en waarvan het duidelijk is, dat ze qua persoonlijkheid en professionaliteit passen bij de organisatie. Bij deze kandidaten is het wachten op een vacature. De omvang van de talentpool moet zodanig zijn dat er tijd aan besteed kan worden en dat er een gerede kans op een baan is.

Als er niet op relatief korte termijn opvolging gegeven kan worden, dan zal de investering in de talentpool te weinig bijdragen aan het verkorten van de time-to-hire. Ervaring leert namelijk dat als je een kandidaat benadert om toe te treden tot je talentpool, hij of zij feitelijk het besluit neemt om uit te kijken naar een nieuwe baan. Consequentie is dat hun interesse voor een externe loopbaanstap is geactiveerd. Ze zullen zich actiever gaan oriënteren en als er dan een mogelijkheid langskomt, accepteren zij die en hebben ze geen kortetermijnwaarde meer voor de talentpool. Kortom als je een talent pool start, moet het doel zijn om de kandidaten in de talent pool met enige regelmaat een optie om over te stappen voor te kunnen leggen.

Interne talentpool nadrukkelijker in beeld

Naast de externe talentpool is er natuurlijk ook, zeker bij grotere bedrijven, de interne talentpool. Daar wordt steeds nadrukkelijker gebruik van gemaakt door sourcers. De traditionele manier van het interesseren van interne kandidaten middels het posten van vacatures op interne jobboards, duurt te lang en levert meestal te weinig op.

Dat is een gemiste kans, want interne mobiliteit (intern loopbaanstappen bieden) is een van de beste manieren om talent te binden en te ontwikkelen. Interne kandidaten zijn namelijk al gebonden aan een bedrijf, kennen de werkcultuur en hebben een steilere leercurve. Vandaar dat er bij grotere organisaties steeds actiever ook intern gezocht wordt naar oplossingen voor de invulling van vacatures. Daar komen ook interne mobiliteitstools voor, de zogenaamde Talent Marketplace oplossingen.

Een talent community als inbound recruitment marketing

Succesvolle sourcing-activiteiten zullen (veel) meer kandidaten opleveren dan men kan aannemen. Uit ervaring zien wij dat in een succesvolle sourcing-campagne veel kandidaten aangeven dat ze nu nog goed op hun plek zitten maar bij een volgende stap jouw organisatie zeker in hun afweging mee willen nemen.

De sourcer legt hiermee het eerste contact voor de talent community. Om zoveel mogelijk te profiteren van het werk van de sourcing specialisten, ligt het voor de hand om te investeren in het uitbouwen van deze talent communities.

Het is eveneens een proactieve manier van kandidaten werven, maar het is niet primair gericht op het voorsorteren op concrete vacatures. Dat draait om het ontwikkelen van interesse bij de doelgroep(en) voor de organisatie en ze daaraan binden.

De uitdaging is om ervoor te zorgen dat geïnteresseerde kandidaten jouw organisatie blijven volgen

De uitdaging is om ervoor te zorgen dat geïnteresseerde kandidaten jouw organisatie blijven volgen. Dat kan via sociale media, nieuwsbrieven, webinars, vacatures e.d. Met moderne online marketingtechnieken is het mogelijk om talenten te binden, zonder ze direct te activeren. Met marketing tooling is het steeds beter mogelijk het lees- en klikgedrag van de talent community-leden te analyseren. Merk je dat leden uit jouw community vaker dan gemiddeld doorklikken naar jouw vacatures, dan is dat een reden om het contact met deze specifieke kandidaten te intensiveren met inbound marketing. Het is daarbij de kunst om, gegeven de overdaad aan informatie, aan te sluiten op individuele interesses.

Candidate journey: rollen van de sourcer, recruiter en inbound recruitment marketeer

In het eerste deel van het vierluik hebben we het gehad over de opkomst van specialismen in werving en selectie. Geen van deze specialisten zorgt in zijn eentje voor succes, daar is teamwork voor nodig. Een succesvolle talent community vergt een goed samenspel tussen sourcer, ‘inbound recruitment marketeer’, en recruiter.

De sourcing specialist brengt de doelgroep in kaart en legt het eerste contact. Het interesseren van die doelgroep om de organisatie te blijven volgen, is meer het werk van de specialisten op gebied van recruitment marketing.

Loslaten van de oude vertrouwde functionele solo’s zal voor velen een hele uitdaging zijn.

