Bij NN Group zijn ‘alle neuzen naar talent gericht’

“Waar voorheen de professionals ons als opdrachtgever vanzelf wisten te vinden, moeten we kandidaten nu echt verleiden met interessante opdrachten om bij ons te komen werken”, zegt Karin Koorengevel, manager in het HR Career Centre bij NN Group. De krapte op de arbeidsmarkt is ook bij haar organisatie voelbaar. “Begin 2019 zijn we daarom gestart met een projectgroep om samen met managers kritisch te kijken naar ons recruitment en inhuur van extern personeel. Hoe kunnen we intern de krachten bundelen om de uitdagingen op de arbeidsmarkt nog beter aan te pakken?” Het resultaat is het Career Centre, waarin sinds begin 2020 recruitment (vast) en resource management (flex) zijn samengevoegd.

Vier squads voor focus op arbeidsmarktdoelgroepen

‘Alle neuzen naar talent gericht’ – is het credo. Daarom opereren binnen het Career Centre vier squads: elk gericht op een aantal arbeidsmarktdoelgroep(en), onder meer Tech, Finance/Risk, HR, FM, Marketing & Communicatie en Legal en Compliance. Haar collega Hugo van Zelm en Koorengevel sturen elk twee van de vier squads aan.

De stoere naam ‘squads’ is niet voor niets gekozen; het gaat hier om kleine, multidisciplinaire teams die zeer effectief en efficiënt opereren. Elke squad bestaat uit een of meer resource managers, recruiters en een marketeer,die zich volledig focussen op hun eigen doelgroep binnen de interne en externe arbeidsmarkt. Want de arbeidsmarkt en specifieke wensen van professionals binnen finance kan er heel anders uitzien dan die van HR-professionals. En dat vraagt dan ook om een andere benadering. Binnen de squads werken de resource manager, recruiter en marketeer nauw samen. Ze bedenken ook samen acties, zoals een specifieke jobcampagne of het opzetten van een talentpool. “Je ziet dat het werkt; de recruiter en resource manager nemen elkaars taken over als dat nodig is en leren van elkaar. Er vindt kruisbestuiving plaats.”

Detavast als tussenoplossing

Elke squad is verantwoordelijk voor het vervullen van de vacatures van de eigen doelgroepen – en dus de gehele inhuur op hun terrein, van flexleveranciers (uitzendbureaus), inhuur van zzp’ers tot detachering – maar ook voor de interne mobiliteit. Zodra een manager aangeeft dat hij mensen nodig heeft, gaat de squad aan de slag.

“Wij kijken eerst in de business zelf; kunnen we eigen mensen opleiden en de interne mobiliteit benutten? Hiervoor hebben we een interne career site.” Lukt dat niet, dan wordt er gekeken of vacatures met vaste krachten of via inhuur kunnen worden vervuld. “Daarbij is het contract initieel niet van belang”, legt Koorengevel uit.

“Soms zoeken we een heel specifiek profiel voor een vaste functie, dat vergt tijd, dan kiest een squad samen met de manager voor een tussenoplossing zoals het inzetten van een interim professional of een detavast-constructie.”  Een creatieve oplossing zoeken is in tijden van schaarste ook gewoon nodig. “In de huidige arbeidsmarkt kun je er niet van uitgaan dat er morgen een developer op de stoep staat.”

In de huidige arbeidsmarkt kun je er niet van uitgaan dat er morgen een developer op de stoep staat.

Portal voor managers

Om de squads efficiënt en effectief te kunnen laten werken, is er een portal voor managers. Via deze portal kunnen zij hun aanvragen online indienen en die wordt vervolgens naar de juiste squad geleid. “Het voordeel hiervan is dat het team op deze manier overzicht heeft, de inhuurbehoefte goed in kaart kan brengen en gerichte acties kan ondernemen”, zegt Koorengevel. En het scheelt tijd, die beter benut kan worden. “Want de squads willen met (interne en externe) arbeidsmarkt bezig zijn.”

Maar er is ook een nadeel. “Waar voorheen de hiring manager iemand van ons even een mailtje stuurde of een van ons op de gang even aansprak, moet hij nu een ticket via de portal sturen. We kregen in het begin dan ook wisselende reacties. Het was wel even wennen.”
Vanuit het Career Centre probeert Koorengevel met haar collega’s deze ‘omslag’ zo soepel mogelijk te laten verlopen. “Dat doen we bijvoorbeeld door de belofte dat we binnen 24 uur reageren ook echt waar te maken. Binnen een dag volgt er een intake met een van de professionals uit een squad.”

Wisselwerking flexleveranciers

Alles is gericht op het vinden van geschikte professionals op de veel te krappe arbeidsmarkt. “De time to fill en time to hire is nu nog prima, maar we moeten steeds meer ons best doen om mensen vast te houden en kandidaten te vinden. Bij NN Group gelooft men in de kracht van direct sourcing. “Ons unique selling point is snelheid. We hebben een goed bezochte careersite voor interne vacatures, een eigen netwerk via de hiring managers, eigen talent pools – hoewel we op dat gebied nog lerende zijn – een LinkedIn-netwerk voor interim opdrachten en we maken onder meer gebruik van de diensten van freelance platform Jellow.”
En natuurlijk schakelt het Career Centre voor de externe inhuur ook tal van flexleveranciers in. Volgens Koorengevel is het belangrijk om te investeren in de samenwerking met leveranciers. “We hebben intensief contact met (preferred) suppliers en spreken met hen ook over onderwerpen als employer branding. De leverancier moet zijn best doen om ons bedrijf goed te begrijpen en wij moeten goed uitleggen waarom het voor bijvoorbeeld een IT’er of Schadebehandelaar heel leuk is om voor een verzekeraar als NN Group te werken.” Een goede wisselwerking tussen flexleverancier en opdrachtgever is zeker in deze kandidatenmarkt belangrijk.

