Prijsmodellen bij aanbestedingen moeten eerlijker worden en recht doen aan intermediaire dienstverlening

De Bovib, de branchevereniging voor intermediairs en brokers, organiseerde in mei en juni drie goedbezochte rondetafelgesprekken over de vraag hoe aanbestedingen in de toekomst verbeterd kunnen worden. Tientallen Bovib-leden, aanbestedende diensten, adviesbureaus en inkopers discussieerden in drie sessies over alternatieven voor de gehanteerde prijsmodellen die door leveranciers nu vaak als oneerlijk worden ervaren.

Directe aanleiding is de uitspraak van de Commissie van Aanbestedingsexperts (CvAE) na een klacht van intermediair Harvey Nash over een aanbesteding van de Provincie Noord-Holland voor het leveren van ICT-professionals via brokering.

De CvAE oordeelde in deze zaak: de aanbesteder hanteert een beoordelingssystematiek die het risico in zich draagt dat de opdracht niet wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving (beste prijs/kwaliteit-verhouding).”

Deze aanbesteding leidde niet tot de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) omdat de aanbestedende partij niet naar de prijs (eindtarief ingehuurde professional) maar uitsluitend naar de marge (van de leverancier) keek. 

Lees ook: Uitspraak CvAE over aanbesteding inhuur externen: wat zijn de juridische gevolgen?

Wat is de uitvraag?

Het advies van de CvAE heeft veel losgemaakt in de wereld van aanbestedingen voor de inhuur van personeel. ‘Voor mij was dit de alarmknop die is ingedrukt. Het maakte mij duidelijk dat er is mis is in de markt’, zegt een van de aanwezigen namens een aanbestedingsadviesbureau.

De uitspraak heeft een onderliggend probleem blootgelegd, zo blijkt tijdens de rondetafelgesprekken: er is een groot gebrek aan kennis over de intermediaire markt. Iedereen is het erover eens dat een goede prijsstelling begint met het formuleren van een goede uitvraag. Maar wat is een goede uitvraag? “Soms weet de klant zelf niet eens wat hij precies zoekt”, zegt iemand van een adviesbureau. “Bij veel aanbestedende diensten (en begeleidende bureaus) ontbreekt het aan de kennis en kunde van de markt, zeker bij kleinere organisaties’’, valt een adviesbureau zijn collega bij. Beetje gechargeerd: Inkoop koopt de ene dag potloden in en moet de volgende dag personeel inhuren. De boodschap aan de intermediairs is dan ook: maak duidelijk wat jullie doen; wat doet een MSP? Wat houdt brokerdienstverlening in?

Inzicht in de verschillende typen dienstverlening maakt dat aanbestedende diensten hun uitvraag helderder en eenduidiger kunnen maken. Daarvoor is duidelijke terminologie nodig.

Twee soorten uitvragen

Suggestie is om in de basis twee soorten uitvragen te onderscheiden voor verschillende vormen van dienstverlening:

1. een uitvraag voor contractservice (procesvraag); bijvoorbeeld contractafhandeling (puur brokering) of managen/begeleiden (alle) externe inhuur (MSP). Hierbij zou de aanbestedende dienst een prijsmodel met een fee kunnen hanteren
2. en/of een uitvraag voor intermediaire dienstverlening, inclusief werving en selectie kandidaat (leveringsvraag); hierbij lijkt een prijsmodel met een eindtarief per kandidaat (tarief + opslag) de meest logische optie.

En binnen die uitgevraagde vormen van dienstverlening kunnen dan mededingen tussen inschrijvers plaatsvinden. Dan vergelijk je ten minste appels met appels en peren met peren.

Cowboys op de markt

Het begint dus met een goede uitvraag. Volgens een aanwezige ontstaat de marge/prijs-discussie vooral doordat de dienstverlening diffuus (onduidelijk) is. Transparantie is het sleutelwoord. Want er zijn cowboys op de markt die misbruik maken van het gebrek aan kennis bij inhurende organisaties. ‘Die willen goedkoop inkopen en duur verkopen. Ze huren een professional in voor € 60,- per uur en factureren aan de opdrachtgever € 90,- per uur. ‘Dat gebeurt echt’, stelt een van de aanwezigen. Er is ook een andere kant, die ook echt voorkomt; een opdrachtgever gunt maar € 0,50 marge per uur aan een detacheerder, terwijl die alle moeite moet doen om in deze krappe arbeidsmarkt de juiste professional te vinden. Conclusie: er moet een redelijke range (onder- en boven)grens in het prijsmodel zijn.

