Inhuur van personeel: wie gunt de opdracht aan wie?

De arbeidsmarkt is sterk in beweging. Inmiddels worden er termen gebruikt als ‘hyperschaarste’ om het gat tussen vraag naar en aanbod van personeel te definiëren. Dit heeft ook zijn weerslag op de inhuur van personeel. Zo piekt de omzet van detacheerders eind 2021 en het percentage ‘leegloop’ – gedetacheerden in vaste dienst maar zonder opdracht – daalt nog altijd (3,6% -kwartaal 4 2021). Dat blijkt onder andere uit de MarktMonitor van de Vereniging van Detacheerders Nederland (VvDN).

Met de grote vraag naar specifieke competenties en ervaring trekt de inhuurmarkt daarnaast steeds meer zzp’ers aan. Wat betekent dit voor een inlenende organisatie? En op welke manier borg je dat je voldoende geschikte kandidaten blijft vinden?

Afname aantal inschrijvingen

Vanwege de grote vraag naar inhuurkrachten en het relatief beperkte aanbod van kandidaten, worden marktpartijen scherper op opdrachten waar zij op inschrijven. Dit geldt voor zowel detacheerders als aanbieders van inhuuroplossingen (MSP’s, intermediairs, etc).

Significant Synergy analyseert met een tenderdashboard de openbare data van TenderNed voor specifieke inkoopcategorieën, waaronder externe inhuur. Publicaties op TenderNed laten zien dat het aantal inhuurgerelateerde Europese openbare aanbestedingen stijgt sinds 2019. Daarbij valt op dat het gemiddeld aantal inschrijvingen per aanbesteding sinds 2021 licht afneemt (van 5,81 > 5,16 inschrijvingen per perceel/aanbesteding). Het lijkt erop dat deze trend doorzet in het jaar 2022.

Wat werkt niet?

Om als opdrachtgever goede inschrijvingen te krijgen, is het van belang om bij een uitvraag goed te beschrijven welke dienstverlening je wil inkopen en welk type leverancier je wil contracteren. Inkooptrajecten waarbij voornamelijk wordt gegund op prijs, krijgen weerstand vanuit de markt of worden genegeerd. Voorbeelden hiervan zijn het vaststellen van bandbreedtes voor inhuurtarieven die niet marktconform zijn of het standaard opnemen van een (strakke) overnametermijn.

• Lees daarover ook: Eerlijke inhuur begint met een goede aanbesteding. 5 tips om de juiste vraag te stellen

Daarnaast is het belangrijk dat inleners professioneel opdrachtgeverschap vertonen. De inhuurkracht is immers het kapitaal van detacheerders. Als een inlener niet professioneel handelt, met als resultaat dat de detacheringskracht ontevreden is, ontstaat het risico dat deze van de opdracht wordt gehaald. Zo voorkomen detacheerders dat de detacheringskracht zijn baan opzegt en kan het bureau dit schaarse kapitaal behouden en blijvend inzetten.

Wees je bewust van de eigen positie op de inhuurmarkt

Om de vastgestelde inhuurdoelstellingen te realiseren, is een goede samenwerking met de markt noodzakelijk. Daarom moeten inleners zich bewust zijn van de ontwikkelingen in inhuur en de spanningsvelden tussen vraag en aanbod. Het is daarbij niet voldoende om enkel ‘inside-out’ te denken over welke inhuuroplossing het meest passend is voor de organisatie.

Om vervolgens een inhuurstrategie vast te stellen, en de manier om inhuurkrachten te bereiken, hebben organisaties een goed beeld van de eigen inhuurbehoefte nodig, en van hoe deze zich ontwikkelt op (middel-)lange termijn. Daarvoor moeten inleners inzicht hebben in hoeveel inhuurvragen zij uitzetten en in de grootte, diversiteit en schaarste van de vraag.

