Het T3L model deel 1: een nieuwe visie op de flexibele schil

Als men het heeft over ‘de flexibele schil’, heeft flexibel betrekking op de contractuele status. Het gaat dan bijvoorbeeld over uitzendkrachten, consultants en freelancers. Om deze groep werkenden te integreren binnen HR-processen en #HRTech geeft de contractstatus meer verwarring dan richting. In dit alternatieve model laten we contractstatus vallen en heeft ‘flexibel’ betrekking op de ‘toegangsstatus tot de organisatie’. Het zegt dan iets over hoe nauw je met elkaar samenwerkt.

De reden om dit nieuwe T³L model te introduceren ligt bij onduidelijkheden rond de term flexibele schil. Daar is geen eenduidige definitie van te geven en het is ook een term die al lang achterhaald is. In veel sectoren werken externen in de kern van het bedrijf, zoals in fabrieken, in contactcenters en in de IT.

Het technische probleem van de contractstatus

Als je los van die definitie kijkt naar contractstatus in het algemeen, dan is er een grote diversiteit aan medewerkers met flexibele contracten, zoals zelfstandigen, uitzendkrachten, gedetacheerden, consultants en uitbesteding van werk. Zelfs een jaarcontract van de organisatie waar je direct voor werkt, is in feite een flexibel contract met een einddatum.

Mensen met al deze verschillende contractsoorten verrichten in teamverband werk, maar worden door HR niet gelijk behandeld. Als je daar iets aan wilt veranderen, dan krijgt de techniek vaak de schuld, want: ‘dat kan niet in onze systemen’.

Het probleem voor die systemen is ook dat contractsoort geen gestandaardiseerde parameter is, zoals afdeling, manager of functie dat wel zijn. Iedere organisatie en ieder systeem hanteert andere termen voor contractsoorten, als er überhaupt zo’n parameter is in het betreffende systeem. Hoe ga je dan wel eenduidige processen inrichten in de interne systemen, zoals bij HR, maar ook bij Financiën, Inkoop, Facilitair en IT zelf?

De kernsystemen om te kunnen werken in een organisatie

Werk in een organisatie vereist werkende mensen (we laten robots die werk uitvoeren buiten beschouwing, want dat is een apart verhaal). Om werk te kunnen doen hebben mensen de juiste middelen nodig en mensen willen graag betaald worden voor dat werk. Om werken mogelijk te maken, zijn vijf kernsystemen nodig:

1. Facilitaire systemen, om fysieke toegang tot een werklocatie, kantoor, pakhuis of fabriek, te krijgen en het fysieke werk uit te voeren.
2. IT-systemen, om digitale toegang tot andere systemen te krijgen om het digitale werk uit te voeren.
3. HR-systemen, waarin zich minimaal de gegevensadministratie van alle werkenden zou moeten bevinden EN waarvan uit sommige werkenden, die in vaste dienst zijn, hun werk betaald krijgen.
4. Inkoopsystemen, om voor externe leveranciers van werkenden (ook zelfstandigen) de contracten en vooral de budgettering te ondersteunen.
5. Financiële systemen, om externe leveranciers te kunnen betalen.

In praktische termen verzorgt het facilitaire systeem je toegangspas en het IT-systeem je inlogcode en e-mailadres. Het HR-systeem legt persoonsgegevens vast en koppelt die aan onder andere afdelingen en managers EN betaalt salarissen van ‘vaste’ medewerkers. Het inkoopsysteem zorgt voor een goedgekeurd inkoopordernummer voor op de factuur en het financiële systeem betaalt die facturen.

Al die systemen bestaan in vele kleuren en vormen. Bij #HRTech Review hebben we een overzicht van alleen al meer dan 450 HR-systemen actief in Nederland, de HRTech Arena. Soms zijn er van dezelfde soort systemen zelfs meerdere, zoals voor verschillende landen of locaties. Voor dit model is het voldoende om alleen op hoog niveau deze systemen te benoemen.

De nieuwe flexibele schil: hoe open staat de deur?

In dit nieuwe model kijken we naar alle werkenden voor de organisatie, en dat noemen we een Total Talent of Total Talent Management benadering. Omdat we het model hebben opgebouwd in lagen vanuit die vijf tech-kernsystemen, wordt dit het Total Talent Tech Layer, T³L, model.

Het model kent een kern met daaromheen drie lagen, die verklaard worden vanuit hoe open de deur staat voor de werkenden. Die staat wijd open voor de werkenden in de kern van je organisatie, die mensen tellen voor de volle 100% mee. In de drie schillen naar buiten toe staat de deur steeds iets minder open. En in de buitenste schil staat de voordeur ook alvast een beetje open voor talent voor de toekomst. Voor iedereen die niet ergens in het model past of wil passen, is de deur tot de organisatie dicht.

De logica van het model is dus puur technisch, gebaseerd op twee factoren, digitale en fysieke toegangsrechten, en niet op basis van stempels op het voorhoofd van de werkende.

In de kern van het model staan werkenden die 100% digitaal en fysiek verbonden zijn en toegang hebben tot bedrijfsmiddelen en data. Natuurlijk al je vaste medewerkers, maar ook de externen, contingent workers, die volle toegang hebben tot je locaties en systemen.

In de eerste schil heeft men alleen digitale toegang tot de organisatie, zoals IT’ers die systemen beheren, of alleen fysieke toegang, zoals mensen van de catering en onderhoudsmensen.

In de tweede schil staan externen die geen persoonlijke toegangspas hebben, hooguit een bezoekerspas, en die geen eigen inlog/e-mail krijgen, zoals consultants die kortlopende of incidentele werkzaamheden uitvoeren.

In de buitenste schil zitten allerlei mensen die nu niet actief voor je werken en dus geen toegang nodig hebben en ook niet betaald worden. Maar je wilt ze wel betrokken maken of houden, omdat ze in de toekomst misschien wel in een van de andere schillen of in de kern hun waarde in werk kunnen toevoegen.

Oplossing door andere kijk op werkenden

Afstappen van het gebruik van het type contract als parameter voor het inrichten van HR en afgeleide processen, vereist een sterk staaltje omdenken. Deze andere visie geeft ook richting aan initiatieven rond Employer Branding, naar buiten, en Employee Engagement intern. Hoe sterk verbonden mensen aan je organisatie zijn, hangt hiermee af van hoeveel toegang je ze geeft, niet meer van hun contractvorm.

In het tweede deel van dit artikel gaan we dieper in op de koppeling tussen de schillen en de vijf genoemde kernsystemen die dit model ondersteunen, zoals te zien in onderstaande afbeelding. Daarmee kan deze andere kijk op ‘flexibiliteit’ voor processen en systemen een heel andere invulling gaan krijgen.