Handleiding Total Talent Acquisition met je huidige ATS en werken-bij site

Alleen TTA voor MKB bedrijven

Eerst de disclaimer. Deze handleiding gaat alleen over het Total Talent Acquisition proces en pakt geen andere Total Talent Management (TTM) processen als onboarding, contracteren, betaling en performance management voor externen aan. Hier wel een aantal TTM quick wins die je kunt doorvoeren. Daarnaast kan dit helaas niet toegepast worden in de publieke sector vanwege de aanbestedingsregels.

Voor grotere, internationale bedrijven ligt de aanpak in deze handleiding ook minder voor de hand. Zowel volume, grote aantallen inhuur, als internationale elementen en contractvormen zoals Statement of Work maken een groter programma noodzakelijk, vaak met uitbesteding aan een MSP (Managed Service Provider) en met een apart VMS (Vendor Management System) tooling. Daarin wordt ook contracteren, tijd schrijven en facturering ingeregeld.  Eventueel kun je voor die zaken als MKB-bedrijf wel een zogenaamde contractbeheerder inzetten.

Gefaseerd uitproberen!

Deze handleiding leent zich uitstekend voor een gefaseerde aanpak. Om te bewijzen dat het proces werkt, kun je dit met een enthousiaste business unit en recruiter gewoon gaan proberen. Het vergt namelijk vooral wat investeringen in tijd, vrij beperkt in geld, er is geen groot budget nodig. Zo kun je een goed voorbeeld neerzetten en optimaliseren. Als het concept bewezen is, kun je het via een groter project voor de hele organisatie gaan invoeren.

Stap 1 – Basis inhuurbeleid

Je hebt eerst wat uitgangspunten voor inhuur nodig. Natuurlijk kun je net als in Den Haag beleid gaan maken, maar dat duurt jaren. Houd het voor een eerste versie simpel, één of max twee A4-tjes. Accepteer dat het niet in één keer perfect hoeft. Zet alle stakeholders, HR, inkoop, financiën, facilitair en natuurlijk IT, in een ruimte en brainstorm over een lijst met punten. Voorbeelden zijn ‘inhuur is tijdelijk, wanneer houdt het op?’, ‘wat is de max. contractduur per keer/ verlengperiode’, ‘welke voordelen krijgt een externe, bijvoorbeeld korting op eigen producten, feestjes, kerstgeschenk’, ‘hanteer gelijke GDPR-regels’ en ‘gebruik in principe eigen gereedschap/laptop’.

Stap 2 – Leveranciers management

Je kunt met deze handleiding rechtstreeks freelancers gaan werven, want er zijn procesmatig veel overeenkomsten met vaste functies. Wat belangrijk anders is, is dat externen vaak via bemiddelingsbureaus en consultancy-organisaties worden voorgesteld. Sommige organisaties zetten voor bepaalde vaste functies wel werving- en selectiebureaus, of headhunters, in en dat is eigenlijk best vergelijkbaar. Je werkt dan samen met een aantal specifieke bureaus; afhankelijk van het type profiel heb je vaak gespecialiseerde bureaus. En precies dit concept kun je voor externe inhuur ook toepassen:

• Bekijk van welke leveranciers je nu facturen krijgt met timesheets, op uurtje/factuurtje basis.
• Bespreek met de business welke partijen hun voorkeur hebben en of er nog leveranciers ontbreken. Deel de leveranciers in op categorie, bv operationeel, financieel en HR.
• Maak een lijstje met contactgegevens per leverancier.
• Informeer deze ‘voorkeurs’- leveranciers over dit nieuwe proces en plaats de informatie ook op je werken-bij-pagina, ook het proces voor freelancers. Communiceer hierover op dezelfde manier als over het proces voor vaste functies.

Voorbeeld werken-bij pagina van VRT met vacatures voor freelancers en zelfs optioneel voor freelance of vast.

Stap 3 – Kennis van de inhuur wereld

Het spel in de inhuurwereld is anders dan bij vaste kandidaten. Je hebt te maken met allerlei soorten leveranciers, er zijn er meer dan 70.000 in Nederland, van CV-schuivers tot niche-experts. Die leveranciers kunnen mensen voorstellen die bij hen in dienst zijn (vast of tijdelijk) of ze kunnen freelancers voor je vinden. Maar de aanpak in deze handleiding is ook uitstekend geschikt om freelancers zelf de kans te bieden direct bij jou te solliciteren.

Ook aan de kant van de vacaturehouders is het spel anders. Vaste functies moeten passen in het ‘fte-budget’, maar inhuur zit in andere budgetten. Vaak geeft dat een andere discussie over de ‘prijs x kwaliteit’ verhouding. Anderzijds helpt het juist om te starten bij wat allemaal hetzelfde is. Ook bij externen selecteer je met een cv, op skills, met interviews, eventueel referenties en een VOG check.

