Overleven in het zzp-oerwoud. Wegwijs voor opdrachtgevers

Hoe voorkom je dat zzp’ers door de Belastingdienst worden gezien als werknemers? Er is veel onduidelijk in de huidige wetgeving. Chris Neddermeijer, mede-oprichter van Nétive, organiseerde een webinar, samen met arbeidsrechtadvocaat Jasper van der Voet. Zij bespraken welke rol een VMS kan spelen in compliance en hoe groot de risico’s zijn als je fouten maakt.

Het webinar heeft als titel ‘Overleven in het zzp oerwoud’ en is ingedeeld in twee delen. Eerst bespreekt Jasper van der Voet, gespecialiseerd in arbeidsrecht bij Pellicaan Advocaten, welke elementen van het inhuurproces zorgen voor compliance en hoe groot de risico’s zijn als dit niet goed geregeld is. Vervolgens bespreekt Chris Neddermeijer, solution architect en mede-oprichter bij Nétive, op welke manieren een Vendor Management Systeem (VMS) kan zorgen dat het inhuurproces aan de regelgeving voldoet.

Bekijk het volledige webinar ‘Overleven in het zzp oerwoud’

Een korte geschiedenis van de wetgeving

De wetgeving omtrent inhuur is aan verandering onderhevig. Vroeger was er de VAR (Verklaring ArbeidsRelatie), wat goed werkte voor opdrachtgevers, maar de Belastingdienst viste vaak achter het net.

Met de komst van de wet DBA werd de VAR afgeschaft. Er werden modelovereenkomsten gebruikt met geel gearceerde bepalingen. Dit systeem werkte vanaf het begin al niet, vertelt advocaat Van der Voet. Zzp’ers werden soms weggestuurd vanwege de wetgeving, ook als zowel opdrachtgever en zzp’er tevreden met elkaar waren. Een voorbeeld zijn operaties die moesten worden uitgesteld omdat de operatieassistenten vaak zzp’ers waren en niet meer als dusdanig mochten opereren. Het was tijd voor een nieuwe oplossing.

Huidige status van wetgeving en handhaving

Sinds januari is de pilotfase van de webmodule gestart. 36 vragen bepalen of iemand een zzp’er of een werknemer is, waarbij elke vraag een zeker aantal punten oplevert. Boven 44 punten wordt het twijfelachtig of er sprake is van een dienstbetrekking.

De uitslagen van de webmodule na een eerste onderzoek testrun waren:

Opdrachtgeversverklaring: 25%
Indicatie dienstbetrekking: 48%
Geen oordeel mogelijk: 27%

Dit betekent dat er in opgeteld 75% van alle gevallen eigenlijk een dienstbetrekking is, of twijfel daarover. Momenteel is handhaving opgeschort, maar mogelijk komt hier vanaf 1 oktober verandering in.

Indicatoren van werknemerschap

In de huidige wet- en regelgeving zijn er negen kenmerken die werknemers onderscheiden van zzp’ers. Dit zijn indicatoren die het zzp-schap onderscheiden van werknemerschap. In het webinar worden deze kenmerken besproken en volgt een uitleg van wat de belangrijkste indicator is.

Ook wordt in het webinar uitgewerkt hoe het inhuurproces bij gerechtigd zzp-schap eruitziet.

Compliance in zes onderdelen van het inhuurproces

Het inhuurproces bestaat uit zes onderdelen:

Inkoop
Legal
Administratie vooraf
Administratie tijdens de inhuur
Financiële afdeling
Uitvoering werkzaamheden

Compliance krijgt in deze zes onderdelen vorm, onder andere door middel van documenten zoals KvK-nummers, NEN-certificaten, vrijwaringsbepalingen en correcte facturen. Alle onderdelen moeten op elkaar aansluiten om ze optimaal beheersbaar te houden. En daar zit vaak de crux, vertelt advocaat Van der Voet.

De risico’s van non-compliance

Één van de risico’s waar opdrachtgevers zich zorgen over maken, is dat zzp’ers voor de wet kunnen worden gezien als werknemers, met alle fiscale gevolgen van dien. Maar nu de Belastingdienst niet handhaaft op de inhuur van zzp’ers, vragen sommige organisaties zich af hoe groot de gevaren daadwerkelijk zijn.

Advocaat Van der Voet geeft advies aan grote bedrijven en merkt op dat de Belastingdienst kan besluiten tot een naheffingsaanslag, in het geval van kwaadwillendheid of in het geval van een fictieve dienstbetrekking. In dat geval wordt loonheffing gevorderd bij de opdrachtgever, waarbij de facturen worden gekwalificeerd als netto loon, worden gebruteerd en waarbij er nog een boete kan worden opgelegd. In het webinar wordt een voorbeeld gegeven van de hoogte van dit kostenplaatje.

