Opdrachtbegeleiding is meer dan schaduwmanagement en biedt voordelen voor alle partijen

De inzet van interim-managers is niet meer weg te denken uit organisaties. Zij worden voor allerlei doelen ingehuurd: soms vanwege hun expertise die niet aanwezig is in de organisatie, soms vanwege managementvraagstukken die beter kunnen worden opgelost door inzet van externe capaciteit. De komst van de persoon is urgent, snelheid is geboden. In alle gevallen wordt de interim-manager geselecteerd op bewezen ervaring en benodigde competenties. Vaak is hij of zij licht overgekwalificeerd. Of en hoe de interim-manager werkt aan zijn of haar eigen ontwikkeling lijkt dan minder belangrijk bij de selectie. Toch is dit een belangrijke succesfactor voor het resultaat van de opdracht. Opdrachtgevers kunnen namelijk profiteren van een scherpe interim-manager die bijblijft in zijn vakgebied.

Nieuwe kijk op opdrachtbegeleiding

Daar kan een bureau bij helpen. Bemiddeling van een interim-manager via een bureau heeft als voordeel dat het bureau als procesbegeleider situationeel ondersteunt tijdens de opdracht. Bureaus die aangesloten zijn bij de RIM houden regelmatig contact met zowel de interim-manager als de opdrachtgever. Het contact in de driehoek van interim-management bestaat uit meerdere lagen:

• een laag met formeel contract, aanpak en resultaatsbepaling;
• een laag met inhoud, coaching, kwaliteitsborging en voortgang.

Voortgangsbewaking en intervisie zijn elementen in de tweede laag en vooral gericht op de interim-manager. Dit wordt ook wel ‘counseling’ of ‘schaduwmanagement’ genoemd. De RIM heeft hier een vernieuwende kijk op. Schaduwmanagement roept een verouderd beeld van interim-management op: “Ik ga achter jou staan. Ik buig me over je heen, kijk mee en samen komen we er wel doorheen.”

Tegenwoordig is er geen sprake meer van een schaduw. De begeleider heeft meer de rol van een secondant. Hij is niet alleen procesbegeleider en situationeel ondersteuner, maar sparringpartner die casuïstiek inbrengt in plaats van coaching. Dat doet het bureau zowel voor de interim-manager als voor de opdrachtgever. Enerzijds als steun in de rug, anderzijds ten behoeve van het managen van het proces op aanpak en resultaat. Deze brede invulling en werkwijze noemen we ‘opdrachtbegeleiding’ en is typerend voor de RIM-bureaus.

Samenspel van participanten, intensiteit en intentie

Het contact in de driehoeksrelatie tussen opdrachtgever, interim-manager en bemiddelend bureau in de vorm van opdrachtbegeleiding houdt meer in dan alleen schaduwmanagement. Opdrachtbegeleiding kent een gelaagdheid in participanten (wie), intensiteit (wat en hoe) en intentie (waarom en wanneer). In de grafiek wordt duidelijk hoe dat werkt.

De gesprekspartners variëren afhankelijk van noodzaak en gespreksonderwerp. Bespreking over de voortgang en resultaten van de opdracht in relatie tot het managementvraagstuk, vragen om een driegesprek. Als het gaat om reflectie op aanpak, lastige situaties en de balans tussen dagelijkse hectiek en realisatie van doelen, is het bureau klankbord voor de interim-manager.

Opdrachtbegeleiding kent een gelaagdheid in participanten (wie), intensiteit (wat en hoe) en intentie (waarom en wanneer).

De frequentie van contact verschilt per situatie. Het is altijd een samenspel van deskundigheid, vertrouwen en professionele onafhankelijkheid. Met deze vorm van contact en begeleiding tijdens de opdracht wordt toegewerkt naar een eindevaluatie en borgt het RIM-bureau kwaliteit. Het RIM-bureau bewaakt de balans en heeft een regierol in het contact qua dienstverlening met klantbelang als uitgangspunt.

Drieledig belang

Deze vorm van opdrachtbegeleiding voegt waarde toe voor alle drie partijen. De interim-manager kan sparren met het bureau en zo extra kennis en kunde inzetten. Zo wordt de interim-manager regisseur van de verandering, hij hoeft niet alle kennis zelf te hebben.

Opdrachtgevers profiteren van deze ondersteuning, omdat een meervoudige kijk de oplossing van een managementvraagstuk bevordert. Het bureau monitort de aanpak en resultaten in het belang van de opdrachtgever. De dienstverlener zorgt dat een opdracht niet onnodig verlengd wordt en is alert op escalaties. Bij problemen gaat het bureau over naar een interveniërende en adviserende rol, zodat de rol van de interim-manager zuiver blijft.

Het bureau heeft zelf ook baat bij deze manier van opdrachtbegeleiding. Het geeft namelijk inzicht in andere problematiek en eventuele kansen bij de klant. Dergelijke dienstverlening hoort bij de rol van een bureau. Want breder kijken dan alleen de opdrachtsituatie, in gesprekken nieuwe onderwerpen of behoeften binnen de organisatie signaleren en daarop aanhaken is geen schimmig commercieel spel, zolang het maar integer is. Alleen zo is een bureau een trusted advisor en meer dan een leverancier.