Een TTA-talentpool: wat is daarvoor nodig?

Een talentpool moet meer zijn dan een digitale kaartenbak. Zeker op een krappe arbeidsmarkt gaat het om ‘Tech & Touch’, zeggen ook kopstukken zoals Jacques van de Broek van Randstad en Han Kolff van HeadFirst Group. Het vertrekpunt om met een talentpool aan de slag te gaan moet nooit alleen een kwestie zijn van ‘halen’, maar bovenal van ‘brengen en delen’. Voor vast en flex.

Talentpools: anticiperen en communiceren

Een talentpool voor Total Talent Acquisition (TTA-talentpool) bestaat uit een groep talenten met een interessant profiel, met het oog op de invulling van actuele en toekomstige vaste en/of tijdelijke rollen. Voor recruiters staat zo’n talentpool voor een proactieve aanpak. Je anticipeert op vertrek, doorstroming en uitbreiding van je personeelsbestand. Dat doe je door een gestructureerde pijplijn op te bouwen. Dankzij een pool kun je kandidaten sneller benaderen. En omdat zij al bekend zijn met jouw organisatie, kun je sneller aan de slag.

Een talentpool opbouwen is een investering. Het goede communicatie is daarbij cruciaal. Het moet voor jouw doelgroep aantrekkelijk zijn om toe te treden tot de pool. De talenten die jij zoekt, moeten helder antwoord krijgen op de vraag ‘what’s in it for me?’ op korte en lange termijn. Denk daarbij na over de manier waarop je jouw doelgroep aanspreekt en hoe vaak.

Dit geldt volgens mij zowel voor de talentpool voor vaste rollen als voor flexrollen. De accenten kunnen in de praktijk verschillen, maar let op: de twee doelgroepen groeien naar elkaar toe.

Externe inhuur: investeer voor de lange termijn

Bij externe inhuur staat snelheid in de regel centraal. Vaak is externe inhuur een korte-termijnoverbrugging naar vaste invulling of een oplossing voor een acute behoefte. Daarom moet je snel kunnen matchen op profielen en actueel zicht hebben op beschikbaarheid van kandidaten. Daarom moet je continu investeren in het op- en uitbouwen van talentpools.

Een rapport uit 2021 laat zien dat het belangrijker dan ooit is te investeren in een goed netwerk voor je externe inhuur. Niet alleen heb je zicht nodig op het aanbod, jij moet zorgen dat jij een voorkeurspositie hebt bij talenten in je doelgroep.

Het aardige is dat je bij externe inhuur het succes op korte termijn vaak niet los kan zien van de langetermijnrelatie met kandidaten. Die relatie eindigt namelijk niet bij de toekenning van een opdracht. Als het goed is, zullen nieuwe opdrachten volgen. Hoe beter je elkaar kent, hoe makkelijker en sneller je in het vervolg aan de slag kunt.

Vast personeel: levenslange relaties?

Bij het recruitment van vast personeel ligt dat traditioneel anders. Daar eindigt de investering van recruitment in de relatie met een kandidaat bij indiensttreding.

Maar het is inmiddels achterhaald om te denken dat werknemers een leven lang bij dezelfde werkgever blijven. Vervang die gedachte en streef naar een ‘life time talent relationship’, een relatie voor het leven (zie ook mijn presentatie tien jaar geleden). Zodra een medewerker uitstroomt, wordt hij bij goed functioneren opgenomen in de externe talentpool van recruitment. Ook in dit opzicht groeien vast en flex naar elkaar toe.

Nu je weet waar een goede talentpool aan moet voldoen, is het tijd om in een TTA-proeftuin uit te zoeken wat voor jouw organisatie de beste manier is om ermee aan de slag te gaan.

Inzicht in volume

Bepaal allereerst voor welke vaste en/of flexrollen jij wilt investeren in de ontwikkeling van de talentpool. Het volume van het aantal aanvragen moet zodanig zijn dat het de investering van een talentpool kan rechtvaardigen. In de regel is het alleen zinvol om voor zeer specialistische of regelmatig terugkerende rollen een talentpool te bouwen. Dan is het wel belangrijk om inzicht te hebben in de capaciteitsplanning en verloopcijfers van je totale workforce.

Alles zelf doen of (deels) uitbesteden?

Als de variatie en de volumes van recruitment en inhuur groot zijn, dan ligt samenwerking met externe gespecialiseerde partners voor de hand. Alles zelf doen en invullen is een mooi streven, maar is niet altijd de investering waard. Als je veel verschillende rollen extern inhuurt, kun je beter samenwerken met partijen die een goed netwerk hebben en snel kandidaten kunnen leveren.

Aanbieders van TTA-oplossingen zullen in de komende jaren ook op dit terrein hun dienstverlening versterken. Ik wees eerder op de ontwikkelingen bij HeadFirst Group. Met hun platform Select kunnen organisaties bijvoorbeeld een warme relatie opbouwen met hun eigen talentpool. Jellow biedt eveneens de mogelijkheid om een freelancerpool op te zetten. Fring positioneert zichzelf expliciet als Freelance Relationship Management tool.

Talentpool Tech

Er zijn nog niet veel integrale TTA-systemen op de markt. Het is dus aannemelijk dat recruitment en externe inhuur niet met eenzelfde platform werken. Het is raadzaam om dat in het begin zo te laten. Ik verwacht dat het niet lang duurt tot er systemen zijn die tegemoet komen aan de TTA-behoefte en kenmerken hebben van zowel een ATS als een VMS.

Talentpool synergievoordeel

Met TTA kun je inspelen op zowel ontwikkelingen op de arbeidsmarkt als op nieuwe manieren van samenwerken. Bij samenvoeging van activiteiten ligt het voor de hand te zoeken naar synergievoordelen. Je kunt in elk geval optimalisatie halen op het gebied van employer- en job branding.

Als je freelanceplatformen gebruikt, weet je dat iemand als zzp’er wil werken, maar werf je buiten die platformen om dan is niet altijd duidelijk of de kandidaat geïnteresseerd is in een baan of een opdracht. Om dat te weten, moet je inzoomen op het profiel of je zoekopdracht verfijnen. Omdat in een krappe arbeidsmarkt sourcing steeds belangrijker wordt, ligt het voor de hand om de shortlists te benutten om zowel de recruitment pool(s) als die van externe inhuur te versterken.

Tot slot

Bij de overgang naar TTA is een van de eerste uitdagingen om op een geïntegreerdere manier aan de slag te gaan. Hoe kun je de inspanningen op gebied van sourcing, employer branding en talentrelatiemanagement benutten voor zowel recruitment als externe inhuur?
Bovenstaande verkenning biedt een aantal inzichten die kunnen bijdragen aan TTA-ontwikkeling, in het bijzonder voor het opzetten en uitbouwen van talentpools.