De simpelste manier om deze inhuurkennis binnen te halen is een recruiter aan te nemen met ervaring in de inhuurwereld, bijvoorbeeld een bureaurecruiter of een freelance recruiter. Anders kunnen recruiters natuurlijk ook bepaalde opleidingen doen en er is heel veel informatie te vinden op ZiPconomy.

Stap 4 – Aanpassingen in je ATS en werken-bij-site

Met een aantal kleine aanpassingen kun je al starten. Je hebt hierbij waarschijnlijk wel de hulp van je ATS-leverancier en websitebouwer nodig, dus hier zit een ‘change request’ met wat kosten in. Het gaat om de volgende aanpassingen:

• Voor de vacature:
  • Voeg in type/soort contract, waar je bijvoorbeeld fulltime, parttime en stage hebt staan nog twee soorten toe: “freelancer” en “externe inhuur”, of vergelijkbare termen
  • Als je een salarisindicatie meegeeft, voeg dan een optie toe “uurtarief tussen €.. en €..”

Voorbeeld van vacature instelling in het ATS van Recruitee, met juiste Employment type en uurtarief bandbreedte.

• Voor het sollicitatieformulier:
  • Voeg een veld “Bedrijfsnaam” toe, voor de naam van de eenmanszaak/BV van de freelancer of van het bureau/consultancy.
    • Indien het een bureau is kunnen/zullen ze in de standaard naam/e-mail/telefoon velden niet de gegevens van de kandidaat, maar van de contactpersoon van het bureau invullen.
    • Met dit veld kun je achteraf basis leveranciersrapportage gaan opstellen en meten welke leveranciers succesvol kandidaten leveren.
  • Overweeg of je überhaupt een veld “voorgesteld tarief” wil toevoegen. Dat is wel gebruikelijk in de sector, maar je vraagt een sollicitant voor een vaste baan ook niet vooraf naar ‘gewenst salaris’, dat is een onderhandelingspunt in een persoonlijk gesprek. Zeker als je bij de vacature al de tariefindicatie meegeeft, heb je duidelijk de verwachting geschapen dat het tarief daarbinnen moet liggen, net als bij salarisschalen voor vaste functies.

In echte inhuursystemen moet de freelancer of het bureau veel meer informatie aanleveren en vaak vooraf met allerlei contractvoorwaarden akkoord gaan. In dit versimpelde TTA-proces, kunnen al die zaken pas aan bod komen op het moment dat er echt een contract moet worden opgesteld voor die ene gekozen kandidaat.

Als je een werken-bij-website hebt waar ook vacature-alerts mogelijk zijn, zorg er dan zeker voor dat freelancers deze ook kunnen gebruiken voor dit type contracten.

Vacature-alerts kunnen de employer branding richting freelancers namelijk nog een extra boost geven.

Stap 5 – Aanpassingen in het TA proces

Als laatste komen de vorige stappen dan samen in een aantal aanpassingen in je TA- of Recruitmentprocessen. Als eerste is er de vraag naar arbeid van een manager. Iemand zou de manager mogen helpen bij de beslissing inhuur of vast en indien inhuur, onder welke voorwaarden. Dat kan de recruiter zijn of een HR-businesspartner als die ook bezig is met de strategische werkplanning voor die manager. De vacature-intake is grotendeels gelijk aan die voor vaste functies, behalve het bepalen van de tariefindicatie. Als hier geen kennis van is, kun je op online vacaturesites voor externen terecht of bijvoorbeeld de tools van Planet Interim gebruiken.

Voor de werving kun je ook weer de tools en sites als LinkedIn gebruiken om te zoeken, net als voor vaste functies. Daarnaast heb je in stap 2 een lijstje gemaakt met leveranciers per functiecategorie, die mail je gewoon de link naar de vacature op je werken-bij-pagina.

In de selectiefase kun je grotendeels te werk gaan als bij selecties voor vaste functies, alleen maak je de interviewafspraken met de contactpersoon van het bureau in plaats van met de kandidaat zelf. Afhankelijk van de tools die je gebruikt, kun je vooraf wel voor een lichtere selectie gaan, en een freelancer bijvoorbeeld niet op een psychologisch assessment van een dag sturen.

De aannamefase, als je weet welke kandidaat de voorkeur heeft, gaat bij inhuur altijd zeer snel. Er kan een onderhandeling over het tarief inzitten, daarvoor is de inhuurkennis uit stap 3 nodig, maar vaak wil de manager dat de kandidaat morgen meteen start. Dat is ook één van de grote voordelen van inhuur voor de manager. De contractering kan nog wel eens voor problemen zorgen als de kandidaat al begonnen is en niet akkoord wil gaan met bepaalde voorwaarden.

Begin klein met TTA en bouw het gestaag uit

Deze handleiding geeft je een basis om met TTA aan de slag te gaan. Als je klein begint, kun je stap voor stap de verschillen en benodigde kennis in kaart brengen om dit verder uit te bouwen. De belangrijkste winst die je behaalt, is dat je voor de managers de spil wordt die het talent vindt dat zij nodig hebben, onafhankelijk van de contractvorm.