Gildes voor bijhouden vakkennis

Het Career Centre investeert ook in het bijhouden van de eigen kennis in hun vakgebied. Hiervoor zijn twee gildes in het leven geroepen, het Gilde Recruitment (waar Hugo van Zelm verantwoordelijk voor is) en het Gilde Resourcemanagement, dat Koorengevel voor haar rekening neemt. In de gildes wordt gewerkt aan het verbeteren van het eigen vakgebied, maar ook het verbeteren van processen en het leveranciersbeleid. “De markt van inhuur van personeel is voortdurend in ontwikkeling. Om kennis op te doen en te delen en veranderingen te signaleren bezoeken we events, spreken we vakgenoten en zijn we in nauw contact met onze flexleveranciers.”

De leverancier moet zijn best doen om ons bedrijf goed te begrijpen en wij moeten goed uitleggen waarom het heel leuk is om voor ons te werken.

Geen MSP nodig

Een organisatie met de omvang van NN Group zou ook kunnen kiezen voor het uitbesteden van de inhuur aan een Managed Service Providers (MSP). “Maar dat doen wij bewust niet. Wij willen zelf graag de regie over de externe inhuur. Zo houden wij grip op kwaliteit, inzetduur en kosten.”

En NN Group heeft de expertise van een MSP ook niet nodig, stelt Koorengevel. “Dat kunnen we prima zelf. Onze resourcemanagers zijn experts op het gebied van inhuur van externe arbeid en kennen de wet- en regelgeving. Van de inzetduur tot de tarieven – we hebben stuurinformatie die nodig is om onze managers te kunnen adviseren. Als wij bijvoorbeeld zien dat een externe professional voor een langere periode wordt ingehuurd, gaan wij in gesprek met de manager om te kijken of we dat via een formatieplaats kunnen oplossen.”

Talent acquisition

Het samenvoegen van recruitment (vast) en resource management (flex) in de squads van het Career Centre lijkt een eerste aanzet tot (total) talent acquisition. En zo ziet Koorengevel het ook: “Workforce planning is een speerpunt binnen NN en dus ook binnen het Career Centre. We ondersteunen de business units bij het in kaart brengen van de toekomstige personeelsbehoefte, zodat we hierop kunnen anticiperen. En via de (interne) arbeidsmarkt, talentpools en flexleveranciers hierop in kunnen spelen.”

“Dat is complex en staat (ook) bij ons nog in de kinderschoenen.” Want de praktijk is ook weerbarstig en vraagt vaak om een kortetermijnoplossing, weet zij. “Als een manager opeens 50 full stack developers nodig heeft, halen wij alles uit de kast om die zo snel mogelijk te vinden, intern of extern.”

Finetunen ‘hiring manager experience’

“Het Career Centre staat”, stelt Koorengevel vast. Maar dat betekent niet dat ze tevreden achterover kunnen leunen bij NN Group. “Het is nu tijd voor het finetunen. Zo gaan wij opnieuw toetsen bij de managers hoe bijvoorbeeld het werken met de portal bevalt en hoe zij de dienstverlening vanuit het Career Centre ervaren. Met die inhoudelijke terugkoppeling proberen we de ‘hiring manager experience’ te verbeteren.” En dat is belangrijk. “Want onze managers hebben een belangrijk aandeel in de employee en candidate experience.” Daar draait het uiteindelijk om – hoe ervaart de kandidaat het sollicitatietraject, van de eerste click tot en met de onboarding?

Er blijft genoeg te wensen over, weet Koorengevel. “We zouden graag nog beter in contact komen met potentiële kandidaten, willen begrijpen waarom zij het sollicitatieformulier online invullen maar dan toch niet op ‘apply’ klikken. Wat zoekt die persoon in een baan? Wat hadden wij beter kunnen doen?”

Ondertussen werkt het Career Centre hard aan het optimaliseren van de interne mobiliteit, het gebruikersvriendelijker maken van interne processen, het opbouwen van talent pools, het uitbouwen van de relatie met flexleveranciers en het bewaken van de employer branding – alle neuzen naar talent gericht.

Karin Koorengevel heeft een HRM-achtergrond. Na haar opleiding Personeelsmanagement volgde zij een master HR Business Partner en heeft zij een MBA-titel aan de Nyenrode Business Universiteit behaald. Tien jaar geleden ging zij aan de slag bij NN Group. Daar was zij onder meer als resource consultant Schade & Inkomen verantwoordelijk voor de hele inhuur, van uitzendkrachten tot zzp’ers. Karin Koorengevel is nu manager in het HR Career Centre.