Feedback geven aan je freelancer: hoe doe je dat?

Veel opdrachtgevers staan er niet om te springen: feedback geven. Het kan voor een hoop ongemakkelijke situaties zorgen. Dit terwijl feedback onmisbaar is voor een goede samenwerking met je freelancer. Hoewel de meeste organisaties gedegen methodes en procedures hebben voor het geven van feedback aan hun vaste werknemers, ontbreekt het bij veel bedrijven aan deze processen voor hun ingehuurde professionals.

Maar een freelancer huur je niet ‘even’ in voor een klusje, omdat je wat extra handen nodig hebt. Een freelancer huur je in voor zijn of haar kennis, expertise en ervaring. Ze dragen bij aan de innovatie en groei van je bedrijf. Toch onderschatten veel bedrijven de waarde van het inhuren van freelancers. Zonde, want dit staat het succesvol afronden van de opdracht en de professionele en persoonlijke ontwikkeling van de freelancer in de weg.

Dit terwijl freelancers de workforce van de toekomst zijn. Aan het begin van 2022 telde Nederland, volgens het CBS, 1,1 miljoen zzp’ers. Naar verwachting neemt dit in de toekomst alleen nog maar verder toe. Sinds 2003 is het aantal freelancers in ons land met ruim een half miljoen gestegen. De cijfers liegen niet: de flexibilisering van de arbeidsmarkt gaat razendsnel. Hoog tijd dat organisaties deze realiteit erkennen en ernaar handelen.

Aan opdrachtgevers de taak om aandacht te besteden aan de relatie met je freelancer. Een belangrijk onderdeel hiervan is het geven van feedback aan je ingehuurde professionals. Feedback geven is namelijk essentieel voor het opbouwen van sterke relaties blijkt uit onderzoek van de Universiteit van Tilburg en ZiPconomy (2019) naar ‘Goed Opdrachtgeverschap’.

Definitie feedback

Voordat we uitleggen hoe je op een goede manier feedback geeft aan je freelancer, staan we eerst even stil bij de definitie van feedback. Het is namelijk een term die we te pas en te onpas gebruiken in het dagelijks leven en op de werkvloer. Maar wat houdt het nou precies in? Volgens wetenschappelijk onderzoek van Arkalgud Ramaprasad (1983) kunnen we feedback definiëren als:

“Een reactie op een product, resultaat of iemands uitvoering van een taak, dat bedoeld is als basis voor verbetering – om de kloof tussen het beoogde niveau en het huidige niveau te dichten.”

Een reactie dus. Geen advies. Belangrijk om dit verschil helder te hebben. Aan de ontvanger de taak om jouw reactie te vertalen naar een actie. Een freelancer moet namelijk altijd in staat zijn om zelf te bepalen hoe hij of zij de opdracht uitvoert. Wanneer er een corrigerende beoordeling plaatsvindt, neem je de autonomie van een freelancer weg. Terwijl autonomie een van de belangrijkste drijfveren van freelancers is, blijkt uit onderzoek gepubliceerd in de Harvard Business Review. Wil je als opdrachtgever langdurig met een freelancer samenwerken? Dan is het van belang dat je zijn of haar werkwijze respecteert. Met een groeiend aantal zelfstandigen en een steeds krappere arbeidsmarkt is dat geen overbodige luxe.

Wil je als opdrachtgever langdurig met een freelancer samenwerken? Dan is het van belang dat je zijn of haar werkwijze respecteert.

Hoe geef je goede feedback?

Goede feedback geven aan een zelfstandige professional is niet eenvoudig. Je bent tenslotte niet hun directe manager en dat maakt het lastig in te schatten hoe je hen het beste kunt benaderen. Toch is het een gemiste kans als je dit niet op de juiste manier aanpakt. We hebben daarom een aantal principes voor je op een rij gezet die jou helpen met feedback geven aan je freelancer, zodat je de samenwerking naar een hoger niveau tilt.

