Wat zijn de belangrijkste zaken bij een onderhandeling?

Tijdens de voorbereiding van een onderhandelingstraject is het goed om een aantal zaken na te gaan die je tegen gaat komen in het proces.

Met wie onderhandel je?

Dit kan je letterlijk en figuurlijk zien. Wie is je contactpersoon en wie vertegenwoordigt deze persoon? Is die persoon alleen een woordvoerder en heb je met een ander persoon of meerdere personen te maken?

De vraag achter de vraag

Je potentiële opdrachtgever wil je inzetten omdat hij een probleem heeft, waar jij een oplossing voor hebt. De ‘opdracht’ komt feitelijk in de vorm van een vraag. Bijvoorbeeld aan een freelance social media manager:

Kan je ons helpen onze social media optimaal in te richten en aan te wenden voor onze marketing activiteiten?

Je kan de vraag direct aanpakken door een social media plan te maken. Je kan ook eerst achterhalen of er een vraag achter de vraag zit. Hoe is de marketing nu georganiseerd? Als daar al zaken beter kunnen, moet dat eerst worden aangepakt. En hoe wordt met social media omgegaan door alle werknemers?

Als dat niet strookt met de social media boodschappen van het bedrijf als geheel, dan is daar ook nog werk te verrichten. Kortom, ga altijd op zoek naar de vraag achter de vraag. Met andere woorden: welk probleem ga je oplossen? Neem niks zo maar aan, vraag door.

Inhoud versus proces

Maak in een onderhandeling duidelijk onderscheid tussen de inhoud en het proces. De inhoud gaat over het werk dat je gaat leveren en op welke manier je dat (samen met de opdrachtgever) gaat inrichten. Het proces gaat over de stappen in de onderhandeling vanaf het eerste contact tot aan de start van de werkzaamheden. Bewaak dat proces. Het geeft houvast in het onderhandelingstraject. Je kan eenvoudig weer een stap terug doen in het proces als de onderhandeling stroef loopt. Dat kun je dan adresseren en heeft niks te maken met de inhoud van de mogelijke werkzaamheden.

Luisteren!

Het belangrijkste in elke onderhandeling: luisteren!

Dat is niet luisteren om vervolgens je punt te maken. Maar echt luisteren om daarna door te vragen, weer te luisteren en weer door te vragen. Alleen door goed te luisteren, krijg je informatie die je kan gebruiken in je onderhandeling.

Vat samen wat je gesprekspartner zegt, zodat je checkt of je het goed begrepen hebt. Je laat daarmee ook zien dat je echt luistert, wat op zijn beurt je gesprekspartner een prettig gevoel geeft.

Je gesprekspartner geeft ook non-verbale signalen, zoals bijvoorbeeld met de armen over elkaar zitten of met een pen spelen. Ook daar moet je naar ‘luisteren’ (of in dit geval naar kijken). Het geeft je informatie over hoe iemand zich op dat moment voelt (afwachtend, nerveus, afwezig, ongeduldig, etc.)

Het is normaal menselijk gedrag om zaken in te vullen en aannames te doen gebaseerd op onze eigen ervaringen. We projecteren onze eigen gevoelens en ervaringen vervolgens op de ander. Dat kan alleen doorbroken worden door vragen te stellen en te horen hoe het echt zit. Als je twijfelt, kan je altijd je aanname uitspreken en die checken bij je gesprekspartner. De aanname wordt dan bevestigd of verlegd. Allebei is goed.

Mailen vs Bellen

Veel opdrachtgevers maar ook freelancers verschuilen zich graag achter hun laptop tijdens een onderhandeling. Ergens is dat begrijpelijk, je creëert immers (letterlijk) een scherm tussen jou en de opdrachtgever. Een scherm dat je de tijd geeft om na te denken over een voorstel, je de tijd geeft om je zinnen te construeren en je de mogelijkheid geeft om alles even lekker een dag te laten liggen.

Het is goed om je te realiseren wat de voor- en nadelen zijn van onderhandelen per mail ten opzichte van onderhandelen per telefoon (of face-to-face).

Het is de toon die de muziek maakt. Je kunt je zinnen nog zo goed (of slecht) geformuleerd hebben, de klant interpreteert zelf, dat kun je niet voor haar doen. Het kan dus zijn dat een goed bedoelde opmerking of formulering compleet verkeerd valt en de deal volledig de verkeerde richting op gaat. Feitelijk sta je dan al met 1-0 achter.

Hoe kun je de juiste strategie bepalen als je iemand nog niet gehoord hebt? Onze ervaring is dat het vaak beter werkt om de onderhandeling in ieder geval telefonisch op te starten om elkaar zo even te ‘voelen’. Het is een wezenlijk onderdeel van luisteren:

• Met wat voor soort klant heb je te maken?
• Met welke toon wordt er gecommuniceerd (zakelijk, ontspannen, gestrest, enz.)?
• Voel je ruimte of voel je een muur?

Allemaal informatie die je per mail moeilijker kunt achterhalen. Daarnaast kun je verzanden in ellelange mailcorrespondenties die vooral heel veel tijd kosten en zeker niet altijd het gewenste resultaat opleveren. Vaak kun je in een eerste gesprek de kaders van de onderhandeling al bepalen, waarom zou je daar 12 mailtjes aan wijden?

Als laatste geldt bovenal dat je de toon die je kiest (voor of tijdens het gesprek) een onderdeel kan worden van de goodwill van de klant om je tegemoet te komen in de onderhandeling. Voel je de klant goed aan? Begrijp je waar je zelf staat in de onderhandeling, maar ook waar de klant staat? Krijg je de klant zover dat deze ook begrijpt waar jij staat, dan is de kans vrij groot dat je er financieel vrij snel uit komt. Er is goodwill omdat je helder communiceert, de klant goed aanvoelt en de moeite neemt om te luisteren. En vooral dat laatste is lastig achter een scherm.

De luxe van keuze

Tot nu toe gaan we steeds uit van één onderhandeling met één potentiële opdrachtgever. Maar het mooiste is om een situatie te creëren waarbij je gelijktijdig met twee partijen onderhandelt die jou willen inzetten. Dat geeft een extra dynamiek aan de onderhandeling. Kies er altijd voor om transparant te zijn en beide partijen te informeren over elkaars bestaan. Speel ze niet tegen elkaar uit, maar laat het feit dat er andere kapers op de kust zijn meespelen in je voordeel.

Let op: voorzichtigheid is geboden. Ga je achteroverleunen omdat je jezelf rijk rekent, dan kan je eindigen met niks, omdat beide opdrachtgevers voor een alternatief gaan.