Tips voor freelancers (én bureaus) bij arbeidsmarktkrapte

Waarom hebben zelfstandigen tips nodig in een krappe arbeidsmarkt? Je zou denken: opdrachten te over. Je hoeft je vinger maar in de lucht te steken en je hebt een opdracht.

Westland: “Voor sommige zzp’ers is dit zeker het geval. Tegelijk zien we dat een zzp’er soms wel dertig keer moet reageren voor hij een opdracht gegund krijgt.”

Daniel: “De arbeidsmarktkrapte is overduidelijk. Wij werken voor de overheid en semi-overheid. Er worden nu veel meer opdrachten uitgezet dan in de jaren hiervoor. Tegelijk zien we dat het aantal reacties op een generieke opdracht aanzienlijk omlaag is gegaan.”

Waarom duurt het voor sommige zelfstandig professionals dan toch nog lang voor ze een opdracht gegund krijgen?

Goedhart: “De overheid heeft op veel gebieden (denk aan finance, tech en ruimtelijke ordening) achterstanden opgelopen. Ze hebben daardoor geen tijd en capaciteit om mensen in te werken of op te leiden. Een zzp’er die raakvlakken heeft met de opdracht is dus vaak niet genoeg. Ze zoeken iemand met alle kennis en expertise die de opdracht meteen verder kan brengen. Daarmee zijn opdrachtomschrijvingen specifieker geworden en zoeken organisaties steeds vaker ‘het schaap met vijf poten’.”

Dat ze niet vinden…

Westland: “Aan ons de taak om opdrachtgevers daarbij te begeleiden. Een paar jaar geleden adviseerden we overheden een vraag vooral gericht uit te zetten, zodat ze niet 150 reacties kregen. Nu zeggen we juist: probeer vooral breder te kijken, geef de markt de kans om die opdracht in te vullen. Tegelijk geven we nu tips voor zzp’ers en andere leveranciers (bemiddelingsbureaus) om de kans op gunning te vergroten. Want we willen heel graag dat je reageert op een opdracht, maar wel alleen als je die opdracht wil en kan uitvoeren.”

Hoe zorg je dat de kans op gunning van een opdracht groter wordt? Tips voor zzp’ers.

 Tip: Stel vragen

Westland: “Als een opdracht gepubliceerd wordt op een platform, begint de termijn waarop je vragen over de opdracht kunt indienen. Dit is hét moment waarop je als inschrijver heel goed moet nadenken: is dit een opdracht voor mij? Waarom ben ik de geschikte persoon om deze opdracht uit te voeren? Heb je twijfels, maak contact en stel je vragen zodat je een goede afweging kunt maken of je wel of niet op de opdracht gaat reageren.”

Aan wat voor soort vragen moet je dan denken?

Westland: “Onze opdrachtgevers hanteren twee criteria: harde vereisten (knock-out criteria) en gunningscriteria. Als je niet aan de vereisten voldoet, heeft inschrijven weinig zin. De gunningscriteria zijn vaak de basis waarop kandidaten worden gerangschikt. Hoe meer punten je daarop scoort, hoe hoger je op de stapel komt. Voldoe je niet aan één van de eisen? Stel dan eventueel een vraag en denk vooral goed na of je je wel of niet moet inschrijven.”

Goedhart : “Die vragen zijn echt belangrijk. Inhuurplatforms zijn niet zo statisch als mensen wellicht denken. Je kunt goed met ons communiceren. Als je twijfelt over je winkansen of twijfelt of je überhaupt een gewilde inschrijver bent op een opdracht, stel gewoon die vraag. Wij leggen ‘m dan voor aan de opdrachtgever.”

“Denk vooral heel goed na: is dit een opdracht voor mij?”

Tip: Verdiep je in de constructie. Op wat voor platform reageer je?

Westland: “Als een organisatie ervoor kiest de opdracht via een platform te laten lopen, is het handig als je je daarin verdiept. Zorg dat je al voor een opdracht gegund wordt weet in wat voor constructie je aan de slag gaat.”

Goedhart : “De overheid zet opdrachten vaak uit via inhuurplatforms. Wij merken dat zzp’ers vaak niet helemaal bekend zijn met een inhuurplatform en de wet- en regelgeving die daarbij komt kijken. De procedure is op een bepaalde manier ingericht om dat proces rechtmatig te laten verlopen volgens het aanbestedingsrecht. Let er vooral op dat je de kans niet mist om te reageren of vragen te stellen.

