Een duurzame relatie met een freelancer: 3 tips voor jou als opdrachtgever

Hoewel freelancers een sterke behoefte hebben aan autonomie, hechten ze steeds meer waarde aan betrokkenheid vanuit de opdrachtgever, blijkt uit onderzoek van de Universiteit van Tilburg en ZiPconomy (2019). Freelancers die het gevoel hebben gewaardeerd en erkend te worden, zullen net dat stapje extra zetten voor je organisatie. En dat niet alleen: de kans dat ze opnieuw een samenwerking aangaan is veel groter. Geen overbodige luxe, gezien de tijd die je steekt in het werven en goed inwerken van een freelancer.

Uitdaging als opdrachtgever

Veel bedrijven worstelen met de vraag hoe en in welke mate ze freelancers moeten betrekken bij hun team. En dat is niet gek, want uit het onderzoeksrapport van ZiPconomy over de trends van inhuur externen (2021-2022), komt naar voren dat maar liefst 62% van de organisaties onduidelijkheden ervaart in de wet- en regelgeving. Waar ligt precies de grens tussen een freelancer actief betrekken bij de organisatie en het ongewenst aangaan van een vast dienstverband?

Leestip: Met welke wetgeving krijg je te maken bij de inhuur van freelancers?

Daartegenover geeft 19% van de freelancers aan dat ze niet altijd zitten te wachten op een opdrachtgever die hen net zo behandelt als iemand in vast dienstverband. Tenminste, niet op de invulling die sommige organisaties daaraan geven. Zij laten bijvoorbeeld weten geen behoefte te hebben om aan bedrijfsactiviteiten deel te nemen of (kwartaal)presentaties bij te wonen.

Hoe pak je het aan?

Hoe zorg je dan voor een arbeidsrelatie waarin opdrachtgever en freelancer op zo’n manier met elkaar omgaan dat dit leidt tot betere prestaties en een langdurige samenwerking? Wij zetten 3 tips op een rij voor het opbouwen van een duurzame relatie met een freelancer.

1. Open en effectieve communicatie

“Opdrachtgever zorgt voor duidelijke communicatie richting opdrachtnemer en ziet dit als voorwaarde voor een goede uitvoering van de opdracht door opdrachtnemer.” wordt omschreven in de Code goed opdrachtgeverschap bij ZZP (PZO-ZZP en ABU). Dit klinkt vrij vanzelfsprekend, toch? Maar juist om die reden laten we nog wel eens steekjes vallen.

Goede communicatie start bij een heldere opdrachtomschrijving. Omschrijf wat jouw verwachtingen zijn en welke doelen je wil behalen. Wees hierin niet zuinig met details. Hoe gedetailleerder je nu bent, hoe meer tijd dat bespaart in de toekomst. De details moeten daarentegen wel relevant zijn, anders zorg je juist voor verwarring. Vergeet niet je document mondeling toe te lichten, zodat je eventuele hobbels van tevoren al kan tackelen.

Plan daarnaast tijdens de samenwerking genoeg tijd in voor overleg om de voortgang van het project te bespreken, feedback te geven of zorgen te delen. Het liefst plan je dit op vaste momenten in, zoals een wekelijkse check-in. Wees ook duidelijk welk kanaal jullie verder gebruiken om met elkaar te communiceren. Hoewel e-mail een krachtig communicatiemiddel is, wil je daar niet 100% afhankelijk van zijn. Als je fysiek op locatie met elkaar samenwerkt is het eenvoudig om elkaar te bereiken, maar wanneer je op afstand met elkaar werkt, zorg dan voor een goede tool (Teams, Zoom, Google Hangout, etc.).

Houd als regel in je achterhoofd: communiceer beter te veel dan te weinig.

Leestip: Hoe zorg je voor een succesvolle onboarding van freelancers?

2. Maak freelancers onderdeel van de bedrijfscultuur

Het beeld van freelancers die in hun eentje op een zolderkamer aan het werk zijn, is passé. Hoewel ze hun eigen manier van werken hebben en hun vrijheid belangrijk vinden, betekent dit niet dat ze als ‘buitenbeentjes’ moeten worden behandeld. Freelancers dragen net zo goed bij aan het succes van je bedrijf als fulltime medewerkers. Geef ze daarom ook het gevoel dat ze onderdeel zijn van het team.

Dit hoeft niet moeilijk te zijn; kleine gebaren kunnen al veel teweegbrengen. Zoals: het delen van je doelen, freelancers toevoegen aan je ‘bedrijfschat’ en ze uitnodigen voor borrels en uitjes. Dit zorgt niet alleen voor een betere ervaring, maar ook voor meer verbondenheid met je organisatie en het succes ervan.

Houd daarbij wel in je achterhoofd dat niet iedere freelancer dezelfde behoefte heeft. Ze hebben het behoorlijk druk en hebben misschien niet de tijd om deel te nemen aan niet-projectgerelateerde activiteiten. Het kan ook zijn dat ze tevreden zijn met hoe de dingen nu zijn en dat ze hun relatie met je bedrijf puur transactioneel willen houden. Dat is ook goed. Belangrijk is om geen aannames te maken en onderzoek te doen naar de behoefte van freelancers. Hoe willen ze het liefst met je samenwerken? Aan welke activiteiten willen ze wel of niet deelnemen?

Leestip: Mag je langdurig samenwerken met freelancers?

3. Geef meer en betere feedback

De laatste tip gaat over het geven van feedback. In het rapport ‘Goed Opdrachtgeverschap’ (ZiPconomy) wordt als suggestie gegeven om meer en betere feedback te geven ten behoeve van kwaliteit en de ontwikkeling van de freelancer. Feedback draagt niet alleen bij aan het succesvol afronden van een project, maar ook aan de professionele ontwikkeling van de freelancer.

Vaak wordt er gewacht met feedback geven tot het einde van een project. Jammer, want zo is er geen ruimte om tussentijds bij te sturen. Wacht dus niet tot het laatste moment. Geef ook tussentijds feedback aan een freelancer om zo tot het beste eindresultaat en een prettige samenwerking te komen.

En vergeet niet: feedback werkt twee kanten op. Sta dus ook open voor feedback van de freelancer. Externen hebben een andere kijk op je organisatie, waardoor zij eerder obstakels kunnen spotten. Maar ook op relationeel vlak kunnen ze je inzicht geven in hoe je toekomstige relaties kunt verbeteren. Vraag dus regelmatig naar hun bevindingen, zodat je als opdrachtgever optimaal de vruchten plukt van de samenwerking met je freelancers.

Het is voor organisaties hoog tijd om verder te kijken dan alleen het aantrekken van talentvolle freelancers. Geef ook voldoende aandacht aan het binden van freelancers, zodat je elkaar op lange termijn kan versterken.