Dat marge als doorslaggevend gunningscriterium niet voldoet, daar is iedereen het wel over eens. ‘Schijnveiligheid’ noemt een van de deelnemers aan de rondetafelgesprekken dit.

Alternatieve gunningscriteria

Dat marge als doorslaggevend gunningscriterium niet voldoet, daar is iedereen het wel over eens. ‘Schijnveiligheid’ noemt een van de deelnemers aan de rondetafelgesprekken dit. Het ‘sturen op marge’ is ontstaan om te voorkomen dat de marges van intermediairs uit de klauwen lopen, het willen voorkomen dat cowboys op de markt € 30,- of € 40,- marge per uur op een ingehuurde professional pakken. Maar dat bij huidige aanbestedingen zo sterk de focus ligt op margeverschillen van enkele euro’s geeft aan dat dit in de intermediaire markt ‘volstrekt is doorgeslagen’, zo ervaren de leveranciers.

Vanuit leverancierszijde wordt tijdens de rondetafeldiscussie gevraagd waarom een aanbestedende dienst überhaupt invloed zou willen hebben op hun marge; het gaat toch om het eindtarief dat de opdrachtgever moet betalen voor een kandidaat? En hoe bepaalt een aanbestedende dienst wat een redelijke marge van de leverancier is? Je moet uiteindelijk naar de prijs/kwaliteit-verhouding kijken.

Vanuit de inkoopkant wordt er anders naar gekeken. Bij EMVI hoort nu eenmaal een prijselement in geval van EU-aanbestedingen. Oftewel een passende vergoeding (marge leverancier) en passend tarief. De vraag voor hen is; hoe kun je als aanbestedende dienst toch de marge van de inschrijvende leveranciers mee laten wegen en tegelijkertijd leveranciers voldoende bewegingsruimte bieden om hun eigen prijzen te bepalen.

Voorbeeld werkbare prijsstelling

Als geslaagd voorbeeld voor een werkbare prijsstelling noemen vrijwel alle aanwezigen de manier van aanbestedingen voor de inhuur van ICT-professionals door het Rijk (RVO).

Zij hanteren niet de marge (van de intermediair) als gunningscriterium, wel de prijs (eindtarief). En die prijs is geen vooraf vastgesteld uurtarief. Zij werken met een zogenoemde Rekenfactor, een meebewegend maximaal toegestane afwijking van het tarief ten opzichte van indirect gekoppelde salarisschalen.
Dit geeft alle contractpartijen (leveranciers) de bewegingsruimte om hun prijs (tarief) te bepalen. De totstandkoming van de tarieven wordt dus enigszins vrijgelaten om rekening te kunnen houden met arbeidsmarkt- en loonontwikkeling, de complexiteit van verschillende opdrachten, de kwaliteit van kandidaten, et cetera. Een manier van aanbesteden die in ieder geval bij de leveranciers zeer wordt gewaardeerd. “Dit geeft ons als intermediairs ondernemersvrijheid en flexibiliteit om ons te onderscheiden”, vat een van hen samen.

Het blijft verder zoeken naar prijsmodellen binnen aanbestedingen voor de inhuur van extern personeel die voor beide kanten werkbaar zijn. De uitspraak van CvAE in de zaak Harvey Nash-Provincie Noord-Holland heeft hopelijk een aanzet gegeven om te komen tot betere alternatieven voor het hanteren van marge als gunningscriterium. Die bereidheid om te komen tot transparant, werkbare prijsmodellen bij aanbestedingen lijkt er in ieder geval wel te zijn, getuige de animo tijdens de rondetafeldiscussies bij de Bovib.

Het complete verslag van de Bovib-rondetafelsessies over aanbestedingen is te vinden op de site van de Bovib.