1. Zorg voor duidelijke scope van de opdracht

De eerste stap in het geven van feedback aan freelancers is het hebben van duidelijke kaders, waarbinnen de opdracht wordt uitgevoerd. Dit begint al bij een duidelijke opdrachtomschrijving. Wat verwacht je precies van je freelancer? Welk resultaat wil je dat er wordt opgeleverd? En welke skills of ervaring moet hij of zij bezitten? Zonder een duidelijke opdrachtomschrijving wordt het een uitdaging om fatsoenlijk feedback te geven.

Besloten om met elkaar in zee te gaan? Dan is het goed om de opdracht verder toe te lichten en meer context te geven. De scope van de opdracht moet gedetailleerd genoeg zijn, zodat beiden partijen begrijpen wat er wordt verwacht en wanneer iets moet gebeuren. Hoe duidelijker je bij aanvang bent, hoe minder problemen je gaat tegenkomen tijdens de samenwerking.

2. Wees specifiek

Hoe specifieker je bent, hoe waarschijnlijker het is dat de ontvanger ook daadwerkelijk wat kan met jouw feedback. Wanneer je feedback te algemeen is, moet je freelancer zelf gaan gissen om extra informatie, waardoor het probleem mogelijk blijft bestaan. En dit heeft weer impact op de uitkomst van de opdracht. In de gegeven feedback moet helder worden waar de freelancer nu staat en waar hij of zij naartoe moet bewegen. Zo begeleid je de freelancer op een vriendelijke en constructieve manier naar het punt waar je ze graag wilt hebben.

3. Kies het juiste moment

Veel bedrijven wachten tot het einde van een opdracht met het geven van feedback. Uit onderzoek van Tilburg University en ZiPconomy blijkt echter dat zzp’ers behoefte hebben aan meer feedback tijdens de opdracht. Het is dus verstandig om niet te lang te wachten en de feedback tijdig uit te spreken. Plan hier periodiek tijd voor in. Dit draagt bij aan de professionele ontwikkeling van de freelancer én het succesvol afronden van de opdracht.

4. Spreek je waardering uit

Naast constructieve feedback is het uitspreken van waardering en lof een belangrijk onderdeel van het feedbackproces. Een freelancer wil tenslotte dat jij als klant tevreden bent over de samenwerking. Ben je blij met de samenwerking? Geef hem of haar regelmatig een schouderklopje. Een positieve terugkoppeling is de brandstof die de freelancer gemotiveerd houdt. Dit leidt uiteindelijk weer tot betere prestaties en meer betrokkenheid.

5. Sta open voor feedback van de freelancer

Naast het geven van feedback, is het ontvangen van feedback ook niet altijd eenvoudig. Toch is het zinvol om feedback van je zzp’er positief en professioneel te ontvangen. Externen hebben een andere kijk op je organisatie, waardoor zij eerder obstakels kunnen spotten. Maar ook op relationeel vlak kunnen ze je inzicht geven in hoe je toekomstige relaties kunt verbeteren. We geven je een aantal tips mee:

• Stel jezelf open. In feite is feedback gratis informatie die jou in staat stelt om je organisatie en processen te verbeteren. Laat dus merken dat je open staat voor de feedback van je freelancer.
• Wees dankbaar voor de feedback. Zoals we net uitgebreid hebben besproken is feedback geven niet eenvoudig. Bedank de gever dus voor de moeite en de inzichten die hij of zij heeft geboden, die jou weer helpen in je eigen professionele en persoonlijke ontwikkeling.
• Houd het zakelijk. Mochten de emoties toch hoog oplopen, blijf dan altijd zakelijk en voorkom dat je emoties het overnemen. Lukt dit niet direct? Parkeer het probleem dan en spreek af om het er op een later moment over te hebben met elkaar.

Aan de slag!

Uit onderzoek blijkt de behoefte van freelancers aan constructieve feedback en waardering, zowel op het einde als tijdens het uitvoeren van de opdracht. Het geven van effectieve feedback kan een grote bijdrage leveren aan het succes van de samenwerking met je freelancer. Je weet nu hoe je feedback moet geven. Maar waar begin je? Start met het inplannen van vaste feedbackmomenten. Zo heb je in ieder geval een startpunt. Het is tijd om je relaties met freelancers naar een hoger niveau te tillen. Veel succes!