5 wereldwijde compliance uitdagingen en hoe hiermee om te gaan

Wanneer u uw onderneming naar het buitenland wilt uitbreiden, brengt dit veel werk met zich mee. International opereren zorgt voor verschillende uitdagingen als het gaat om de naleving van wetten en regels. Om boetes, reputatieschade en juridische gevolgen te voorkomen, is het belangrijk om de juiste kennis te hebben.

Een organisatie die wereldwijd compliant is, houdt zich aan alle regels, wetten, voorschriften en normen die wereldwijd op haar van toepassing zijn. Denk hierbij aan belastingwetgeving, wetten over gegevensbescherming en werknemersrechten. Wereldwijde naleving betekent dat de onderneming zich aan alle lokale regels houdt die gelden in de landen waar zij actief is of zaken doet. Maar ook aan internationale wetten, voorschriften en normen die wereldwijd van toepassing zijn.

5 veelvoorkomende uitdagingen

Wanneer u uw bedrijf uitbreidt naar het buitenland, krijgt u waarschijnlijk te maken met deze meest voorkomende uitdagingen op het gebied van naleving van wetten en regels.

1. Werknemers volgens de regels aannemen en betalen

Een van de grootste wereldwijde compliance-uitdagingen waarmee internationale bedrijven worden geconfronteerd, is het betalen van hun internationale werknemers. Wanneer u internationaal actief bent, moet u zich houden aan de lokale arbeidswetten en loongebruiken in elk land waarin u actief bent. Elk rechtsgebied heeft zijn eigen wet- en regelgeving die zaken regelt zoals de hoogte van het loon van werknemers en de rechten die zij hebben.

In de meeste landen zijn er voorzieningen voor het minimumloon, pauzes, jaarlijkse vakantierechten en ziekteverlof die elke werkgever zijn werknemers moet toekennen. Sommige landen eisen ook dat werkgevers aanvullende voordelen bieden, zoals betaald ouderschapsverlof, pensioenbijdragen en bescherming tegen onredelijk ontslag.

Naast de feitelijke wetten die van toepassing zijn, heeft elk land ook zijn eigen culturele verwachtingen als het gaat om werk en beloning. In veel landen, waaronder Frankrijk, België en Nederland, is het bijvoorbeeld gebruikelijk dat werknemers aan het eind van het jaar een extra maandsalaris ontvangen, ook al staat dit niet in de wet.

Hoewel u niet wettelijk verplicht bent om u aan deze gewoonten te houden, zullen uw lokale werknemers dit waarschijnlijk van u verwachten. Dit betekent dat uw werkgeversmerk eronder kan lijden als u dit niet doet. Het begrijpen van de gewoonten en verwachtingen in verschillende landen is een belangrijk onderdeel van wereldwijd personeelsbeheer, dus het is een goed idee om lokale experts te raadplegen die de cultuur begrijpen van elk land waarnaar u wilt uitbreiden.

2. Inzicht in lokale en internationale belastingnaleving

In de meeste landen moeten werkgevers belasting inhouden op de salarissen van hun werknemers en deze namens hen doorsturen naar de belastingdienst. U moet op de hoogte zijn van hoe dit werkt in elk land waar u van plan bent werknemers te betalen. Een andere mogelijkheid is om samen te werken met een lokale payrollpartner die dit voor u kan regelen.

Er zijn ook vennootschapsbelastingen waarmee rekening moet worden gehouden. Deze zijn meestal van toepassing op elk bedrijf dat een vaste inrichting in een land heeft, hoewel het niet altijd gemakkelijk is om erachter te komen of dat op u van toepassing is. Het is altijd een goed idee om samen te werken met een expert op het gebied van wereldwijde belastingnaleving die u kan helpen inzicht te krijgen in uw verplichtingen.

