Gastblogger 18 november 2022 4 reacties Print Dynamisch aankoopsysteem (DAS): een vloek of een zegen voor aanbestedende diensten?Waarom gebruiken aanbestedende diensten een dynamisch aankoopsysteem (DAS) voor inhuur? Dat onderzochten drie studenten Facility Management in opdracht van Significant Synergy. Inhuurspecialist Rémon van Buuren over de uitkomsten: “Een DAS kan een passende oplossing zijn, maar is zeker geen ‘one size fits all’.”Aanbestedende diensten maken veelvuldig gebruik van een dynamisch aankoopsysteem (DAS) om personeel in te huren. Tegelijkertijd winnen ook andere inhuurmodellen steeds meer aan terrein. Reden voor onderzoeks- en adviesbureau Significant Synergy om dit voorjaar drie studentonderzoekers te verwelkomen. Want: welke beweegredenen hebben aanbestedende diensten om gebruik te maken van een DAS voor inhuur? Studenten Facility Management Ilana Dekker, Alex Kappen en Robin Koopmans onderzochten het. In opdracht van het categorieteam Externe Inhuur van Significant Synergy hielden de studenten veertien interviews en stelden een kwalitatief onderzoeksrapport op. De geïnterviewden waren veelal inkopers, HR-medewerkers en lijnfunctionarissen bij diverse publieke organisaties zoals gemeenten, provincies, zelfstandig bestuursorganen en hogescholen. Achtergrond dynamisch aankoopsysteem Inhurende managers van aanbestedende diensten kunnen gebruik maken van een dynamisch aankoopsysteem (DAS) bij hun zoektocht naar talent voor inhuuropdrachten. Zij zetten in een online omgeving hun uitvraag uit, waarop partijen die voldoen aan de eisen van de aanbestedende dienst snel en direct kunnen reageren met hun inhuuraanbod. Het uitgangspunt hierbij is dat deze inkoopprocedure voor inhuur continu gelijke kansen biedt voor alle aanbieders van externe medewerkers. Als opvolger van de marktplaats is het DAS sinds de (per 1 juli 2016 gewijzigde) Aanbestedingswet 2012 een populaire inhuuroplossing voor aanbestedende diensten. Zo worden nog steeds elke week nieuwe DAS’en geïnstalleerd. Wel of geen DAS? Uit de afgenomen interviews bleek dat aanbestedende diensten uiteenlopende redenen hadden om wel – of juist niet! – gebruik te maken van een DAS. Zo vertelde één van de geïnterviewden: “Wij maken al jaren gebruik van een DAS, aangezien we als organisatie merken dat het ons ondersteunt bij rechtmatig inkopen.” De onderzoekers zeggen daar het volgende over: “Een DAS kan helpen risico’s rondom rechtmatigheid weg te nemen. Vooral bij inhuur van personeel, gezien drempelbedragen voor aanbestedingen bij inhuur gemakkelijk (en onbewust) worden overschreden.” Toch geven diverse aanbestedende diensten aan niet (meer) te kiezen voor een DAS. “Het operationeel houden van een DAS vinden wij tijdrovend. Bovendien brengt het erg veel administratieve werkzaamheden met zich mee. Intern is niet altijd voldoende expertise aanwezig om de werkzaamheden op te pakken en de voortgang ervan te bewaken”, aldus de geïnterviewden. De verantwoordelijkheid voor het DAS is per aanbestedende dienst verschillend belegd. Bij de ene richt de HR-afdeling het systeem in, maar soms gebeurt dit door de afdeling inkoop of de inhurende managers zelf. Wat betekent dat voor de laatste groep? Eén van de geïnterviewde managers vertelt: “Wij zijn vooral blij met de efficiëntie en flexibiliteit die een DAS met zich meebrengt. We kunnen de specifieke eisen en wensen die we aan kandidaten stellen op iedere inhuurvraag toespitsen.” Anderzijds wordt die flexibiliteit en efficiëntie niet overal ervaren. Inhuren via een DAS kan een ingewikkeld en tijdrovend proces zijn. Daarnaast komt het voor veel managers ook nog eens bovenop alle andere taken en verplichtingen, blijkt uit de interviews. Vloek of zegen? Is werken met een DAS een vloek of zegen voor aanbestedende diensten? Die conclusie is nog niet zo makkelijk te trekken. Werken met een DAS voor inhuur kan een passende oplossing zijn voor de inhuurbehoefte van een aanbestedende dienst, maar is zeker geen ‘one size fits all’. De inhuurdoelstellingen die een organisatie nastreeft, spelen een belangrijke rol bij de overweging om hier wel of geen gebruik van te maken. Juist ook met de huidige krapte op de arbeidsmarkt is het van belang goed stil te staan welk inhuurmodel jouw organisatie in staat stelt schaars talent voor inhuuropdrachten te bereiken. Bekijk de samenvatting van het onderzoeksrapport met de belangrijkste uitkomsten Over de auteur: Rémon van Buuren is consultant externe inhuur bij Significant Synergy. aanbestedingen, dynamisch aankoopsysteem Print Over de auteur Over Gastblogger ZiPconomy geeft ruimte aan auteurs die eenmalig een artikel willen plaatsen op ZiPconomy. Naam en functie van deze gastbloggers worden onder het artikel vermeld. Bekijk alle berichten van Gastblogger
Keken jullie in het onderzoek ook naar de aanbod kant, het talent, of zij het DAS als vloek of zegen ervaren?
