Frank Kwakman: “Hybride werken vraagt om nieuw leiderschap”

Waarom is het nu hét moment om zelf de regie te nemen?

Leidinggevenden zijn tijdens de COVID-19 periode op afstand komen te staan. Vraag eens aan medewerkers wat daar het effect van is. Je krijgt twee antwoorden: leidinggevenden zitten dichter op je huid dan je lief is, óf ze zijn verder weg dan ooit. Allebei onwenselijk, nog los van de pogingen van sociaal gedepriveerde leidinggevenden die ineens elke twee weken gingen bellen om te vragen hoe het met je gaat. In mijn boek laat ik veel medewerkers aan het woord die twee of meer dagen per week thuiswerken een uitkomst vonden. De productiviteit is er niet minder om geworden en je doet in minder uren zelfs meer werk, omdat je niet gestoord wordt door vragen van collega’s, afleidingen op de werkplek en andere ongewenste tijdverslinders. Voorwaarde is wel dat deze medewerkers zelfstandig kunnen werken, hun planning op orde hebben en collega’s weten te vinden als er overlegd moet worden.

Voor een deel van de medewerkers was thuiswerken nieuw, maar de meesten pakten de dynamiek van de nieuwe werkweek en de eigen regie die daarvoor nodig was snel op. En is dit ook niet wat veel organisaties al jarenlang – en mijns inziens met goede redenen – op hun verlanglijstje hebben staan als kernkwaliteit van hun medewerkers: meer eigenaarschap, zelfregie, initiatief en ondernemerschap. Met als idee dat medewerkers zelf de verantwoordelijkheid nemen voor hun werk, ontwikkeling en loopbaan in een wereld waarin banen snel veranderen, continu leren noodzakelijk is en samenwerking onderhevig aan nieuwe technologie. Hybride werken kan een enorme versnelling geven aan dit proces naar zelfregie, maar alleen als het traditionele leiderschap op de schop gaat.

Wat vraag zelfregie aan leiderschap?

Bij hybride werken wordt het traditionele leidinggeven vervangen door leidinggeven op afstand en dat betekent nogal wat. Sturen op uren en aanwezigheid maakt plaats voor sturen op doelen en resultaten. Van bovenaf organiseren en problemen oplossen verandert in ruimte en verantwoordelijkheid geven aan medewerkers en teams. Controleren maakt plaats voor medewerkers en teams die zelf inzicht geven in hun planning, voortgang en resultaten. Aandacht voor hoe het werk wordt uitgevoerd, wordt vervangen door aandacht voor de ontwikkeling en het welzijn van medewerkers en teams. Deze transformatie van leiderschap kan heel goed worden ondersteund door de (her)introductie van zelfsturende teams. Daarmee deel je als leidinggevende namelijk een deel van de benodigde leiderschapsrollen – die van leider, manager, coach en ondernemer – met de teams waar je verantwoordelijk voor bent.

Daarnaast blijft jouw leiderschap natuurlijk onontbeerlijk waar het gaat om het stellen van doelen, zeker in een wereld waarin de dynamiek groter is dan ooit. En dan bedoel ik niet alleen de operationele doelen die je dag of week bepalen, maar ook de grotere doelen die gaan over de ambitie van de organisatie en welke stappen nodig zijn om daar te komen. Deze grotere, strategische doelen geven richting aan de bijdrage van teams en medewerkers, waardoor eigen regie binnen handbereik komt, naast de operationele voortgang via bijvoorbeeld Trello, Asana of Jira.

In mijn optiek zitten medewerkers zelf aan het stuur, houden hun voortgang bij, vragen feedback en evalueren gedurende het hele jaar hun eigen bijdrage. Als dit eigenaarschap gefaciliteerd wordt door de goede gesprekken ofwel impactgesprekken op het juiste moment, is dat een geweldige stimulans voor zelfregie. Daarnaast is het natuurlijk nodig om als medewerker routines te vinden voor je nieuwe werkweek: je digitale wereld op orde, een eigen werkplek, regie over je agenda, et cetera.