In de huidige arbeidsmarkt wil je als inlener (h)erkend worden als goed opdrachtgever en daarmee de aantrekkingskracht op kandidaten verbeteren

Het is ook van belang om concurrerende inleners in de regio in kaart te brengen wanneer deze soortgelijke profielen inhuren. Om een externe te enthousiasmeren voor jouw inhuuropdrachten, zal de opdrachtgever ook moeten werken aan zijn opdrachtgeversimago. Het is waardevol om te verkennen op welke manier je hier samen kan optrekken met de aanbieders van inhuuroplossingen.

Investeer in jouw imago als goed opdrachtgever

De  rol van goed opdrachtgever is in tegenstelling tot die van goed werkgever vaak onderbelicht, ondanks diverse mogelijkheden om hier bewust en goed invulling aan te geven. In de huidige arbeidsmarkt wil je als inlener (h)erkend worden als goed opdrachtgever en daarmee de aantrekkingskracht op kandidaten verbeteren.

ZiPconomy en Tilburg University deden hier eerder onderzoek naar, onder meer dan 1.000 zelfstandige professionals, inhuur/recruitment/hr professionals en inhurende managers. De resultaten zijn te lezen in het rapport ‘Goed opdrachtgeverschap’.

Stilstaan bij candidate experience

Eén van de conclusies was, dat een organisatie op verschillende manieren de aantrekkingskracht op de inhuurmarkt kan verbeteren. Bijvoorbeeld door stil te staan bij de ‘candidate experience’: de aandacht voor en beleving van de inhuurkrachten voor, tijdens en na hun opdracht.

Een aantal tips voor inlenende organisaties om hier aandacht aan te besteden:

• Hanteren van een uniform onboarding proces: Wegwijs maken binnen de organisatie, toegang tot alle relevante informatie voor uitvoeren van de opdracht, toegang tot systeemomgevingen, laptop, etc. Alles met het doel de inhuurkracht te laten landen en snel productief te laten zijn.
• Structureel uitvoeren van tussentijdse evaluaties: Hoe verlopen de werkzaamheden en zijn zowel de inlener als de inhuurkracht hierover tevreden? Tussentijdse evaluaties geven inzicht of de werkzaamheden voorspoedig worden uitgevoerd, moeten worden aangepast of eventueel stopgezet.
• Uitvoeren van eindevaluaties: Een eindevaluatie geeft de inlener inzicht in de wijze waarop hij zijn rol als goed opdrachtgever kan bijsturen. Doel daarbij is om een goede naamsbekendheid onder interim-professionals te realiseren en om de aantrekkingskracht op de inhuurmarkt te verbeteren. Een eindevaluatie geeft de inlener ook inzicht in de beoordeling van een inhuurkracht en of deze nogmaals moet worden ingezet, of juist niet.
• Toepassen marktconforme voorwaarden: Overzichtelijke algemene voorwaarden.
• Inrichten efficiënt inhuurproces: Hoe verloopt het proces van urendeclaratie, facturatie en betaling? Het is van belang dat dit efficiënt verloopt voor alle betrokkenen en dat gemaakte afspraken – zoals betaaltermijnen – worden nagekomen.

In de huidige tijd moeten inleners blijvend investeren in het professioneel opdrachtgeverschap. Zo kunnen zij inhuurkrachten verleiden om bij ze te komen werken. HR is hierbij aan zet voor het definiëren van de doelstellingen en het plan van aanpak. Juist ook om ervoor te zorgen dat er synergie ontstaat met de aanpak voor het verbeteren van werkgeverschap voor vast personeel. HR en inkoop trekken samen op bij het selecteren van de best passende leveranciers voor de gekozen inhuuroplossing. Het is belangrijk om de inhurende managers hier nauw bij te betrekken. Zij zijn voor de inhuurkrachten juist het gezicht van de organisatie en bepalend voor de beeldvorming. In deze arbeidsmarkt kiezen organisaties steeds minder vaak zélf de inhuurkracht, maar worden zíj gekozen. Organisaties, stel jezelf de vraag: wie gunt de opdracht aan wie?

Auteur: Rémon van Buuren, inhuurspecialist bij Significant Synergy.