3. Zich houden aan de vereisten voor gegevensbescherming

Wetgeving inzake gegevensbescherming regelt de manier waarop bedrijven omgaan met de gegevens van hun klanten. Ze opereren vaak grensoverschrijdend, wat betekent dat ze uw organisatie kunnen beïnvloeden, zelfs als u niet fysiek aanwezig bent in het betreffende rechtsgebied.

Veel landen en regio’s hebben specifieke regelgeving voor gegevensbescherming, maar de grootste en meest bekende is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie, die in 2018 van kracht werd.

De AVG vereist dat bedrijven zich houden aan een reeks normen voor gegevensbeveiliging. Bedrijven moeten bijvoorbeeld:

• alleen gegevens verwerken voor welbepaalde rechtmatige doeleinden.
• zo min mogelijk gegevens verzamelen.
• aan klanten vertellen waarvoor hun gegevens gebruikt worden.
• klantgegevens wissen als hierom wordt gevraagd (in sommige omstandigheden).

Cruciaal is dat deze wetten van toepassing zijn op elk bedrijf dat klanten bedient die zich in de EU bevinden, zelfs als het bedrijf buiten de EU gevestigd is. Het niet naleven van regelgeving inzake gegevensbescherming, zoals de AVG, kan leiden tot hoge boetes.

4. De vereisten volgen voor financiële rapportage

Elk land heeft ook zijn eigen normen als het gaat om hoe bedrijven hun jaarrekening opstellen. Er zijn internationale standaarden, zoals het International Financial Report.

5. Voldoen aan bescherming tegen discriminatie

De meeste landen hebben ook wetten die de discriminatie van werknemers verbieden op basis van beschermde kenmerken zoals ras, geslacht, leeftijd of handicap. Deze worden vaak ‘wetten inzake gelijke kansen’ genoemd en verschillen van land tot land.

Het is belangrijk dat u op de hoogte bent van de wetten die van toepassing zijn in elk land waar u mensen in dienst heeft, zodat u er zeker van kunt zijn dat u aan de wettelijke nalevingsvereisten voldoet. Dit kan ook helpen om een diverse en inclusieve werkplek op te bouwen, wat veel extra voordelen kan hebben voor een organisatie.

De gevolgen van niet-naleving voor een organisatie

Het niet serieus nemen van de naleving van wet- en regelgeving kan aanzienlijke gevolgen hebben voor een internationaal bedrijf. Hier volgen enkele manieren waarop het niet naleven van wetten en regels een negatieve invloed kan hebben op uw organisatie:

• Boetes en sancties: Met name bepaalde voorschriften brengen enorme sancties met zich mee als wordt vastgesteld dat u niet aan de regels voldoet. Het niet naleven van de AVG kan bijvoorbeeld leiden tot boetes tot 10 miljoen euro, of 2 procent van uw wereldwijde omzet (welke van de twee het hoogste is).
• Strafrechtelijke vervolging: Het niet naleven van het lokale strafrecht op gebieden als witwassen, fraude en omkoping kan leiden tot strafrechtelijke vervolging en zelfs gevangenisstraf voor de betrokkenen.
• Contractbreuk: Naleving is vaak een vereiste van contracten tussen bedrijven. Als u niet-conform wordt bevonden, kan dit worden beschouwd als contractbreuk en kunt u aansprakelijk worden gesteld voor schade.
• Reputatieschade: Ten slotte kan het niet naleven van lokale en internationale wet- en regelgeving leiden tot negatieve PR, wat uw bedrijf duur kan komen te staan.

Tips om compliant te blijven in een wereldwijde organisatie

Zo zorgt u ervoor dat u als internationale organisatie volgens de wetten en regels en legaal opereert:

• Stel een wereldwijde nalevingsfunctionaris aan
• Werk samen met lokale experts om de vereisten te begrijpen
• Voer regelmatig wereldwijde compliance-audits uit
• Bouw compliance in uw processen in
• Zorg voor regelmatige nalevingstrainingen voor werknemers

Meer lezen over dit onderwerp? Bekijk dan de website van CXC.