Leidinggeven aan jezelf  – Hoe neem je zelf de regie bij hybride werken?

Het moment om zelf de regie over je werk en toekomst te nemen is nu. In ‘Leidinggeven aan jezelf’ laat Frank Kwakman zien wat jij kunt doen om zelf stappen te zetten naar jouw nieuwe werkleven. Dit boek geeft praktische voorbeelden, stelt kritische vragen en nodigt je uit het heft in eigen handen te nemen. Met de persoonlijke vragen, testen en QR-codes kun je direct aan de slag om zelf jouw toekomst vorm te geven.

Bestel het boek ‘Leidinggeven aan jezelf  – Hoe neem je zelf de regie bij hybride werken?’ bij managementboek.nl.

Kan iedereen zelf de regie nemen?

In principe wel, maar hoe dat werkt is voor iedereen anders. We kennen allemaal wel de voorbeelden van medewerkers die op kantoor goed uit de verf kwamen, vooral vanwege hun relationele kwaliteiten en de hulp die ze aan collega’s vroegen. Toen ze op afstand werkten, kwamen ze niet of veel minder tot prestaties, omdat ze de hulp en input van collega’s misten. Eigen regie op kantoor is dan eenvoudiger dan eigen regie op afstand. Tegelijkertijd willen organisaties steeds minder voor hun medewerkers denken, maar samen met hen van gedachten wisselen over veranderend werk en nieuwe vaardigheden. Iedereen wordt geacht op dat gebied zelf initiatief te tonen. Daar hoort natuurlijk ook leiderschap bij dat eigen regie stimuleert.

In mijn boek beschrijf ik acht principes voor leiderschap op afstand. Ken je medewerkers, heb oog voor ieders (thuis)situatie, wees transparant over plannen, voortgang en resultaten, beleg eigenaarschap en creëer een feedbackcultuur, zijn voorbeelden van deze principes. En natuurlijk, de baas moet leren loslaten, zoals je links en rechts leest. Vertrouwen, transparantie en afgesproken resultaten, daar steunt succesvol leidinggeven op afstand op. Een apart hoofdstuk – ook in het boek – is natuurlijk dat bij hybride werken, leven en werk als onderdeel daarvan, steeds meer verbonden zijn. Ook dat vraagt eigen regie of, in termen van Stephen Covey, persoonlijk leiderschap. Voordat je het weet ben je thuis – zowel fysiek als mentaal – meer met werk bezig dan je lief is en sneeuwen persoonlijke doelen onder. Een goede mix tussen werk en privé kan bijvoorbeeld worden bereikt door een vierdaagse werkweek, aandacht voor je vitaliteit en door je meer dan ooit bewust te zijn van je persoonlijke doelen.

Hoe ziet onze werkomgeving er in 2030 uit?

Hybride werken blijft en er zal steeds meer in tijdelijke teams worden gewerkt. Een deel van de medewerkers zal op kantoor blijven werken, omdat ze daar beter presteren, of omdat hun werk aan een kantoorplek is gebonden. De functie van een kantoor is tegen die tijd wezenlijk anders dan nu. Minder werkplekken, meer ontmoetingsruimten. Inrichting en technologie ondersteunen teamsessies, creativiteit en innovatie, vergelijkbaar met startup omgevingen. Beoordelingsgesprekken zijn definitief afgeschaft, want iedereen laat zelf maandelijks zien wat zijn bijdrage is geweest. Bij dit alles zal digitalisering een enorme rol gaan spelen, geholpen door de versnelling die daarin tijdens de COVID-19 periode is aangebracht. Daarin mee willen blijven doen, heeft ook alles met eigen regie te maken. Want voor je het weet doe je niet meer mee.

Auteur: Peter Spijker