Waarom een goede aanbesteding van externe inhuur zo belangrijk is

Wie een duidelijke vraag stelt, heeft meer kans op een goed antwoord. Het klinkt logisch, toch zijn verkeerd geformuleerde aanbestedingen aan de orde van de dag. Dat merkt voorzitter Frederieke Schmidt Crans van Bovib, de branchevereniging voor onafhankelijke intermediairs en brokers.

Onduidelijke behoefte door te brede uitvraag

Schmidt Crans ziet aanbestedingen langskomen die veel te breed zijn geformuleerd. Soms passen ze zelfs helemaal niet bij wat de opdrachtgever eigenlijk nodig heeft.

“Dat brengt risico’s met zich mee”, waarschuwt ze. “Dat opdrachtgevers hele brede vragen en criteria formuleren, heeft meerdere oorzaken. Denk aan schuivende panelen rondom schaarste, risico’s en kosten, maar ook de ontwikkeling richting Total Talent Acquisition. Duurzame oplossingen vragen om een gefaseerde en gestructureerde aanpak. Als je hierbij de hulp van intermediaire partijen vraagt, moet het heel duidelijk zijn welke toegevoegde waarde je zoekt en hoe het bijdraagt aan je organisatiedoelen.”

Negatieve gevolgen van verkeerde uitvragen

Behalve te breed geformuleerde opdrachten, ziet ze aanbestedingen met prijsmodellen die niet passen bij het type dienstverlening. Als voorbeeld noemt ze een gemeente die een partij zocht om de regie te voeren over alle flexibele arbeid. “De gemeente omschreef een MSP-dienstverlening, maar het prijsmodel kwam niet overeen. Het tarief voor het voeren van regie moest verwerkt worden in omrekenfactoren voor uitzenden en detacheren.”

Het gevolg: als aanbestedende partij nodig je hiermee heel veel verschillende types partijen uit om in te schrijven. Dit leidt tot gekunstelde aanbiedingen. Dit gaat niet alleen ten koste van de kwaliteit, maar leidt ook tot extra risico’s. Je verliest namelijk zicht op de inhuurketens. Om risico’s te beperken moet je goed kijken naar de inhoud en gelijkwaardigheid van de keurmerken ISO, NEN en Bovib. Elk type dienstverlening heeft namelijk zijn eigen keurmerk.”

Bij een goed functionerende arbeidsmarkt is flexibele arbeid en de organisatie ervan niet meer weg te denken. “Om maximaal toegevoegde waarde te kunnen bieden tegen eerlijke voorwaarden, begint het altijd bij een juiste formulering van de vraag van de opdrachtgever.”

Webinar

In het onderstaand webinar gaat Schmidt Crans dieper in op het belang van een goede aanbesteding en de eerste stappen die een organisatie kan zetten om betere uitvragen te doen.

Meld je gratis aan voor een of meer webinars.