Zeven quick wins voor Total Talent Management

Via de zijdeur komen er bij organisaties al jaren flink wat externen binnen. Even snel een contractje regelen, login, laptop en aan het werk. Voor uitzendkrachten is er vaak meer geregeld, maar ook alleen de noodzakelijke middelen. Voor andere leveranciers is er een raamcontract en daarmee is voor inkoop de kous af.

• Lees ook : Hoe Total Talent Management eindelijk een serieus thema werd (verslag Total Talent Summit)

De knop om naar TTM

Total Talent Management maakt het mogelijk om strategisch om te gaan met alle werkenden voor je organisatie, bewuste keuzes te maken tussen inhuur of vast, en het maximale te halen uit hun inzet voor de organisatie. Als je niet meer wekelijks 25- en 40-jarige jubilea hebt te vieren, wordt het tijd om de knop naar flexibilisering om te zetten. En hier zijn vast zeven snelle acties om met TTM te beginnen.

1 – Een basis inhuurbeleid

Je hebt eerst wat uitgangspunten nodig. Natuurlijk kun je net als in Den Haag beleid gaan maken, maar dat duurt jaren. Houd het voor een eerste versie simpel, één of max twee A4-tjes. Accepteer dat het niet in één keer perfect hoeft. Zet alle stakeholders, HR, inkoop, financiën, facilitair en natuurlijk IT, in een ruimte en brainstorm over een lijst met punten. Voorbeelden zijn ‘inhuur is tijdelijk, wanneer houdt het op?’, ‘wat is de max. contractduur / verlengperiode’, ‘houd onderscheid in bv een e-mailadres met ‘extern’ en andere kleur toegangspas’, ‘hanteer gelijke GDPR-regels’ en ‘gebruik eigen gereedschap/laptop’.

2 – Recruitment gaat ook zoeken naar freelancers

Tussen alle vormen van inhuur zijn freelancers een relatief eenvoudige doelgroep, want het zijn net als ‘gewone’ kandidaten ook individuen die werk zoeken. Natuurlijk heb je wel een andere contracttemplate nodig, maar zie vooral de overeenkomsten. Het basis-recruitmentproces werkt voor freelancers niet heel anders dan voor vaste functies. Je moet wel iets sneller schakelen, maar de meeste stappen in het proces zijn gelijk. Maak naast ‘vast, tijdelijk, stage’ nog een extra type, ‘freelance’, aan in je ATS en werken-bij-pagina. Gebruik een iets andere template voor de vacature beschrijving, met de specifieke freelance voorwaarden. En daar ga je, inclusief social media posts.

3 – Interne communicatie ook voor externen

Dit is echt een ‘engagement booster’. Genoeg organisaties hebben aparte e-mail distributielijsten voor interne medewerkers, waar externen niet in worden meegenomen. Die missen zo allerlei praktische, maar ook strategische informatie, van verbouwingsplannen tot berichten van de directie. Ook toegang tot informatie op het intranet is vaak beperkt. Externen tekenen als het goed is ook een geheimhoudingsverklaring, of in het contract, en vormen geen groter risico op lekken van vertrouwelijke informatie dan interne medewerkers (de gevallen die de krant halen gaan meestal over interne medewerkers).

4 – Koppel ‘basistarieven’ aan salarisschalen

Natuurlijk zijn tarieven van externen een ingewikkeld onderwerp, maar dat is geen reden om het maar helemaal vrij te laten aan de markt. Je kunt met een versimpelde berekening een bruto-uursalaris omrekenen naar een tarief met een gemiddelde conversiefactor, die leveranciers voor hetzelfde doel gebruiken en vaak in het contract zijn onderhandeld. Bijvoorbeeld een jaarsalaris van €36.000 wordt ( / 52 weken / 38 uur x 2,6 conversiefactor = ) €47,37 per uur. Je kunt ook tariefinformatie inkopen van dataleveranciers. Door de koppeling expliciet te maken, dwing je meer bewustzijn af bij managers voor betere tariefonderhandelingen.

5 – Gebruik het ‘personeelsdossier’ ook voor externen

Bij inkoop zijn vaak wel de contracten met leveranciers te vinden, maar hoe zit het met de contracten van individuele inhuur, getekende geheimhoudingsverklaringen, VOG-verklaringen, opleidingscertificaten en resultaatafspraken van externen? Laat de auditor maar langskomen. En het is extra handig voor als die externen – zeker uitzendkrachten, maar ook freelancers of consultants – in dienst komen. Dan heb je al een dossier compleet.

6 – Onboarding ook voor externen

Gelukkig is er de laatste tien jaar veel aandacht voor een warm welkom bij de organisatie voor alle vaste medewerkers. Met oog voor het op tijd op orde hebben van praktische zaken, maar ook met een online inwerkprogramma met kennismakingsvideo’s, basistrainingen. En met een introductiedag, rondleidingen, kennismaking/netwerkacties. Realiseer je dat ook de meeste ‘vaste medewerkers’ vaak niet meer dan een paar jaar voor je werken, en dat het ook voor externen belangrijk is om al deze informatie te krijgen om efficiënt te starten. Een beetje gek ook om een uitzendkracht die al 2 jaar in het contactcenter werkt en een vast contract krijgt nog op onboarding te sturen.

7 – Betrek je grootste leveranciers

Ga eens praten met je top-5 leveranciers over hun indrukken en meningen over jou als klant. Wat gaat goed, wat kan beter? Behandelen we de inhuurkrachten goed? Betalen we wel genoeg om de best passende kandidaten te krijgen? Welke contractvoorwaarden staan een optimale dienstverlening in de weg? Wat doen ervaren inhurende managers goed waar hun nieuwe collega managers van kunnen leren. Zo krijg je een outside-in-blik op je inhuurprogramma.

Deze quick wins voelen misschien aan als los zand, en als je geen TTM strategie hebt is dat ook zo. Binnen zo’n strategie wordt de samenhang tussen de quick wins en de grote verandertrajecten duidelijk. Total Talent Management is voor de business een noodzaak en logische wens richting stafafdelingen. Het vraagt om loslaten van de silo’s en samenwerking tussen die stafafdelingen. TTM is dan ook een cultuurverandering voor de hele organisatie en kan niet zonder commitment aan de top. Organisaties die er klaar voor zijn, vinden in het boek Mis geen Talent handvatten om die TTM strategie en een TTM programma te ontwikkelen.