Goede vraag Mark! Dit onderzoek richtte zich primair op de overwegingen van aanbestedende diensten om hier wel of geen gebruik van te maken (vragende kant). De beleving van inschrijvers kwam wel ter sprake tijdens de interviews. De inzichten die zijn opgedaan hebben onze studenten kort beschreven op pagina 9 van de samenvatting van het onderzoeksrapport. Goed om op te merken is dat deze input is verkregen vanuit de inlener, tweedelijns zeg maar. Je raakt een terecht punt. In onze optiek is er zeker nog ruimte om aanvullend onderzoek te doen naar de beleving van aanbieders die moeten werken met een DAS. Ik weet dat de organisatie ‘DAS-Service’ (Bas van Oers) daar momenteel aan werkt. In de loop van volgend jaar wordt daar meer bekend over.
Bijzonder dat juist de rechtmatigheid genoemd wordt door inlenende organisaties. Daar heb ik ernstige twijfels bij. In de praktijk worden Das omgevingen nogal eens “gebruikt” om voorkeurskandidaten wit te wassen. Een aanvraag volgt dan weliswaar een formele procedure echter de kandidaat is al bekend is. Persoonlijk denk ik dat bij de keuze van een inhuurmodel de vraag moet zijn of je voldoende aanbod krijgt tegen marktconforme tarieven en tegen acceptabele proceskosten. Rechtmatigheid zou geen selectiecriterium moeten zijn maar simpelweg een eis aan het gekozen model. En juist bij het “voldoende aanbod”, uiteindelijk het allerbelangrijkste criterium, heb ik mijn vraagtekens bij een DAS model. Een terechte vraag vanuit Mark derhalve. ZZP’ers zoeken in deze markt niet actief naar opdrachten maar worden volop benaderd. Er is dan ook geen noodzaak via marktplaatsen te zoeken. Hetzelfde geldt voor leveranciers. Die geven in een krappe arbeidsmarkt doorgaans de voorkeur aan opdrachtgevers waar zij een contract mee hebben. Enerzijds om aan afgesproken KPI’s te voldoen en anderzijds omdat de kans om een aanvraag in te vullen simpelweg groter is.
Het ‘witwassen’ van inhuur bijkomt in elke aanbestedingsvorm terug, dus ook bij mantelovereenkomsten en via MSP’s. Er is geen enkele broker die zal zeggen ‘daar werken wij niet aan mee’. Ik heb ooit eens gepleit voor het toevoegen van een vinkje dat een voorkeurskandidaat beschikbaar is, zodat leveranciers en zzp’ers geen moeite hoeven te doen met het tweaken van een cv en het schrijven van een motivatie. Kijkend naar de gunningsmethodiek van een DAS (=voldoen aan de eisen, hoog scoren op de wensen en competitieve prijs), dan zou je verwachten dat juist iedereen er belang bij heeft om zelf op het DAS ingeschreven te zijn i.p.v. via een tussenpersoon te gaan. Het tarief beïnvloedt de gunningskans.