Het ligt voor de hand dat recruitment, als een volwaardig vakgebied, zich meer en meer richting marketing zal ontwikkelen. De expertise en vaardigheden om een goede candidate journey professioneel vorm en inhoud te geven, zijn eerder binnen marketing te vinden, dan binnen HR. De vaardigheden om met de candidate journey aan de slag te gaan, vertonen grote gelijkenis met de customer journey. Bij beiden spelen bovendien data een cruciale rol. Loslaten van de oude vertrouwde functionele solo’s zit er onder invloed van agile wel aan te komen, maar zal voor velen, met name in grote en middelgrote organisaties, een hele uitdaging zijn.

Los van het belang van multidisciplinaire samenwerking om een goede candidate journey te kunnen bieden, is er nog het punt van maximaliseren van de sourcing ROI (Return On Investment). Zoals altijd geldt ook bij recruitment, dat ieder proces zo goed is als de zwakste schakel in de keten. Een van de punten die daarbij meer dan eens over het hoofd wordt gezien, is dat in een proces de output van de een, de input van de ander is! Dat betekent dat als een afdeling onvoldoende aandacht en/of capaciteit heeft voor een goede opvolging van de output van een ander, er een groot risico is dat het misloopt in de candidate journey. Snelle en inhoudelijk goede opvolging is dus erg belangrijk. Goede afstemming en samenwerking voorkomen dat de inspanningen van de sourcer aan het begin van de ‘funnel’ verloren gaan. De onderstaande casus illustreert dit.

Casus Talent community & talentpool

Recent bracht QSXL als externe sourcing specialist 1.450 potentiële kandidaten voor een Nederlandse organisatie in beeld. De doelgroep werd op basis van specificaties van de opdrachtgever in kaart gebracht en vervolgens benaderd. De resultaten van deze drie maanden durende campagne staan in onderstaande grafiek weergegeven.

De responsrate van 35% betekent dat de sourcers met wel 500 kandidaten uit de doelgroep één op één contact hebben gehad. 90 kandidaten waren direct geïnteresseerd in de functie en ca. 90 waren wel geïnteresseerd maar niet nu, rijp voor de talentpool dus.

De grote groep van ruim 300 niet geïnteresseerden is echter vanuit recruitmentmarketing-perspectief minstens zo interessant. Door de communicatie professioneel en zorgvuldig af te handelen met deze groep maak je ze tot ambassadeurs voor de organisatie, de sourcer speelt hierin een belangrijke rol. Maar de sourcer rapporteert ook waarom kandidaten niet geïnteresseerd zijn in de functie of de organisatie.

De groep van ‘niet geïnteresseerden’ is geen homogene groep. Mensen zijn om verschillende redenen niet geïnteresseerd. De meest voorkomende redenen zijn: nog gelukkig in de huidige functie, reisafstand of salaris.

In dit geval was er echter nog een opvallende reden: zwanger. De sourcers hebben wel 20 keer felicitaties overgebracht. Hoe charmant is het als de marketeer dit oppakt en converteert naar toekomstig talent met een zeer prettige associatie met de organisatie. Een succesvol samenspel.

Door talentpools en talent communities te ontwikkelen, valt er voor organisaties dus veel te winnen. Bij het ontstaan van vacatures kan er dan sneller worden geschakeld. Bij het vormen van deze communities zijn niet alleen kandidaten relevant die op zoek zijn naar een vaste baan, ook talent dat op andere manieren wordt ingehuurd is interessant. In het derde deel van deze serie zullen we daarom de opkomst van Total Talent Acquisition bespreken en wat dit betekent voor het werk van de sourcing specialisten.

Wil je het vervolg lezen? Klik dan hier voor het derde deel in de reeks over sourcing.

Het vierluik over sourcing behandelt de huidige staat van het vakgebied. Alexander Crépin, specialist in eigentijds HR-beleid, schreef het samen met recruitment ondernemer Sidney Hiele. Zij behandelen achtereenvolgens de invloed van HR tech (deel 1), het opbouwen van duurzame relaties (deel 2), de integratie van vast en flex sourcen (deel 3) en de vraag of je sourcing moet uitbesteden (deel 4).

Over de auteurs

Onder het motto ‘I help you to succeed’ werkt Alexander Crépin samen met bedrijven in de profit en non-profit om operationele en meer strategische HR- en Recruitmentvraagstukken aan te pakken. Enerzijds door zelf hands-on aan de slag te gaan en anderzijds door te adviseren en te coachen. Hij deelt met enige regelmaat in blogs zijn visie op ontwikkelingen in HR en Recruitment.

Recruitment ondernemer Sidney Hiele is met zijn bedrijf QSXL voorloper op het gebied van ‘Data Driven Hiring’ en ‘Sourcing as a Service’. Ondersteund door het QSXL sourcing center in Zilina, Slowakije, worden op innovatieve wijze kandidaten in binnen- en buitenland benaderd voor posities bij opdrachtgevers. Zijn ervaringen en visie deelt hij in blogs en nieuwsbrieven.