Behalve een fictieve dienstbetrekking, kan er sprake zijn van een civielrechtelijke dienstbetrekking. Dit is het geval wanneer een zzp’er claimt werknemer te zijn en door de rechter in het gelijk wordt gesteld, zoals in de rechtszaak X / Gemeente Amsterdam. Ook in dat geval is de schadelast voor rekening van de opdrachtgever, hetzij omdat er een direct dienstverband wordt aangenomen, hetzij via de Wet aanpak schijnconstructies.

Lees ook: De gevolgen van het arrest X/Gemeente Amsterdam voor de inhuur van zzp’ers

Hoe je de risico’s inperkt

Van der Voet benadrukt dat het belangrijk is om in alle stappen van het inhuurproces te blijven nadenken. Is degene die je inhuurt iemand die iets bijzonders kan, of is het iemand die gewoon meedraait in het team?

Elke afdeling heeft hierin een verantwoordelijkheid. Zo zou de financiële afdeling moeten signaleren wanneer een zzp’er langer dan twee jaar wordt ingehuurd. Vaak wordt dit echter gezien als een (lastige) taak van de afdeling legal. Maar een Vendor Management Systeem (VMS) maakt compliance in alle stappen van het inhuurproces makkelijker.

De oplossingen van een VMS

Oprichter Chris Neddermeijer vertelt hoe Nétive in 2005 begonnen is om compliance in te bouwen in het systeem, omdat een VMS bij uitstek geschikt is om te zorgen voor compliance. Een VMS is immers een geautomatiseerd systeem dat het hele inhuurproces regelt, van aanvraag tot facturatie. In alle stappen in het inhuurproces vind je compliance terug.

Compliance komt neer op vier taken. Dit is de zogenaamde Plan Do Check Act-cyclus. De vier soorten taken uit deze cyclus zijn:

Bepaal compliance benodigdheden
Verkrijg documenten en goedkeuringen
Check documenten
Neem maatregelen bij non-conformiteit

Een VMS neemt het merendeel van deze taken uit handen. In het webinar laat Neddermeijer een demo zien van het Nétive-systeem.

Demo van een VMS

Neddermeijer laat zien dat een VMS informatie over zowel leveranciers en klanten als over zelfstandigen bevat. Op basis van instellingen wordt bepaald welke compliance benodigdheden vereist zijn. Zo is het bij leveranciers bijvoorbeeld van belang of er een Waadi-check is uitgevoerd, of er een SNA-keurmerk is en of er een bedrag moet worden gereserveerd voor een G-rekening.

Ook bij zelfstandigen kunnen bepaalde documenten verplicht worden gesteld, zoals een KvK-uittreksel of een geheimhoudingsplicht. Zelf kan de zzp’er indien gewenst op basis van reversed billing facturen genereren.

Het tabblad compliance toont welke documenten nog ontbreken, op welke termijn ze binnen moeten zijn en wie ze moet goedkeuren. Alle sjablonen zijn aanpasbaar, omdat de regelgeving bij inhuur van bijvoorbeeld Kroatische zzp’ers verschilt van die van hun Duitse collega’s. Doordat het systeem automatisch processen kan tegenhouden in het geval van non-compliance, is het van het grootste belang voor leveranciers en zelfstandigen om actief mee te werken aan compliance. Zo kan bijvoorbeeld worden voorkomen dat non-compliant leveranciers kandidaten voorstellen, of zelfs dat de facturering van een non-compliant zelfstandige (tijdelijk) wordt bevroren.

Bij grote organisaties is de inhuurdesk vaak verantwoordelijk voor gebruik van het VMS. Sommige organisaties laten dit door een Managed Service Provider (MSP) doen, anderen schakelen gespecialiseerde consultants in.

Een VMS regelt compliance door het beperken van risico’s. Tegelijkertijd biedt het rust, door alle specifieke en individuele aanpassingsmogelijkheden. Het dashboard biedt een overzicht van de compliance risico’s in een oogopslag. Dit is het basisprincipe van een VMS.

Vragen van het publiek

Tot slot komen een paar vragen van het publiek aan bod in het webinar. Arbeidsrechtspecialist Van der Voet vertelt wat hij verwacht van de handhaving na 1 oktober, of voor die tijd alles geoorloofd is, en of zzp’ers zelf ook risico lopen. Daarnaast geeft hij zijn mening over werken met een G-rekening.

Nétive-oprichter Chris Neddermeijer geeft aan in hoeverre een VMS kan helpen bij het up-to-date houden van de benodigde documentatie.