Ook goed om te weten: staat het platform in direct contact met de opdrachtgever? Is het een platform dat simpelweg bemiddelt of is er sprake van een tussenpartij? In dat laatste geval ben je opeens een werknemer geworden.”

Westland: “En ook: hoe zit het met de urenregistratie/facturatie? Door wie word ik betaald? Het platform? De opdrachtgever zelf?”

Tip: Denk na over hoe je jezelf wil profileren / zorg voor kwaliteit van de inschrijving

Goedhart : “Denk na over hoe je de inschrijving vormgeeft. Hoe wil je jezelf profileren? Wat wil je uitstralen? Waar sta je voor als mens en belangrijker: als professional? Als inhuurplatform mogen wij absoluut niet subjectief beoordelen. We doen vaak wel een voorselectie voor de opdrachtgever – dan kijken we inhoudelijk naar de cv’s. Uit jouw cv moet dus heel duidelijk naar voren komen wat je kan, misschien ook wat je wil én je cv moet goed aansluiten op de opdrachtomschrijving. Aan de zzp’er de opdracht om te vertalen wat de match is met de opdracht.”

Tip: Zorg dat verzekeringen op orde zijn

Goedhart : “Bij het ondernemerschap horen risico’s die je zelf moet afdichten. Denk aan een beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Neem die verzekeringen mee in je inschrijfprijs. Als je er later achter komt dat je fee niet klopt, dan is dat met de aanbestedingswet heel lastig aan te passen.”

Tip: Verdiep je in de opdrachtgever

Goedhart : “Verdiep je in de opdrachtgever. Besef dat een gemeente iets anders is dan een omgevingsdienst en ook weer anders dan een veiligheidsregio. Je komt met Google vrij ver maar je mag ons ook bellen.”

Tips voor overige leveranciers (bemiddelingsbureaus) 

Tip: Maak duidelijke afspraken met de kandidaat

Westland: “Maak goede afspraken met de kandidaten die je aanbiedt. Wij krijgen op één procedure soms vijf keer dezelfde professional aangeboden.”

Goedhart : “Dat komt enerzijds doordat bureaus hun professionals op meerdere plekken aanbieden om zo kansen te spreiden. Óf de professional heeft met meerdere bureaus afspraken gemaakt. Maak daarom als bemiddelingsbureau bijvoorbeeld afspraken over exclusiviteit.”

Tip: Begrijp goed wat de kandidaat wil

Goedhart : “Een kandidaat heeft vaak goed voor ogen wat bij hem of haar past. Bied hem of haar niet aan op plekken die daar niet mee matchen. Als de kandidaat er pas in het gesprek achter komt dat de opdracht niet bij hem of haar past, dan sla je de plank echt mis.”

Tip: Communiceer open en duidelijk

Goedhart : “Als bureau moet je ook duidelijk aangeven in welke constructie de kandidaat terecht komt. Als zzp’er kun je jezelf scherper inschrijven dan een bureau. Een bureau zal altijd een marge op het uurtarief zetten. Wees daar transparant over: wat wordt het tarief en hoe staat de professional in vergelijking met andere kandidaten op het inhuurplatform?”

Tip: Verdiep je in de opdracht

Goedhart : “Het gebeurt regelmatig dat een kandidaat geen flauw idee heeft voor wat voor opdracht hij komt. Terwijl je van een bureau verwacht dat de kandidaat van tevoren goed wordt gebrieft. Wat is het karakter van de opdrachtgever? Wat zijn de doelstellingen? Als bureaus met hagel schieten en ze zetten een kandidaat op tien verschillende plekken weg dan merk je vaak dat er iemand aan tafel zit die niet echt de focus heeft op de opdracht. Je hoeft niet op één opdracht te reageren maar neem iedere opdracht wel serieus want anders zal de opdrachtgever jou ook niet serieus nemen.”

Westland: “Dat is de kern voor zzp’ers en bureaus: zorg dat je je goed verdiept in wat de opdracht behelst. Daar ligt een verplichting voor ons: we nemen onze opdrachtgevers aan de hand zodat ze die opdracht goed in de markt zetten. Maar er ligt ook een taak voor de aanbodkant om je goed te verdiepen in de platforms, de opdracht en de opdrachtgever.”

Bekijk ook het webinar van Jaap Jan Westland en Daniël Goedhart met tips voor succesvol samenwerken met inhuurplatforms in tijden van schaarste: